Современный мир очень динамичен, в нем обращаются большие потоки информации. Специалист в той или иной отрасли должен владеть большим багажом побочных знаний и умений, непосредственно не относящихся к его непосредственным обязанностям, но помогающим в текущей работе.
Существует документ, который составляется далеко не на каждом предприятии и не все бухгалтера имеют представление как и для чего его заполнять. Речь идет о листе – заверителе дела. Рассмотрим этот документ подробнее.
Лист – заверитель: что это такое и с чем его «едят»
В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с тем, что по окончании определенного периода времени весь объем документов, существующий на предприятии нужно рассортировать и подшить. Вот тут то и появляются элементы делопроизводства в работе специалиста. Все документы по отдельно взятому участку учета сшивается в дело. Это позволяет поддерживать порядок в документах и следить за их сохранностью на предприятии.
Лист – заверитель составляется и заполняется на основе Правил архивного дела, принятых в 2015 году (приложение №8).
Лист – заверитель позволяет учитывать все особенности при составлении дела. С помощью него закрепляются все нестандарные моменты при нумерации листов в деле, указываются нюансы составления самого дела.
Лист – заверитель в обязательном порядке должен присутствовать в подшивках дел по документам, срок хранения которых более 10 лет.
Где обычно используют листы – заверители
В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.
Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:
- Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
- Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно
| Виды документов | Расшифровка |
| Документы со сроком хранения более 10 лет | Документы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия. Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть. Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив. В этом случае составляется лист – заверитель к делу |
| Документы со сроком хранения меньше 10 лет | Документы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера. Допускается их хранение в подшивках. Лист – заверитель в этом случае не составляется |
Мнение эксперта
Зачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал. В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:
- Расставляем номера на коробках
- Записываем названия документов по коробкам
- Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
- Выявляем количество экземпляров документов
- Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
- Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем
- Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива
Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.
Специалист по архивному делу,
Е. Кожанова
Разновидности форм листа – заверителя
Практически у любой организации есть документы, для которых необходимо составление таких листов. Составляется лист для документов со сроком хранения более 10 лет или тех, которые должны храниться постоянно.
Всего выделяется 2 формы, по которым может быть составлен данный документ:
| Форма документа | Описание |
| Унифицированная форма | Такой бланк утверждается законодательно (Приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 года, приложение №8). Такая форма в обязательном порядке используется в бюджетных организациях |
| Форма, которую разработали специалисты конкретного предприятия | Форма документа может быть разработана в организации самостоятельно, однако должны быть сохранены все ключевые реквизиты и такой лист должен содержать специфику конкретного дела |
Порядок заполнения листа – заверителя
В каком порядке и как именно заполняется лист – заверителя отразим в таблице.
| Раздел документа | Как заполнить |
| Номер дела | Указывается номер дела, для которого составляется лист – заверитель |
| Количество прошитых и пронумерованных листов | В этой строке цифрами и с расшифровкой прописью нужно указать сколько всего листов подшито в деле. При этом внутренняя опись в общем количестве листов не учитывается |
| Поле «с № по №» | Здесь необходимо указать номер начального листа дела и последнего листа |
| Номера листов с литерами | Такие номера листов появляются, когда был пропущен лист при присвоении порядковых номеров.
После обнаружения ошибки, листам присваиваются такие номера. Например, 7а или 11б |
| Пропущенные номера | Здесь нужно указать, какие номера пропущены. Если таких не оказалось, то в поле ставим прочерки |
| Листы внутренне описи | В этом поле приводится информация по количеству листов описи |
Далее необходимо заполнить табличную часть документа.
| Показатель | Расшифровка |
| Особенности физического состояния и формирования дела | Здесь необходимо указать все особенности по формированию дела. К ним, например, могут относиться:
1. Несвойственный документу формат 2. Повреждения документов 3. Наличие приклеенных к документу фото 4. Есть ли конверты с вложениями 5. Дело может содержать отпечатанные в типографии брошюры 6. Формат отличается от А4 7. Складываются ли документы |
| Номера листов | Здесь указываем на каком листе находится тот или иной документ |
Если данных для заполнения таблицы нет, то ее нужно перечеркнуть английской Z.
Под таблицей ставим подпись и расшифровку, того, кто составлял документ, ставим дату
В какое место дела нужно подкрепить лист – регистратор
По общему правилу лист – заверитель должен подшиваться к делу и являться его последним листом. Таким образом, готовое дело должно выглядеть следующим образом:
- Верхняя обложка
- Внутренняя опись
- Документы дела
- Лист – заверитель
- Нижняя обложка
Если вдруг по каким – то причинам лист не подкреплен, его размещают на верхней обложке, на внутренней стороне.
Стоит также отметить, что если лист – заверитель отсутствует в уже подшитом деле, то он составляется заново, ставится текущая дата составления и он прикрепляется к первой обложке с внутренней стороны.
|
Вносятся ли изменения (исправления) в лист – регистратор
В процессе хранения документов или в течение жизни компании возникают различные ситуации.
Например, понадобился какой – то документ из подшитого дела. В этом случае можно взять из дела оригинал, но оставить там копию.
Или, не дай бог, пожар, потоп в месте, где хранятся документы и они будут безвозвратно испорчены.
А самым наглядным примером будет такой. Трудовая книжка уволившегося работника долго лежала в организации, потом ее отправили в архив. И, вдруг, неожиданно, за трудовой приходят. Приходится вынимать ее из конверта в деле и отдавать.
Чтобы зафиксировать все эти изменения, составляется акт о факте изменения, делаются исправления и пометки в листе – регистраторе.
Бывает и так, что в бюджетном учреждении при проверке вышестоящим органом возникла необходимость добавить лист в подшитое дело. В таком случае новому листу нужно присвоить литерный номер, расшить дело и добавить в него лист. Соответственно, вносятся исправления в лист – заверитель и меняется внутренняя опись.
Внутренняя опись документов дела
Такая опись – это своего рода содержание дела. В ней указывается номер, дата, номера листов документов.
Для правильного оформления дела нужно для начала составить внутреннюю опись документов. Это нудное и утомительное занятие. Частенько в организациях такой документ не заполняется.
Однако для документов, которые хранятся 10 лет или постоянно и для некоторых документов (например, судебных) составление такой описи обязательно. Если в дело подшиваются, например, документы по кадрам, то составление описи целесообразно. Ведь в случае возникновения неприятностей, опись может подтвердить или опровергнуть наличие того или иного документа.
Форма описи закреплена и является унифицированной.
При составлении описи обращаем внимание на заполнение обязательных полей формы и на подпись сотрудника, который ее заполнен.
Если вдруг опись забыли подшить, то ее можно прикрепить на внутреннюю сторону верхней обложки сшитого дела.
Нормативное регулирование составления документов
| Событие | Нормативный акт |
| Форма листа – заверителя | Приказ Минкультуры России №526 от 31.03.2015 года |
| Требования к оформлению документов | ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта №1185-ст от 17.10.2013 года |
| Список типовых документов, которые применяют строительные, научные или производственно – технические предприятия | Приказ Минкульта №1182 от 31.07.2007 года |
| Список унифицированный форм для всех остальных предприятий | Приказ Минкульта РФ №558 от 25.08.2010 года |
| Как готовить и передавать дела в архив | Порядок, разработанный Главгосэкспертизой России в 1999 году |
Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме
Ошибка №1.
При составлении дел может быть много нюансов в нумерации листов, поэтому если в деле много сложностей при составлении, то лучше всего сначала «набросать» черновик, а потом уже составлять лист – заверитель в чистовом виде.
Ошибка №2.
Необходимо подшить документы в дело. Среди документов, которые не вызывают сомнений по присвоению номера листов, присутствуют брошюры с последним незаполненным листом. Также встречаются листы нестандартного формата, но заполненные только частично. Поскольку от брошюры нельзя оторвать обложку, а листы пусть и заполнены не по всей площади, нумеруется каждый лист по порядку, без пропусков.
Как внести исправление в лист, если была выдана на руки невостребованная трудовая книжка?
Иногда происходит так, что человек уволился, а трудовую книжку не забрал по каким – то причинам. Тогда книжка лежит на предприятии и ждет своего часа. При подшивке документов в архив такие трудовые книжки подкладывают в конверты и подшивают.
Случается, что такие невостребованные книжки все – таки забирают, тогда приходится вносить исправления в лист – заверитель. В таком случае в листе делается надпись от руки, например:
«Трудовая книжка выдана (лист 24), внесена запись №205 в книгу движения трудовых книжек.
Специалист архива Сахарова Сахарова Л.М.
15.07.2006 г.»
Как внести исправления, если при нумерации листов дела допущено более 5 ошибок?
Иногда по каким – то причинам «всплывают» ошибки при нумерации листов в подшитом деле. В этом случае возможны 2 ситуации:
– если в нумерации допущено менее 5 ошибок, то номер таких листов ставится с применением букв
– если в нумерации листов более 5 ошибок, то придется ставить порядковые номера листов заново, а старый неправильный номер зачеркивать одной чертой. При этом составляется новый лист – заверитель. Старый лист в обязательном порядке остается подшитым в деле.
Что делать, если какой – то вид документов, например приказы по сотрудникам, хранятся в различных подразделениях?
Поскольку дело должно быть одно, оно не может быть поделено на части, все приказы, касающиеся сотрудников компании необходимо подшить вместе.
Делопроизводство в целом и архивное дело достаточно сложные отрасли, особенно для человека, который не занимается этими вопросами углубленно. Однако, следует понимать, что от того, насколько качественно происходит сбор и хранение документов в конечном итоге зависит и благополучие самой организации и ее работников. В любой момент любой документ, касающийся деятельности предприятия должен быть в свободном доступе. В интересах специалистов компании создать условия для того, чтобы документы можно было найти в подшивках в максимально короткие сроки.
