Кассовая дисциплина представляет собой свод обязательных к выполнению правил для ИП и предприятий (организаций, фирм и т.д.), в котором прописано, в каком порядке должно происходить и какими документами сопровождаться перемещение наличности, ее хранение. Эти правила зафиксированы в различных нормативно-законодательных актах.
№ п/п | Название | Краткое содержание |
1 | ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ | Содержит правила использования ККТ |
2 | Документ Центрального Банка РФ от 07.10.2013года № 3073-У | Прописывают требования по выполнению расчетов с наличностью |
3 | Документ ЦБ РФ от 11.03.2014г. № 3210-У | Определяют порядок в котором следует проводить операции по кассе для ИП и юрлиц. |
4 | ФЗ от 03.07.2016г. № 290-ФЗ | Описывает возможности использования онлайн-касс |
Максимально полная информация о том, как соблюдать требования по ведению кассовых операций индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам, представлена в Указаниях Банка РФ № 3210-У и № 3073-У.
Указания Банка РФ № 3073-У рассматривают общие вопросы для всех субъектов экономической деятельности при выполнении расчетов наличными средствами.
Указаниях Банка РФ № 3210-У прописывают правила выполнения кассовых операций для юридических лиц, зарегистрированных на территории РФ, а также упрощенные способы выполнения кассовых операций для субъектов, относящихся к категории малого предпринимательства и индивидуальных предпринимателей.
Основные компоненты, составляющие ведения кассовой дисциплины:
- В каком Порядке корректно выдавать из кассы наличные деньги работникам предприятия и ответственным лицам.
- Требования по оформлению и заполнению документов, которые фиксируют этапы и моменты движения наличных средств кассы.
- Соблюдение требований по остатку денег в кассе к концу трудового дня на предприятии.
- Выполнение ограничений (при их наличии) при выполнении взаиморасчетов наличностью между субъектами экономической деятельности в поле действия всего одного договора о сотрудничестве (на сегодня величина денежной суммы при выполнении расчетов наличными деньгами по закону не должна быть более 100,0 тыс. руб.).
Для кого обязателен порядок по соблюдению движения наличных денег в кассе в 2020 году
В соответствии с реалиями настоящего времени, практически все организации, какую бы организационно-правовую форму хозяйствования они не применяли и какую систему налогообложения не использовали, обязаны выполнять правила по движению наличных (п.5, ст. 346.26; п. 4, ст. 346.11 НК РФ). А именно:
- Индивидуальные предприниматели, использующие в своих расчетах наличные средства;
- Организации (предприятия, фирмы) с любой формой собственности.
- ИП и организации, использующие в своей работе унифицированные бланки строгой отчетности.
- ИП и организации, использующие в своей работе кассовую технику.
Правила выполнения расчетов наличными средствами в РФ в валюте РФ (Указания Банка РФ № 3073-У)
Установлен лимит в отношении проведения расчетов наличными деньгами между ИП и юридическими лицами в рамках действия одного договора, он составляет 100,0 тыс. руб. или сумму, эквивалентную 100,0 тыс. руб. при выполнении наличных взаиморасчетов в иностранной валюте.
Ограничения по целям использования наличных денег из кассы ИП и юридических лиц
Наличные деньги, которые поступили в кассу за реализованные товары, оказанные услуги или выполненные работы не могут быть потрачены юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем в каких-либо иных целях, кроме следующих:
– осуществление выплат сотрудникам заработной платы;
– осуществление выплат сотрудникам, которые носят социальный характер;
– выплаты сумм страховых возмещений;
– можно выдавать наличные деньги из кассы для личных потребностей ИП, которые не должны быть связаны с его деятельностью как индивидуального предпринимателя;
– разрешено оплачивать товары, услуги, работы (за исключением ценных бумаг;
– выдавать сотрудникам наличные деньги под отчет;
– возвращать из кассы деньги за возвращенные, ранее купленные за наличные деньги, товары, не выполненные услуги;
Существуют ли организации, для которых отсутствуют ограничения по расходованию наличных денег из кассы
В настоящее время в РФ кредитные организации обладают полным правом самостоятельно распоряжаться наличными денежными средствами, находящимися в их кассе.
Какие документы и кто должен оформлять при движении наличных денег в 2020 году
Все финансовые операции по ведению кассовых операций должны быть документально оформлены. На это имеет право в организации отдельный сотрудник, как правило, это кассир. Если на предприятии несколько кассиров, то надо назначить среди них старшего кассира.
Документы по движению наличных денег может также оформить главный бухгалтер предприятия, в случае индивидуального предпринимательства – непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
№ п/п | Название документа полное | Название краткое (форма) | В каких случаях и на основании чего оформляется | Порядок заполнения и ведения |
1 | Кассовая книга | КО-4 | На основании приходного кассового ордера и расходного кассового ордера вносят информацию в книгу по каждому случаю поступления и выдачи наличных средств кассы. | Ежедневно ответственный сотрудник (кассир) обязан к моменту завершения трудового дна провести сверку сведений, указанных в книге с другими документами по кассе и рассчитать размер остатка в кассе наличных средств. При отсутствии операций по кассе в ходе дня кассовая книга не заполняется. |
2 | Книга учета | КО-5 | Заполняется при наличии нескольких кассиров в организации | Вносятся записи в отношении движения наличных денежных средств между непосредственно старшим кассиров предприятия и другими кассирами с подтверждением в виде их личных подписей. |
3 | Приходный кассовый ордер | ПКО | Когда происходит пополнение кассы деньгами | При фиксировании поступления денежной наличности в кассу бланком строгой отчетности или чеком допустимо формировать ПКО на всю сумму наличности, принятую в течение рабочего дня. |
4 | Расходный кассовый ордер | РКО | При выдаче из кассы предприятия наличных денег | При предоставлении РКО ответственный сотрудник (кассир) обязан удостовериться в правильности оформления документа и личности сотрудника, его предъявившего |
5 | Расчетно-платежная ведомость | РПВ | При выдаче из кассы выплат сотрудникам (зарплаты, стипендии и др.) | Согласно общим требованиям |
Документы по движению денежных средств возможно оформлять как на бумажных носителях так и в электронной форме.
Что касается документов (ТОРГ-1-ТОРГ-31, КМ-1-КМ-9, другие), унифицированные формы которых установлены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998г. № 132 , то на сегодняшний день их ведение не является обязательным (разъяснения в письме Министерства финансов РФ от 16.09.2016г. № 03-01-15/54413).
Каким должен быть лимит остатка денежных средств в кассе предприятия, ИП
Соблюдение величины предельно допустимого размера остатка наличных денежных средств в кассе (лимита) или как еще его иногда называют – переходящего остатка – важнейшая составляющая кассовой дисциплины.
Все денежные средства, которые превышают лимит, следует направлять в банковское учреждение. Есть и исключения, они возможны в те дни, когда:
- выплачивается заработная плата сотрудникам,
- выплачиваются стипендии студентам,
- в выходные дни, при проведении операций в кассе.
- В нерабочие дни, при проведении операций в кассе.
Лимит необходимо установить на предприятии, в организации внутренним документом, например приказом. В отсутствии такого документа размер лимита становится равным нулю и любая сумма в кассе в конце рабочего дня будет, соответственно, превышать нулевой лимит.
В том случае, если в кассе есть сумма денег, которая превышает лимит, это по законодательству приводит к штрафным санкциям.
Что можно не делать ИП и малым предприятиям по упрощенной системе ведения кассовый операций (Указания банка РФ от 11.03.2014г. № 3210-У)
Порядок выполнения операций по кассе несколько лет назад несколько упростили, но не для всех. Это коснулось только малых предприятий, в том числе и микропредприятий, а также индивидуальных предпринимателей.
Что можно не делать ИП и малым предприятиям в связи с принятием правил по упрощенной системе ведения кассовый операций (Указания банка РФ от 11.03.2014г. № 3210-У):
- лимит остатка в кассе можно не устанавливать;
- не составлять следующие документы :
– расходные ордера;
– приходные ордера;
– кассовую книгу.
Важно! Но все же, не смотря на эти допущения, специалисты рекомендуют индивидуальным предпринимателям все же формировать документы. Это позволит в сложной ситуации разобраться с тем, когда и кому были переданы деньги и в целом, контролировать наличные денежные средства.
Кто и как проводит проверку соблюдения кассовой дисциплины
В настоящее время право контролировать выполнение требований по выполнению кассовой дисциплины предоставлено ФНС РФ (ст.7 ФЗ от 21.03.1991г. № 943-1).
Порядок проведения требований кассовой дисциплины предусмотрен и утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 17.10.2011г. № 133н.
В ходе выездной проверки сотрудников налоговой инспекции могут интересовать:
- Документы по оформлению операций, выполненных по кассе (отчетность, кассовая книга, РКО, ПКО, документы по ККМ и др.).
- Порядок учета наличных денег в кассе.
- Отчеты, распечатанные из фискальной памяти ККТ.
- Документы, связанные с покупкой, регистрацией и работой ККТ.
- Выдача кассовых чеков (БСО) покупателям.
- Наличие приказа на формирование лимита остатка в кассе.
- Отчеты по авансам.
В ходе проведения проверки сотрудниками налоговой службы могут быть запрошены как любые документы, которые связаны с непосредственным предметом проверки, так и пояснения к ним.
Читайте также:
Общая система налогообложения (ОСНО) в 2020 году для ИП и ООО.
Ответственность и штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины
По результатам проверки представители налоговой службы при обнаружении несоответствий фактической ситуации по ведению кассовой дисциплины с требованиями нормативов могут наложить штрафы, размеры которых весьма существенны.
Вид нарушения | Размер штрафа, тыс. руб. / дисквалификация сроком на | На кого возлагается административная ответственность | Основание применения |
Несоблюдение требований по работе с наличными деньгами и не выполнение требований по ведению кассовой дисциплины | 4,0 – 5,0 тыс. руб. | Сотрудник, должностное лицо ИП | п.1, ст.15.1.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
40,0 – 50,0 тыс. руб. | Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) | ||
Неприменение контрольно-кассовой техники | от ¼ до ½ от суммы размера платежа, выполненного без ККТ, но не менее, чем
10,0 тыс. руб. |
ИП | п.2, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
От 75,0% до 100,0% от суммы размера платежа, выполненного без ККТ, но не менее, чем
30,0 тыс. руб. |
Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) | ||
Повторное нарушение порядка применения ККТ, если общая сумма сделки составила 1,0 млн. руб. и больше | Дисквалификация ответственных сотрудников от 1-2 лет | Ответственные сотрудники | п.3, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
Остановка деятельности на 90 суток | Для ИП, предприятия, фирмы (юридическое лицо) | ||
Использование в работе ККТ, не отвечающей требованиям | Предупреждение или штраф от 1,5 тыс. руб. до 3,0 тыс. руб. | Ответственные сотрудники | п.4, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
Предупреждение или штраф от 5,0 тыс. -10,0 тыс. руб. | Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) | ||
Непредставление информации по требованию сотрудников налоговой инспекции | Предупреждение / штраф 1,5 тыс. руб. – 3,0тыс. руб. | Должностные лица | п.5, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
Предупреждение / штраф 5,0 тыс. руб. – 10,0 тыс. руб. | Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) | ||
Непредставление кассового чека покупателю | Предупреждение / штраф 2,0 тыс. руб. | Должностные лица | п.6, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
Предупреждение / штраф 10,0 тыс.руб. | Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) |
За такое административное правонарушение, как нарушение порядка ведения кассовой дисциплины, можно привлечь к административной ответственности можно в течение 2- месяцев с момента, когда это случилось (п. 1 ст. 4.5. КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ).
Если же кассовая дисциплина была нарушена один раз, то штрафов можно вообще избежать. Но впоследствии это может создать для Вас негативный имидж в глазах сотрудников налоговой инспекции и стать поводом для новых либо повторных проверок со стороны налоговых органов.