Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 году

Практически все организации имеют наемных работников. Ведение кадрового учета является достаточно объемным участком работы. На больших предприятиях для оформления отношений с сотрудниками имеются специальные кадровые службы. Специалисты – кадровики быстро и качественно проводят операции, касающиеся кадрового учета в организации.

Но не всегда все так радужно. В мелких компаниях очень редко можно встретить кадрового работника. Обычно такая дополнительная нагрузка ложится на плечи бухгалтера или другого уполномоченного директором сотрудника. И вот здесь начинаются сложности, поскольку тот же самый бухгалтер не может знать (да это ему и не нужно) всех тонкостей.

Одним из важных моментов кадровой работы является оформление трудовых книжек работника. Как это сделать грамотно, описано в статье.

Что такое трудовая книжка. История вопроса.

Трудовая книжка – один из самых важных документов гражданина. Вплоть до настоящего времени она является подтверждением трудового стажа работника, это история профессиональной жизни гражданина и весьма капризный документ. При правильном и своевременном внесении информации в книжку проблем с определением длительности работы и, как следствие, с назначением пенсии не возникнет.

Первые трудовые книжки появились в 1918 году и являлись аналогом паспорта. Все граждане, кроме проживающих в сельской местности, должны были иметь книжку с 16 лет. Начиная с 2004 года трудовая книжка имеет привычный нам сегодня вид, она пришла на замену старой советской книжке. Тем не менее, трудовые старого образца имеют такую же значимость, как и новые книжки.

Все трудовые книжки делятся на 3 части:

  • Титульный лист
  • Собственно сведения о работе
  • Данные о награждениях

Каждый раздел будет рассмотрен немного позже.

Общие вопросы заполнения трудовой книжки

Рассмотрим какие основные требования предъявляются к заполнению трудовых.

  1. Трудовая книжка заполняется сотрудником кадровой службы предприятия или специалистом, на которого возложены такие обязанности. Ответственное лицо выбирает руководитель организации и закрепляет свое решение приказом.
  2. Те трудовые книжки, которые поступают в организацию или наоборот уходят из нее, необходимо зарегистрировать в специальной книге учета. Это обеспечит сохранность книжки.
  3. Все трудовые должны быть заполнены разборчивым почерком. Текст обязательно должен быть читабельным.
  4. При внесении записей ни в коем случае не допускается сокращать слова.
  5. При заполнении трудовой используются только арабские цифры.
  6. Все записи делаются шариковой или гелевой ручкой, паста должна быть синего или черного цвета.

Как правильно заполнить книжку, подробно описано в следующих официальных документах:

  • Статья 66 ТК РФ
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года

Заполнение трудовой книжки: титульный лист

Титульный лист является «лицом» документа и содержит сведения о сотруднике.

Строка книжки Как заполнять
ФИО Для заполнения этих данных выделяется 3 строки, отдельно для фамилии, имени и отчества работника
Дата рождения Дата рождения работника записывается арабскими цифрами, месяц допускается писать словом
Образование В данной строке указывается какое образование получил работник. Записываем среднее, среднее специальное или высшее образование
Профессия В данной строке необходимо прописать какой профессией владеет работник. Она записывается так же, как указано в дипломе
Дата открытия трудовой книжки В этой строке необходимо указать дату первого трудоустройства, то есть тот день, когда книжка заполнялась
Подпись сотрудника После заполнения сведений на титульном листе, работник проверяет их и ставит свою подпись в знак того, что все записано корректно
Подпись сотрудника, который заполнял трудовую книжку Ответственный сотрудник ставит свою подпись

Внизу листа необходимо поставить печать работодателя – организации или предпринимателя.

Заполнение трудовой книжки: сведения о работе и награждениях

Внесение сведений о работе это самый важный этап в заполнении трудовой книжки.

Графа трудовой книжки Как заполнить
Номер записи В первой графе необходимо указать номер по порядку. Нумерация сквозная, по всей книжке
Дата события Здесь указывается когда сотрудник был принят на работу или уволен, может быть переведен на другую должность или в другую организацию
Запись о работе В данном поле необходимо указать как называется организация, куда сотрудник поступает на работу, на какую должность его принимают. Тут же фиксируются переводы и увольнения
Документ, подтверждающий запись В этой графе отражается приказ, на основе которого внесена запись, его дата и номер

Кроме того, в этот же раздел можно внести и другие сведения.

Если работник изъявил желание, можно записать его работу по совмещению, хотя по общему правилу такие записи не вносятся.

В этом же разделе происходит изменение названия компании или должности работника. В этом случае нужно вписать и приказ, на основании которого произошло такое переименование.

Также в раздел вносится информация о повышении квалификации, получении другой профессии.

Основная масса ошибок происходит именно в этом разделе. Исправление ошибок в книжке происходит следующим образом:

  • Ставится номер записи
  • Указывается текущая дата
  • Вносится запись «Запись №… недействительна»
  • Записываются верные данные под следующим порядковым номером

Мнение эксперта

Если сотрудника восстановили на работе, то запись об этом может быть внесена 2 способами:

  • Можно признать недействительной запись об увольнении и внести верную сразу после нее
  • Работник может получить дубликат книжки и в нем не будет неправильной записи

Как именно должны вноситься изменения, законодательно не установлено.

Юрист по трудовым спорам и  консультант по трудовому праву,  Н. Тихонова

Третьим разделом трудовой книжки является информация о награждениях работника.

В процессе деятельности работник может получить от администрации предприятия награждение за  успехи в работе, например. Данные о таких награждениях вносятся аналогично сведениям о работе. То есть должен стоять порядковый номер, дата и запись как именно наградили работника. В последней графе указывается приказ, на основе которого получена награда.

Оформление трудовой книжки при увольнении

Оформление увольнения работника не очень сложный процесс, если сделать все корректно.

Перед тем, как сделать запись об увольнении надо  убедиться, что есть запись о приеме. При увольнении, кроме подписи руководителя и кадрового работника, ставится печать организации. Сотрудник должен проверить все ли данные внесены верно и тоже расписаться в трудовой книжке.

Графа трудовой книжки Как заполнить
Номер записи Ставим следующий по счету номер записи
Дата Ставим дату увольнения, то есть дату последнего рабочего дня сотрудника
Сведения об увольнении Здесь необходимо прописать причину, по которой произошло увольнение, на основании какой статьи
Документ, который подтверждает увольнение Вписываем приказ об увольнении, его дату и номер
Подписи Трудовую книжку подписывает кадровый работник или директор и сам работник. Своей подписью сотрудник подтверждает, что все данные внесены верно

Как заверяется трудовая книжка

Копия документа может понадобиться:

  • В банк
  • Для подтверждения трудоустройства
  • Для сверки сведений при заполнении анкеты, например, при получении документов

С 1 июля 2018 года произошли изменения в части заверения документов.

В настоящее время для того, чтобы заверить копию трудовой книжки, согласно Приказа Росстандарта №2004-ст, ГОСТ Р 9.0.97-2016, п. 5.26, необходимо:

Способ скрепления листов копии Порядок действий
Все листы копии сшиваются 1.   На последней странице пишем «Верно»

2.   Указываем должность работника, заверившего копию, ФИО, подпись

3.   Проставляем дату заверения копии

4.   Записываем, что оригинал документа находится в личном деле работника

5.   Ставим печать

Листы копии не скрепляются Если листы не скрепляются, то заверяем каждый лист копии:

1.   Пишем «Верно»

2.   Указываем должность работника, заверившего копию, ФИО, подпись

3.   Проставляем дату заверения копии

4.   Записываем, что оригинал документа находится в личном деле работника

5.   Ставим печать

ВАЖНО! Если были допущены ошибки при оформлении копии, то документ не будет иметь юридической силы.

Ещё раз про отмену трудовых книжек

Споры по поводу применения трудовых книжек ведутся очень давно, еще с 90-х годов 20 века. Связано это с тем, что тратятся колоссальные усилия на правильное их оформление и хранение.

Начиная с 2001 года, работодатели напрямую передают данные о своих сотрудниках в ПФР.

В связи с этим уже совсем скоро будет рассмотрен законопроект по вводу электронных трудовых книжек с 2020 года. Специально для этого в Трудовом кодексе появится новая статья 66.1, будут изменены многие нормативные документы. Полный переход планируется произвести за 3 года.

В случае принятия этого закона у работников кадровых служб в разы прибавится работы, поскольку всю информацию нужно будет перевести в электронный вид. Предполагается, что на первых порах данные о сотрудниках будут передаваться в пенсионный фонд ежемесячно.

Электронная трудовая книжка – благо это или зло, пока сказать трудно, поскольку плюсы есть и минусы тоже очевидны. Самый главный вопрос – сможет ли государство создать такую систему, чтобы данные работников были сохранены в целости и сохранности. Ответы на эти вопросы даст только время, когда закон примут и начнется переход на электронные книжки.

Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме

Ошибка №1

При смене кадрового работника обнаружилось, что в организации хранятся трудовые книжки уже уволенных сотрудников. В такой ситуации необходимо послать уведомления с просьбой забрать книжку, либо прислать в письменном виде согласие на отправку документа почтой.

Ошибка №2

Как правило, трудовые книжки на руки работникам не выдают. Это делается в связи с тем, что книжка может быть утеряна или испорчена, а ответственность за нее несет должностное лицо организации.

За утерю или порчу книжки может быть наложен штраф:

  • На ответственное лицо 1000-5000 рублей, согласно ст. 192, 193 ТК РФ
  • На руководителя 30000-50000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 дней, согласно статьи 5.27КоАП

Поэтому, если сотруднику необходимо предоставить трудовую книжку, то выдается ее заверенная копия.

Как внести запись в трудовую книжку, если сотрудник умер?

В случае, если работник умирает, то происходит не увольнение, а прекращение договора. Основанием для такого прекращения договора является п.6 ст. 83 ТК РФ. При этом днем освобождения работника от должности является день смерти, который прописан в свидетельстве. Поле для подписи сотрудника в этом случае остается пустым.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В случае утери трудовой книжки, её износа, чрезвычайной ситуации в организации или если записи книжки отменены в судебном порядке, сотруднику выдается дубликат.

Для этого необходимо написать заявление о выдаче дубликата и в течение 15 рабочих дней кадровая служба организации обязана выдать дубликат.

Как видим, заполнение трудовой книжки не представляет особой сложности. На законодательном уровне выпущены инструкции как это сделать согласно букве закона. Важным моментом является организация в компании грамотного учета и хранения книжек. Не стоит забывать, что выдавать книжки на руки сотрудникам нецелесообразно, поскольку документ может быть утерян или испорчен. В организации такая ситуация сведена к минимуму, поскольку все книжки хранятся в сейфе и любое их перемещение отражается в журналах учета.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: