Пандемия Covid-19 вынудила многие компании внести изменения в свою повседневную деятельность. Людям пришлось научиться работать удаленно. Пришлось подготовить новую документацию. Какие журналы вести на предприятиях в связи с эпидемией коронавируса, какие из них подавать в Роспотребнадзор?
Какие журналы нужно вести на предприятии в связи с коронавирусом?
В связи с распространением коронавирусной инфекции, возникает много вопросов по ведению журналов в компаниях, которые подтверждают факт проведения санитарной обработки помещений, измерения температуры тела сотрудников, смены средств защиты, проведения опросов, вентиляции рабочих помещений и т. д.
Ведение делопроизводства регулируется требованиями Роспотребнадзора, Минздрава, а также ст. 11 Закона № 52-ФЗ, согласно которому работодатель должен обеспечить условия для сохранения жизни и здоровья своих сотрудников. Меры против распространения COVID-19 регулируются постановлениями правительства России.
Ключевые журналы, которые компания должна вести во время пандемии коронавируса:
- Журнал уборки и обработки помещений и поверхностей (бывает двух видов – отдельно для влажной уборки и дезинфекции).
- Журнал наблюдения за состоянием сотрудников путем измерения температуры тела.
- Журнал контроля информирования сотрудников о необходимости соблюдения правил личной гигиены.
- Журнал обеспечения сотрудников масками и другими средствами индивидуальной защиты.
- Журнал оформления результатов тестов сотрудников на коронавирус.
- Журнал проведения внепланового брифинга по профилактике коронавируса.
- Журнал вентиляции помещения.
- Журнал кварцевания.
- Журнал обработки поверхности дезинфицирующими средствами.
- Журнал обработки кухонной утвари и др.
Документы, подтверждающие факт соблюдения ограничительных мер, могут потребоваться при проверках сотрудниками контролирующих органов, в частности, Роспотребнадзора.
Правовые нормы, действующие в вашем регионе, могут предусматривать хранение дополнительных документов в компании. Узнать об этом можно в Роспотребнадзоре, в том числе удаленно – на официальном сайте.
Правила ведения журналов в период ковид-19
Нет четко определенных стандартов ведения журналов, которые должны храниться на предприятиях во время вспышки коронавируса. При составлении и хранении журналов регистрации рекомендуется следовать стандартным принципам ведения учета:
- Пронумеруйте страницы.
- Скрепите печатью.
- Отметьте название организации на первой странице.
- Введите дату начала учета.
- Позаботьтесь о подписи лица, контролирующего исполнение требований по ведению журнала (в специально отведенных местах).
Дневник следует вести в бумажном виде. Этот документ вводится в бухгалтерскую систему компании. Для этого менеджер готовит специальный приказ, в котором, в том числе, необходимо указать сотрудника, ответственного за журнал.
Внутренняя часть документа обычно оформляется в виде таблицы. Это делает ежедневный ввод данных более удобным. Каждая запись должна быть датирована и подписана ответственным лицом.
Если вы нанимаете нового сотрудника для работы удаленно, будет проблематично провести с ним вводный инструктаж по охране труда. В этом случае чаще всего работодатель и работник обмениваются сканами документов. Это позволяет отделу кадров включать подпись нового сотрудника в соответствующий журнал.
Выводы
Пандемия коронавируса затронула все сферы жизнедеятельности россиян. Чтобы исключить возможность распространения инфекции, Роспотребнадзор предъявляет более жесткие требования к ведению делопроизводства на предприятиях. Несоблюдение правил повлечет за собой большие штрафы.
