Форма КО-1 приходный кассовый ордер (скачать бесплатно)

Наверно, каждый человек хоть раз в своей жизни сталкивался с приходным кассовым ордером, в просторечье «приходником». Этот документ является одной из составляющих кассовой дисциплины. Это одна из тех форм, которую при случае налоговая инспекция обязательно попросит предоставить. Документ обязательно должен быть правильно заполнен, поскольку помогает не только учитывать выручку  прочие поступления, но и является доказательством совершения операции при составлении авансового отчета. Рассмотрим документ более внимательно.

Что такое приходный кассовый ордер

Бланк «приходника» является формой КО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 года. Форма унифицирована, обязанность использовать именно ее закреплена в указании Банка России №3210-У от 11.03.2011 года.

Документ используется в случаях, когда в кассу организации поступают денежные средства. Это может быть как выручка, так и внесенные суммы от руководства или собственников компании, а также всевозможные возвраты.

ВАЖНО! Предприниматели с 1 июня 2014 года могут применять упрощенный способ ведения кассовой дисциплины. Теперь они могут не оформлять приходные и расходные ордера, а также кассовую книгу. Такая позиция закреплена в подпункте 4.1, 4.6 указаний №3210-У

Мнение эксперта

Указания Центробанка не совсем точны в вопросе, должны ли составлять кассовые первичные документы предприниматели, находящиеся на общей системе налогообложения. В пункте 2 письма №ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 года такие предприниматели не поименованы. Поэтому им безопаснее все же оформлять кассовую первичку.

Заместитель начальника Управления

оперативного контроля ФНС России,

А. Сорокин

Приходный ордер создается на бумаге или с помощью компьютера. При заполнении ордера вручную нужно всегда иметь актуальный бланк документа. Его можно найти в интернете или купить специально отпечатанные бланки в магазине. При заполнении вручную тратится большое количество времени.

Намного проще и удобнее заполнять документ в электронном виде. Это экономит время и усилия. Сейчас любая программа, в которой ведется учет, позволяет сформировать приходный ордер. Также существуют и другие специализированные программы для создания документов. На крайний случай, в интернете нужно найти бланк формы и впечатать туда необходимую информацию.

Стоит также сказать, что если будет выявлено нарушение кассовой дисциплины, то компании грозит ответственность:

  • 4000-5000 рублей на руководителя или главбуха организации
  • 40000-50000 рублей на саму организацию в целом

С помощью приходных ордеров собирается информация о поступлении денежных средств, контролируется все ли приходы учтены. В конечном итоге, ордер помогает сформировать налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Читайте также:

Новая справка 2-НДФЛ в 2020 году

СЗВ-СТАЖ: что это и кто сдает в 2020 году(сроки сдачи)

Особенности, учитываемые при заполнении приходных ордеров

Есть некие нюансы, которые стоит учитывать при составлении ордера. Рассмотрим их в таблице.

Графа документа Как заполнить
Структурное подразделение Информация здесь приводится только в том случае, если подразделения выделяются в компании. Во многих малых предприятиях ничего подобного нет, а значит и заполнять эту графу не нужно.

В случае, когда подразделения все – таки выделены, возможно развитие событий по двум вариантам.

Если деньги поступают от внешних контрагентов, то это поле заполнять не нужно.

Информация здесь записывается только если денежные средства приходят от работника этой компании

Код целевого назначения Заполняют только те организации, которые применяют у себя систему кодировки. Обычно это поле остается незаполненным
Сумма Графа заполняется цифрами, копейки пишутся через запятую
Сумма прописью Поступившая сумма денежных средств записывается прописью, с большой буквы
НДС В графе необходимо указать ставку НДС, которая применяется в компании.

Если организация с НДС не работает, то в графе делается запись «Без НДС»

Дальше следует заполнить квитанцию к ордеру.

Форма ордера. Квитанция к «приходнику»

Приходный кассовый ордер – это один из немногих документов, который должен применяться исключительно в той форме, которая была установлена государством. Это разъясняется, в том числе, в информации Минфина №ПЗ-10/2012.

Заполнять необходимо все поля документа, предусмотренные формой. Если какая – то информация отсутствует, то в этих полях ставим прочерк.

Квитанция является неотъемлемой частью ордера. Она выдается при заполнении ПКО вносителю денежных средств и подтверждает факт передачи денег. В ней содержатся все реквизиты и дается ссылка на приходный ордер. Тем не менее, квитанция не является бланком строгой отчетности и использовать ее в этом качестве нельзя.

Некоторые правила оформления приходного ордера

При заполнении ордера есть несколько основных правил, которые должны соблюдать все, кто принимает наличные средства в кассу:

  1. Приходник может оформляться вручную или на компьютере
  2. Его составляют в 1 экземпляре и оставляют в бухгалтерии
  3. При наличии печати она ставится на квитанции. Печать может и не применяться – это выбор самого налогоплательщика
  4. Заполненный документ подписывает его составитель и главный бухгалтер
  5. Ошибки, помарки и исправления в документе не допускаются. Если они присутствуют, то документ считается недействительным. Это равноценно тому, что документ просто не был составлен
  6. Документ не может быть заполнен карандашом

Как заполняется приходный ордер

Документ состоит из двух частей:

  • Собственно приходный ордер
  • Квитанция к ордеру (часть, которая отрывается и передается покупателю)

Рассмотрим каким образом заполняется сам ордер в таблице.

Поле документа Как заполнить
Название организации, ОКПО В этих графах указываем как называется организация, которая получила средства в кассу. Название не обязательно должно быть полным, может быть указано краткое наименование. Здесь же, в специально выделенном прямоугольнике, нужно записать код ОКПО компании
Структурное подразделение Одной из особенностей данного поля является то, что если денежные средства вносит работник организации, то поле не заполняется

Название подразделения указывают только если деньги поступили от стороннего лица или организации

Номер и дата документа Указываем порядковый номер и дату, когда был составлен документ
Табличная часть с данными бухгалтерского учета Ордер содержит небольшую таблицу, в которую нужно вписать проводку в отношении поступивших денег, а также сумму поступления. Эти три графы заполняют все без исключения налогоплательщики. Те, кто находится на упрощенке, в строках Дебет и Кредит ставят прочерки.

Другие три графы, касающиеся аналитики и целевых поступлений, заполняются очень редко, в особых случаях.

В связи с тем, что по приходному ордеру деньги всегда только вносятся, в графе Дебет будет стоять 50 счет

Далее необходимо указать информацию, которая касается непосредственно поступивших денежных средств.

Строка Какую информацию вносим
Принято Здесь нужно записать кто конкретно вносит деньги в кассу. Указываем либо название организации – покупателя, либо фамилию, имя, отчество физического лица
Основание Указываем причину, по которой поступили деньги. Это может быть оплата за товары или услуги, взносы учредителей или, например, возврат подотчета
Сумма Сумма записывается только прописью, копейки заполняются цифрами
НДС Обязательно указываем ставку НДС или указываем «Без НДС»
Приложение К ордеру могут быть приложены документы, которые подтверждают причину внесения. Например, если происходит возврат подотчетных сумм, то в качестве приложения необходимо подкрепить авансовый отчет сотрудника, который возвращает деньги в кассу
Подписи Документ обязательно подписывает его составитель и главный бухгалтер. Подписи должны быть с расшифровкой. Подпись главного бухгалтера говорит о том, что ордер заполнен верно

Вот так незатейливо составляется приходный ордер.

Заполнение квитанции к приходному ордеру

Не может быть приходника без квитанции и квитанции без приходника. Квитанция содержит все основные реквизиты ордера.

Строка Заполнение строки
«К ПКО…» Записываем к какому конкретно ордеру относится данная квитанция. То есть прописываем его номер и дату
Принято Вносим информацию от кого получены деньги (переносим из ордера). Это либо организация, либо физическое лицо
Основание Указываем причину внесения денег (такую же, как в самом ордере). Например, возврат подотчетных сумм
Сумма Отличие от ПКО в том, что в квитанции сумму нужно сначала записать цифрами, а потом продублировать прописью
НДС Указываем наличие или отсутствие НДС
Дата Ставим дату составления документа
Подписи Свои подписи ставит исполнитель и главный бухгалтер

Как видим, квитанция содержит информацию, идентичную той, что указывалась в приходном ордере. Это делается для того, чтобы и продавец и покупатель владели одинаковыми данными.

При наличии ставим на квитанции печать. Она должна находиться четко на самой квитанции и не переходить на приходный ордер. После оформления квитанция отделяется от линии отреза и передается вносителю денег.

Пример составления приходного ордера

Теперь мы в теории знаем как нужно составить ордер и квитанцию.

А вот как все должно выглядеть на практике.

Сложностей в заполнении документа никаких нет, все предельно ясно и просто.

Остается напомнить, что такие документы имеют срок хранения 5 лет, а вся ответственность за хранение документов лежит на руководителе компании.

Частые ошибки и вопросы по теме

Ошибка 1

С 2017 года произошли изменения в сфере кассовых операций. Ранее каждый приход денежных средств должен был оформляться приходником. В настоящее время, в свете произошедших изменений, может оформляться один приходный кассовый ордер на несколько поступлений за день. Такой документ составляется на основе кассовых чеков и бланков строгой отчетности. Эта возможность появилась с 19.08.2017 года.

Ошибка 2

Очень часто, вероятно для экономии времени, ордер заполняется следующим образом: полностью заполняется квитанция к нему и передается покупателю, а сам ордер остается пустым. Нужно сказать, что при таком отношении к документу, никакой пользы компании он не принесет. Налоговая служба, естественно, тоже не примет такой документ. Поэтому он будет считаться не составленным. А это значит, что налоговый орган с радостью оштрафует компанию за нарушение кассовой дисциплины. Чтобы этого избежать, нужно очень внимательно и ответственно подходить к заполнению документов.

Может ли быть наложен штраф при нарушениях, касающихся кассовых документов?

Если какие – либо недочеты найдены в первичных документах (ПКО, РКО), то штраф в этом случае не предусмотрен.

Ответственность может наступить согласно статьи 15.1 КоАП в следующих случаях:

  • Если превышен лимит по наличности, то есть принято больше, чем 100000 рублей по одной сделке
  • Если деньги в кассу не приходуются и хранятся с нарушениями
  • При применении лимита по кассе, сумма наличных превышает его

Что делать, если кассовая книга компании ведется в электронном виде, но в ней, после подписи, обнаружилась ошибка?

Если кассовая книга организации ведется в электронном виде и уже подписана, то компания не имеет право делать исправления в ней. В таком случае можно предложить составить бухгалтерскую справку, где будет записано, какая ошибка допущена. После этого такая справка должна быть подписана теми же лицами, что и приходный ордер.

В заключении отметим следующее. Приходный ордер предельно прост в заполнении. Неотъемлемой частью приходника является квитанция, которая содержит все данные из ордера и передается тому, кто внес деньги в кассу. Обычно к квитанции прикладывается кассовый чек, как подтверждение оплаты. Приходный ордер всегда составляется в унифицированной форме, другое конкретно для этого документа, не предусмотрено. Составление ордера помогает учесть все наличные средства, которые поступают в кассу организации. Форма документа составляется во всех организациях, которые принимают наличность, вне зависимости от вида деятельности компании.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector