Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение (документы, ведение, штрафы)

Кассовая дисциплина представляет собой свод обязательных к выполнению правил для ИП и предприятий (организаций, фирм и т.д.), в котором прописано, в каком порядке должно происходить и какими документами сопровождаться перемещение наличности, ее хранение. Эти правила зафиксированы в различных нормативно-законодательных актах.

Максимально полная информация о том, как соблюдать требования по ведению кассовых операций индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам, представлена в Указаниях Банка РФ № 3210-У и № 3073-У.

Указания Банка РФ № 3073-У рассматривают общие вопросы для всех субъектов экономической деятельности при выполнении расчетов наличными средствами.

Указаниях Банка РФ № 3210-У прописывают правила выполнения кассовых операций для юридических лиц, зарегистрированных на территории РФ, а также упрощенные способы выполнения кассовых операций для субъектов, относящихся к категории малого предпринимательства и индивидуальных предпринимателей.

Основные компоненты, составляющие ведения кассовой дисциплины:

• В каком Порядке корректно выдавать из кассы наличные деньги работникам предприятия и ответственным лицам.
• Требования по оформлению и заполнению документов, которые фиксируют этапы и моменты движения наличных средств кассы.
• Соблюдение требований по остатку денег в кассе к концу трудового дня на предприятии.
• Выполнение ограничений (при их наличии) при выполнении взаиморасчетов наличностью между субъектами экономической деятельности в поле действия всего одного договора о сотрудничестве (на сегодня величина денежной суммы при выполнении расчетов наличными деньгами по закону не должна быть более 100,0 тыс. руб.).

Для кого обязателен порядок по соблюдению движения наличных денег в кассе в 2020 году

В соответствии с реалиями настоящего времени, практически все организации, какую бы организационно-правовую форму хозяйствования они не применяли и какую систему налогообложения не использовали, обязаны выполнять правила по движению наличных (п.5, ст. 346.26; п. 4, ст. 346.11 НК РФ). А именно:

• Индивидуальные предприниматели, использующие в своих расчетах наличные средства;
• Организации (предприятия, фирмы) с любой формой собственности.
• ИП и организации, использующие в своей работе унифицированные бланки строгой отчетности.
• ИП и организации, использующие в своей работе кассовую технику.

Правила выполнения расчетов наличными средствами в РФ в валюте РФ (Указания Банка РФ № 3073-У)

Установлен лимит в отношении проведения расчетов наличными деньгами между ИП и юридическими лицами в рамках действия одного договора, он составляет 100,0 тыс. руб. или  сумму, эквивалентную 100,0 тыс. руб. при выполнении наличных взаиморасчетов в иностранной валюте.

Ограничения по целям использования наличных денег из кассы ИП и юридических лиц

Наличные деньги, которые поступили в кассу за реализованные товары, оказанные услуги или выполненные работы не могут быть потрачены юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем в каких-либо иных целях, кроме следующих:

– осуществление выплат сотрудникам заработной платы;

– осуществление выплат сотрудникам, которые носят социальный характер;

– выплаты сумм страховых возмещений;

– можно выдавать наличные деньги из кассы для личных потребностей ИП, которые не должны быть связаны с его деятельностью как индивидуального предпринимателя;

– разрешено оплачивать товары, услуги, работы (за исключением ценных бумаг;

– выдавать сотрудникам наличные деньги под отчет;

– возвращать из кассы деньги за возвращенные, ранее купленные за наличные деньги, товары, не выполненные услуги;

Существуют ли организации, для которых отсутствуют ограничения по  расходованию наличных денег из кассы

В настоящее время в РФ кредитные организации обладают полным правом самостоятельно распоряжаться наличными денежными средствами, находящимися в их кассе.

Какие документы и кто должен оформлять при движении наличных денег в 2020 году

Все финансовые операции по ведению кассовых операций должны быть документально оформлены. На это имеет право в организации отдельный сотрудник, как правило, это кассир. Если на предприятии несколько кассиров, то надо назначить среди них старшего кассира.

Документы по движению наличных денег может также оформить главный бухгалтер предприятия, в случае индивидуального предпринимательства – непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Документы по движению денежных средств возможно оформлять как на бумажных носителях так и в электронной форме.

Что касается документов (ТОРГ-1-ТОРГ-31, КМ-1-КМ-9, другие), унифицированные формы которых установлены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998г. № 132 , то на сегодняшний день их ведение не является обязательным (разъяснения в письме Министерства финансов РФ от 16.09.2016г. № 03-01-15/54413).

Каким должен быть лимит остатка денежных средств в кассе предприятия, ИП

Соблюдение величины предельно допустимого размера остатка наличных денежных средств в кассе (лимита) или как еще его иногда называют – переходящего остатка – важнейшая составляющая кассовой дисциплины.

Все денежные средства, которые превышают лимит, следует направлять в банковское учреждение. Есть и исключения, они возможны в те дни, когда:

• выплачивается заработная плата сотрудникам,
• выплачиваются стипендии студентам,
• в выходные дни, при проведении операций в кассе.
• В нерабочие дни, при проведении операций в кассе.

Лимит необходимо установить на предприятии, в организации внутренним документом, например приказом. В отсутствии такого документа размер лимита становится равным нулю и любая сумма в кассе в конце рабочего дня будет, соответственно, превышать нулевой лимит.

В том случае, если в кассе есть сумма денег, которая превышает лимит, это по законодательству приводит к штрафным санкциям.

Что можно не делать ИП и малым предприятиям по упрощенной системе ведения кассовый операций (Указания банка РФ от 11.03.2014г. № 3210-У)

Порядок выполнения операций по кассе несколько лет назад несколько упростили, но не для всех. Это коснулось только малых предприятий, в том числе и микропредприятий, а также индивидуальных предпринимателей.

Что можно не делать ИП и малым предприятиям в связи с принятием правил по  упрощенной системе ведения кассовый операций (Указания банка РФ от 11.03.2014г. № 3210-У):

• лимит остатка в кассе можно не устанавливать;
• не составлять следующие документы :

– расходные ордера;

– приходные ордера;

– кассовую книгу.

Важно! Но все же, не смотря на эти допущения, специалисты рекомендуют индивидуальным предпринимателям все же формировать документы. Это позволит в сложной ситуации разобраться с тем, когда и кому были переданы деньги и в целом, контролировать наличные денежные средства.

Кто и как проводит проверку соблюдения кассовой дисциплины

В настоящее время право контролировать выполнение требований по выполнению кассовой дисциплины предоставлено ФНС РФ (ст.7 ФЗ от 21.03.1991г. № 943-1).

Порядок проведения требований кассовой дисциплины предусмотрен и утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 17.10.2011г. № 133н.

В ходе выездной проверки сотрудников налоговой инспекции могут интересовать:

• Документы по оформлению операций, выполненных по кассе (отчетность, кассовая книга, РКО, ПКО, документы по ККМ и др.).
• Порядок учета наличных денег в кассе.
• Отчеты, распечатанные из фискальной памяти ККТ.
• Документы, связанные с покупкой, регистрацией и работой ККТ.
• Выдача кассовых чеков (БСО) покупателям.
• Наличие приказа на формирование лимита остатка в кассе.
• Отчеты по авансам.

В ходе проведения проверки сотрудниками налоговой службы могут быть запрошены как любые документы, которые связаны с непосредственным предметом проверки, так и пояснения к ним.

Читайте также:

Общая система налогообложения (ОСНО) в 2020 году для ИП и ООО.

Как считать стаж по трудовой книжке + 2 способа.

Ответственность и штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины

По результатам проверки представители налоговой службы при обнаружении несоответствий фактической ситуации по ведению кассовой дисциплины с требованиями нормативов могут наложить штрафы, размеры которых весьма существенны.

За такое административное правонарушение, как нарушение порядка ведения кассовой дисциплины, можно привлечь к административной ответственности можно в течение 2- месяцев с момента, когда это случилось (п. 1 ст. 4.5. КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ).

Если же кассовая дисциплина была нарушена один раз, то штрафов можно вообще избежать. Но впоследствии это может создать для Вас негативный имидж в глазах сотрудников налоговой инспекции и стать поводом для новых либо повторных проверок со стороны налоговых органов.