Действующее законодательство Российской Федерации требует соблюдения кассовой дисциплины. Этот стандарт распространяется на все субъекты хозяйствования, принимающие и тратящие деньги. Правильное заполнение кассовой книги (КК) считается одним из важнейших аспектов кассового менеджмента. Необходимость внесения в кассовую книгу точной информации о поступлениях и платежах регулируется положениями Директивы ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.
Однако субъект экономической деятельности, который должен регулярно заполнять книгу, имеет право выбрать наиболее подходящую форму ее ведения. Это может быть простая бумажная книга или электронный регистр данных. Конечно, заполнение КК в электронном виде имеет свои особенности, которые необходимо рассмотреть более подробно.
Разрешается ли ведение кассовой книги в электронной форме?
В соответствии с положениями вышеупомянутого Распоряжения ЦБ РФ № 3210-У, кассовыми документами хозяйствующего субъекта фиксируются только поступления наличных.
Кассовая книга (КК) не относится к кассовым документам, но ее заполнение считается необходимым.
Фактически, кассовая книга – это важный бухгалтерский регистр, в котором фиксируются все факты, касающиеся получения и расходования денежных средств. Ежедневно в него вводят информацию из кассы и чеков, удостоверяющих движение наличных средств организации и индивидуального предпринимателя. Наличные отображаются в конце каждого дня.
Кассовую книгу рекомендуется вести по официально утвержденной модели КО-4. Однако субъект экономической деятельности может разработать, проверить и использовать любую другую форму, содержащую всю необходимую информацию.
Кроме того, нормативные акты Центрального банка Российской Федерации разрешают ведение реестра в электронной форме, что предполагает использование для этой цели компьютерного оборудования и соответствующего программного обеспечения.
Другими словами, специальная компьютерная программа должна отображать электронный файл кассовой книги с возможностью регулярного его редактирования.
Предпочтение отдается табличной форме отображения данных, структура которой максимально соответствует указанному выше стандарту КО-4.
Электронная форма кассовой книги с типичными полями (столбцами) легко заполняется с помощью клавиатуры и компьютерной мыши.
Как правило, функционал программы предусматривает возможность распечатки сохраненных данных на бумаге.
Действующие правила предусматривают заполнение электронного реестра в конце каждого рабочего дня, если в этот день была произведена операция получения или снятия наличных. Результатом этой процедуры является документация, состоящая из двух листов:
- Рабочий лист с номерами и деталями.
- Отчетный лист, составленный кассиром самостоятельно.
Кассир распечатывает эти листы, проверяет их содержимое, а затем подписывает эти документы, если в их заполнении нет ошибок и неточностей. Листы нумеруются и отправляются в кассу на хранение.
К концу отчетного года все копии заполнены и сданы – создается книга. Составленные отчеты отправляются напрямую в бухгалтерию.
Как вести — основные правила
Как было сказано выше, электронный реестр книги дополняется занесением необходимой информации в готовую компьютерную форму, обычно выполненную в виде таблицы.
К концу каждого рабочего дня вся информация о фактическом потоке – получении и выплате – наличных денег должна быть отражена в едином табличном формате.
В последней строке отображается остаток денежных средств, полученный в результате соответствующих расчетов. Кассир проверяет полученные данные, сверяет их с РКО кассира, сравнивает отображаемый остаток денежных средств с фактической суммой денежных средств.
При превышении лимита средства остаются в организации, а излишки обналичиваются в банке. Электронный формат подразумевает как ручное, так и автоматическое заполнение соответствующего реестра.
Ручное заполнение осуществляется следующим образом:
- Сравните сумму денег в начале дня на текущей странице с деньгами в конце дня на предыдущей странице. Эти значения должны быть идентичны.
- Номера документов РКО необходимо ввести в соответствующий столбец.
- Номера соответствующих счетов бухгалтерского учета (фонд заработной платы, дебиторская задолженность, клиринговый счет, другие счета) должны быть введены правильно.
- Суммы денежных поступлений / расходов суммируются. Отображается остаток денежных средств на конец текущего дня.
- Если все правильно, и нет ошибок, бухгалтер и кассир ставят свои электронные подписи (ЭЦП).
Автоматизированная версия бухгалтерского учета позволяет значительно ускорить этот процесс за счет одновременного занесения данных в журнал и кассовый отчет. Программа сама нумерует страницы (в порядке возрастания). Общее количество созданных листов и результаты денежных сумм автоматически рассчитываются кумулятивно.
Выводы
Электронная форма учета становится все более популярной среди хозяйствующих субъектов, которые регулярно проводят кассовые операции и поэтому обязаны вести учет доходов и расходов наличных денег. Электронное заполнение книги позволяет значительно ускорить ввод и последующую обработку необходимой информации.
Важное примечание – электронная форма этого документа обязывает бухгалтера и ответственного кассира использовать электронные подписи.
