Авансовый отчет 2020 (бланк, образец, заполнение по шагам)

Деятельность каждого предприятия разнообразна. Происходит постоянное движение денег и материальных благ, что – то покупается, что – то продается. Важным моментов в деятельности любой организации, да и индивидуального предпринимателя, является правильный и своевременный учет ценностей компании и тех услуг, которые оказывают ей поставщики. В большинстве организаций сохранился участок работы, касающийся авансовых отчетов.

Работа с подотчетниками является важным участком учета, а именно с авансовыми отчетами, которые они предоставляют.

В каких случаях происходит выдача денег под отчет

Любая организация в процессе своей деятельности нуждается в тех или иных материальных ценностях, даже если просто оказывает услуги.

Ситуации бывают разные и, наверно, почти все компании хоть иногда выдают деньги под отчет. Обычно деньги выдаются, если нужно срочно купить и за наличку это сделать удобнее и быстрее, или если сотрудник едет в командировку (ст. 252, п. 1 ст.264 НК РФ) и там производит определенные траты.

Однако стоит учитывать, что любой расход денежных средств (даже если это происходит с банковской карты), должен подтверждаться соответствующими документами (ст. 313, 314 НК РФ).

Также следует помнить, что величина средств, выданных под отчет, не ограничивается максимальным значением, выдаваться может любая сумма.

Кто и на какой срок может получать средства под отчет

Денежные средства под отчет могут получать сотрудники организации.

 Подотчетные лица – это работники, которые получают денежные средства на оплату определенных материальных благ или услуг, необходимых в деятельности организации.

Нужно иметь в виду, что обычно деньги не выдаются всем подряд, а определяется круг лиц, которым разрешено делать покупки для нужд организации. То есть уборщица тётя Клава не пойдет покупать себе новое ведро, это сделает ответственное лицо.

Делается это для того, чтобы в операциях с денежными средствами соблюдался порядок, были работники, которые отвечают за данное направление деятельности.

Кому можно доверить подотченые деньги решает, конечно, руководитель организации. Свое решение он закрепляет в специальном приказе. Такой приказ содержит информацию о названии должности и ФИО работника, которому могут выдаваться средства, а так же о суммах и сроках использования выданных средств.

В настоящее время денежные средства под отчет могут выдаваться:

  1. Непосредственно из кассы организации наличными деньгами. При этом составляется расходный кассовый ордер. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998 года.
  2. На банковскую карту сотрудника – подотчетного лица. Такая операция производится путем перечисления с расчетного счета на карту, при этом в назначении платежа в обязательном порядке нужно указать, что это подотчетные средства.

Законодательно не установлен срок, на который могут выдаваться средства, опять же этот вопрос находится в ведении руководителя организации. Тем не менее, отчитаться за потраченные деньги сотрудник должен в течение 3 дней с момента окончания такого срока.

Мнение эксперта

Средства, полученные работником организации для покупки материальных ценностей или оплаты услуг, не являются его доходом. Если сотрудник подтверждает расходы документами и такие расходы целесообразны, даже в случае опоздания с отчетом материальной выгоды у сотрудника не возникает и НДФЛ не уплачивается.

Советник государственной гражданской  службы РФ 3 класса Кудиярова Е.Н.

Рассмотрим, как можно выдавать суммы под отчет.

Показатель Как стало Как было
На основании чего можно выдавать подотчетные суммы Письмо ЦБ РФ №29-1-1-07\20642 от 06.09.2017 года позволяет выбирать –  составить приказ или написать заявление на выдачу подотчетных сумм Работник писал заявление, а руководитель издавал приказ на выдачу сумм
Порядок выдачи денежных средств сотруднику Можно выдавать денежные средства, даже если прошлый отчет не закрыт Новая сумма выдавалась только после отчета по предыдущей сумме
Порядок выдачи ПКО Можно формировать в электронном виде и отправлять по электронной почте, если покупатель согласен и предоставляет адрес почты Корешок от ПКО – только на бумажном носителе
Порядок выдачи РКО Можно формировать в электронном виде и отправлять по электронной почте Составлялся только на бумажном носителе

Что такое авансовый отчет, общие требования к его заполнению

Конечным результатом закупки и передачи подтверждающих ее документов в бухгалтерию, является составление отчетного документа – авансового отчета.

Форма авансового отчета АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №55 от 01.08.2001 года.

ВАЖНО! Авансовый отчет – это один из документов «первички» организации или индивидуального предпринимателя. Для того, чтобы избежать ошибок в учете, необходимо очень внимательно подходить к его заполнению.

Документ имеет две стороны.

На первой стороне отчета указываем:

  • Как называется компания
  • Номер отчета и дату его составления
  • Для каких нужд выданы средства
  • Кому выдаются деньги, должность
  • В табличной части необходимо указать сведения о предыдущих авансах, количество вновь выданных денег, остатки после покупок
  • Так же на первой странице указываем общие суммы покупок, отнесенные к тем или иным бухгалтерским счетам
  • Самая нижняя часть листа содержит расписку о принятии подтверждающих документов у сотрудника

На оборотной стороне документа указываются на что непосредственно потрачены деньги, с разбивкой по каждому документу.

Заполнение авансового отчета построчно

В самой верхней строке указываем название организации, в которой составлен документ.

Далее нужно указать номер отчета и дату его составления.

Следующие строки посвящены сотруднику, которому выданы деньги. Указывается ФИО, должность сотрудника, подразделение, в котором он работает. Здесь же обязательно указываем, для чего конкретно выдаются деньги.

Далее начинается табличная часть.

Показатель Содержание
Предыдущий аванс В этом поле указывается информация, относящаяся к ранее выданному авансу. Нужно обозначить есть ли остаток или получился перерасход
Получен аванс Здесь необходимо указать количество денег, выданное под отчет из кассы предприятия. В отдельной ячейке прописываем сколько перечислено на карту работника. Если деньги выдавались в валюте, это тоже нужно указать
Итого получено В этой строке сводится информация о том, сколько всего денег было выдано работнику под отчет
Израсходовано В графе «израсходовано» проставляем величину затрат. Чуть ниже выводим сумму остатка или перерасхода полученных сумм. Для этого к остатку (или перерасходу) от прошлого аванса прибавляем сумму выданных денег и вычитаем израсходованные средства

Следующая таблица касается записей в бухгалтерском учете.

Показатель Содержание
Дебет Счет (субсчет) В этой графе указывается бухгалтерский счет. Например, при покупке материалов, счет 10. В зависимости от того, что конкретно куплено, применяется соответствующий субсчет
Сумма, руб. коп. Отражаем сумму покупки
Кредит Счет (субсчет) Указываем счет расчетов с подотчетниками, 71
Сумма, руб. коп. Отражаем сумму покупки

Следует отметить, что суммы в данную таблицу заносятся в укрупненном виде, то есть отражается не покупка каждого материала, а общая сумма по счету 10, например.

Оборотная сторона отчета также представлена в табличном виде.

Показатель Содержание
Порядковый номер В данной графе указываем номер записи по порядку
Документ, подтверждающий расход Необходимо указать номер и дату подтверждающего документа
Наименование документа расхода Указываем, как именно называется документ, подтверждающий расход. Например, чек или квитанция к приходному ордеру
Сумма расхода по отчету Отражаем сумму расходов по каждому документу, в рублях и копейках
Сумма расхода принятая к учету Отражаем сумму принятых к учету расходов по каждому документу, в рублях и копейках
Дебет счета, субсчета Показываем, на какой счет отражены затраты

Ничего сложного в оформлении авансового отчета нет, главное занести в него все документы и вовремя отчитаться за полученные деньги.

Основные проводки по подотчетным суммам

Представим, что менеджер Иванов является подотчетным лицом. Ему нужно купить компьютерную мышь взамен сломавшейся. Наш менеджер пишет заявление директору с просьбой совершить покупку. Директор одобряет и Иванов приходит в бухгалтерию.

Здесь ему из кассы выдают деньги под отчет. Бухгалтер делает проводку Д71 К50.

Наш менеджер купил мышь, сдал накладную  бухгалтерию. Там ее ставят на учет и составляют проводку Д10 К71. Отражение НДС – Д19 К71. Поскольку есть первичный документ, то можно возместить сумму НДС из бюджета Д68 К19. Если бы счета – фактуры не было, то составили бы проводку Д91 К19.

Иванов совместно с бухгалтерией оформляет авансовый отчет и возвращает остаток денег в кассу Д50 К71.

Как происходит учет авансовых отчетов в организации

Для того, чтобы купить что – то для нужд родного предприятия необходимо сначала получить деньги. Сумма, которую можно получить под отчет в настоящее время не ограничивается ни одним нормативным актом. Однако следует помнить, что невозможно посредством налички провести покупку стоимостью более 100000 рублей в день.

Также следует помнить о том, что документы, подтверждающие понесенные расходы, нужно сдать в бухгалтерию не позднее, чем через 3 дня после совершения покупки. Организация может установить срок предоставления отчета самостоятельно.

К отчету прикладываются оригиналы первичных документов в обязательном порядке (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ №3210). Документы должны быть составлены в актуальных формах и нужно заполнить обязательные реквизиты.

Какие документы могут быть приняты к учету

  • Товарный и кассовый чеки. В них должна содержаться информация, которая позволяет идентифицировать поставщика
  • Квитанция к ПКО, чек. Для принятия к учету необходимо предоставить еще акты и товарные накладные, которые оформлены на организацию
  • Бланки строгой отчетности. Они должны быть отпечатаны типографским способом, иметь номер и дату
  • Документы, подтверждающие факт перевозки. Это разного рода билеты. Здесь же учитываются документы по страхованию

Часто встречающиеся  ошибки  и вопросы по теме

Ошибка №1.

Сотрудник купил материалы для использования в производственном процессе предприятия, получил чек. По неудачному стечению обстоятельств чек был испорчен и стал нечитабельным. Работник написал служебную записку по этой ситуации, бухгалтерия включила потраченную сумму в авансовый отчет. Однако принять в расходы данную сумму не получится, поскольку отсутствует оригинал документа.

Можно ли переводить подотчетные суммы на зарплатную карту работника?

Да, можно. Это закреплено в Письме Минфина №09-01-07\46781 от 21.07.2017 года. В назначении платежа обязательно нужно указать, что это подотчетные суммы.

Сотрудник находился в заграничной командировке. Документы, которые подтверждают его расходы, составлены на иностранном языке. Как принимается к учету такой налог?

В отношении документов, предоставленных на иностранном языке, требуется сделать перевод на русский язык. Все денежные показатели пересчитываются в рубли по курсу на момент совершения таких расходов.

Как видим, использование подотчетных сумм достаточно трудоемкий процесс. Авансовый отчет является основным отчетным документом в данном случае. Его заполнение не принесет особых хлопот, если все документы, подтверждающие такие расходы организации, собраны очень тщательно и аккуратно. Кроме того, отчитаться по потраченным деньгам нужно обязательно. Во – первых, это деньги компании и тратить их по своему усмотрению ни в коем случае нельзя. А во – вторых, работник едва ли хочет, чтобы сумма подотчетных средств зачлась как его доход, ведь с ним тогда придется заплатить НДФЛ.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector