Когда можно вести кассовую книгу в электронном виде – особенности ведения

Действующее законодательство Российской Федерации требует соблюдения кассовой дисциплины. Этот стандарт распространяется на все субъекты хозяйствования, принимающие и тратящие деньги. Правильное заполнение кассовой книги (КК) считается одним из важнейших аспектов кассового менеджмента. Необходимость внесения в кассовую книгу точной информации о поступлениях и платежах регулируется положениями Директивы ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

Однако субъект экономической деятельности, который должен регулярно заполнять книгу, имеет право выбрать наиболее подходящую форму ее ведения. Это может быть простая бумажная книга или электронный регистр данных. Конечно, заполнение КК в электронном виде имеет свои особенности, которые необходимо рассмотреть более подробно.

Разрешается ли ведение кассовой книги в электронной форме?

В соответствии с положениями вышеупомянутого Распоряжения ЦБ РФ № 3210-У, кассовыми документами хозяйствующего субъекта фиксируются только поступления наличных.

Кассовая книга (КК) не относится к кассовым документам, но ее заполнение считается необходимым.

Фактически, кассовая книга – это важный бухгалтерский регистр, в котором фиксируются все факты, касающиеся получения и расходования денежных средств. Ежедневно в него вводят информацию из кассы и чеков, удостоверяющих движение наличных средств организации и индивидуального предпринимателя. Наличные отображаются в конце каждого дня.

Кассовую книгу рекомендуется вести по официально утвержденной модели КО-4. Однако субъект экономической деятельности может разработать, проверить и использовать любую другую форму, содержащую всю необходимую информацию.

Кроме того, нормативные акты Центрального банка Российской Федерации разрешают ведение реестра в электронной форме, что предполагает использование для этой цели компьютерного оборудования и соответствующего программного обеспечения.

фото-2

Другими словами, специальная компьютерная программа должна отображать электронный файл кассовой книги с возможностью регулярного его редактирования.

Предпочтение отдается табличной форме отображения данных, структура которой максимально соответствует указанному выше стандарту КО-4.

Электронная форма кассовой книги с типичными полями (столбцами) легко заполняется с помощью клавиатуры и компьютерной мыши.

Как правило, функционал программы предусматривает возможность распечатки сохраненных данных на бумаге.

Действующие правила предусматривают заполнение электронного реестра в конце каждого рабочего дня, если в этот день была произведена операция получения или снятия наличных. Результатом этой процедуры является документация, состоящая из двух листов:

  • Рабочий лист с номерами и деталями.
  • Отчетный лист, составленный кассиром самостоятельно.

Кассир распечатывает эти листы, проверяет их содержимое, а затем подписывает эти документы, если в их заполнении нет ошибок и неточностей. Листы нумеруются и отправляются в кассу на хранение.

К концу отчетного года все копии заполнены и сданы – создается книга. Составленные отчеты отправляются напрямую в бухгалтерию.

Как вести — основные правила

Как было сказано выше, электронный реестр книги дополняется занесением необходимой информации в готовую компьютерную форму, обычно выполненную в виде таблицы.

К концу каждого рабочего дня вся информация о фактическом потоке – получении и выплате – наличных денег должна быть отражена в едином табличном формате.

В последней строке отображается остаток денежных средств, полученный в результате соответствующих расчетов. Кассир проверяет полученные данные, сверяет их с РКО кассира, сравнивает отображаемый остаток денежных средств с фактической суммой денежных средств.

При превышении лимита средства остаются в организации, а излишки обналичиваются в банке. Электронный формат подразумевает как ручное, так и автоматическое заполнение соответствующего реестра.

Ручное заполнение осуществляется следующим образом:

фото-3

  • Сравните сумму денег в начале дня на текущей странице с деньгами в конце дня на предыдущей странице. Эти значения должны быть идентичны.
  • Номера документов РКО необходимо ввести в соответствующий столбец.
  • Номера соответствующих счетов бухгалтерского учета (фонд заработной платы, дебиторская задолженность, клиринговый счет, другие счета) должны быть введены правильно.
  • Суммы денежных поступлений / расходов суммируются. Отображается остаток денежных средств на конец текущего дня.
  • Если все правильно, и нет ошибок, бухгалтер и кассир ставят свои электронные подписи (ЭЦП).

Автоматизированная версия бухгалтерского учета позволяет значительно ускорить этот процесс за счет одновременного занесения данных в журнал и кассовый отчет. Программа сама нумерует страницы (в порядке возрастания). Общее количество созданных листов и результаты денежных сумм автоматически рассчитываются кумулятивно.

Выводы

Электронная форма учета становится все более популярной среди хозяйствующих субъектов, которые регулярно проводят кассовые операции и поэтому обязаны вести учет доходов и расходов наличных денег. Электронное заполнение книги позволяет значительно ускорить ввод и последующую обработку необходимой информации.

Важное примечание – электронная форма этого документа обязывает бухгалтера и ответственного кассира использовать электронные подписи.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector