Лист-заверитель личного дела работника (бланк, образец, скачать)

Современный мир очень динамичен, в нем обращаются большие потоки информации. Специалист в той или иной отрасли должен владеть большим багажом побочных знаний и умений, непосредственно не относящихся к его непосредственным обязанностям, но помогающим в текущей работе.

Существует документ, который составляется далеко не на каждом предприятии и не все бухгалтера имеют представление как и для чего его заполнять. Речь идет о листе – заверителе дела. Рассмотрим этот документ подробнее.

Лист – заверитель: что это такое и с чем его «едят»

В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с тем, что по окончании определенного периода времени весь объем документов, существующий на предприятии нужно рассортировать и подшить. Вот тут то и появляются элементы делопроизводства в работе специалиста. Все документы по отдельно взятому участку учета сшивается в дело. Это позволяет поддерживать порядок в документах и следить за их сохранностью на предприятии.

Лист – заверитель составляется и заполняется на основе Правил архивного дела, принятых в 2015 году (приложение №8).

Лист – заверитель позволяет учитывать все особенности при составлении дела. С помощью него закрепляются все нестандарные моменты при нумерации листов в деле, указываются нюансы составления самого дела.

Лист – заверитель в обязательном порядке должен присутствовать в подшивках дел по документам, срок хранения которых более 10 лет.

Где обычно используют листы – заверители

В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.

Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

  1. Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
  2. Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно
Виды документов Расшифровка
Документы со сроком хранения более 10 лет Документы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия. Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть. Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив. В этом случае составляется лист – заверитель к делу
Документы со сроком хранения меньше 10 лет Документы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера. Допускается их хранение в подшивках. Лист – заверитель в этом случае не составляется

Мнение эксперта

Зачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал. В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:

  • Расставляем номера на коробках
  • Записываем названия документов по коробкам
  • Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
  • Выявляем количество экземпляров документов
  • Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
  • Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем
  • Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива

Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.

Специалист по архивному делу,

Е. Кожанова

Разновидности форм листа – заверителя

Практически у любой организации есть документы, для которых необходимо составление таких листов. Составляется лист для документов со сроком хранения более 10 лет или тех, которые должны храниться постоянно.

Всего выделяется 2 формы, по которым может быть составлен данный документ:

Форма документа Описание
Унифицированная форма Такой бланк утверждается законодательно (Приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 года, приложение №8). Такая форма в обязательном порядке используется в бюджетных организациях
Форма, которую разработали специалисты конкретного предприятия Форма документа может быть разработана в организации самостоятельно, однако должны быть сохранены все ключевые реквизиты и такой лист должен содержать специфику конкретного дела

Порядок заполнения листа – заверителя

В каком порядке и как именно заполняется лист – заверителя отразим в таблице.

Раздел документа Как заполнить
Номер дела Указывается номер дела, для которого составляется лист – заверитель
Количество прошитых и пронумерованных листов В этой строке цифрами и с расшифровкой прописью нужно указать сколько всего листов подшито в деле. При этом внутренняя опись в общем количестве листов не учитывается
Поле «с № по №» Здесь необходимо указать номер начального листа дела и последнего листа
Номера листов с литерами Такие номера листов появляются, когда был пропущен лист при присвоении порядковых номеров.

После обнаружения ошибки, листам присваиваются такие номера. Например, 7а или 11б

Пропущенные номера Здесь нужно указать, какие номера пропущены. Если таких не оказалось, то в поле ставим прочерки
Листы внутренне описи В этом поле приводится информация по количеству листов описи

Далее необходимо заполнить табличную часть документа.

Показатель Расшифровка
Особенности физического состояния и формирования дела Здесь необходимо указать все особенности по формированию дела. К ним, например, могут относиться:

1.   Несвойственный документу формат

2.   Повреждения документов

3.   Наличие приклеенных к документу фото

4.   Есть ли конверты с вложениями

5.   Дело может содержать отпечатанные в типографии брошюры

6.   Формат отличается от А4

7.   Складываются ли документы

Номера листов Здесь указываем на каком листе находится тот или иной документ

Если данных для заполнения таблицы нет, то ее нужно перечеркнуть английской Z.

Под таблицей ставим подпись и расшифровку, того, кто составлял документ, ставим дату

В какое место дела нужно подкрепить лист – регистратор

По общему правилу лист – заверитель должен подшиваться к делу и являться его последним листом. Таким образом, готовое дело должно выглядеть следующим образом:

  • Верхняя обложка
  • Внутренняя опись
  • Документы дела
  • Лист – заверитель
  • Нижняя обложка

Если вдруг по каким – то причинам лист не подкреплен, его размещают на верхней обложке, на внутренней стороне.

Стоит также отметить, что если лист – заверитель отсутствует в уже подшитом деле, то он составляется заново, ставится текущая дата составления и он прикрепляется к первой обложке с внутренней стороны.

ВАЖНО! На лицевую часть обложки и на оборот последнего документа лист прикреплять строго запрещено.

Вносятся ли изменения (исправления) в лист – регистратор

В процессе хранения документов или в течение жизни компании возникают различные ситуации.

Например, понадобился какой – то документ из подшитого дела. В этом случае можно взять из дела оригинал, но оставить там копию.

Или, не дай бог, пожар, потоп в месте, где хранятся документы и они будут безвозвратно испорчены.

А самым наглядным примером будет такой. Трудовая книжка уволившегося работника долго лежала в организации, потом ее отправили в архив. И, вдруг, неожиданно, за трудовой приходят. Приходится вынимать ее из конверта в деле и отдавать.

Чтобы зафиксировать все эти изменения, составляется акт о факте изменения, делаются исправления и пометки в листе – регистраторе.

Бывает и так, что в бюджетном учреждении при проверке вышестоящим органом возникла необходимость добавить лист в подшитое дело. В таком случае новому листу нужно присвоить литерный номер, расшить дело и добавить в него лист. Соответственно, вносятся исправления в лист – заверитель и меняется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела

Такая опись – это своего рода содержание дела. В ней указывается номер, дата, номера листов документов.

Для правильного оформления дела нужно для начала составить внутреннюю опись документов. Это нудное и утомительное занятие. Частенько в организациях такой документ не заполняется.

Однако для документов, которые хранятся 10 лет или постоянно и для некоторых документов (например, судебных) составление такой описи обязательно. Если в дело подшиваются, например, документы по кадрам, то составление описи целесообразно. Ведь в случае возникновения неприятностей, опись может подтвердить или опровергнуть наличие того или иного документа.

Форма описи закреплена и является унифицированной.

При составлении описи обращаем внимание на заполнение обязательных полей формы и на подпись сотрудника, который ее заполнен.

Если вдруг опись забыли подшить, то ее можно прикрепить на внутреннюю сторону верхней обложки сшитого дела.

Нормативное регулирование составления документов

Событие Нормативный акт
Форма листа – заверителя Приказ Минкультуры России №526 от 31.03.2015 года
Требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта №1185-ст от 17.10.2013 года
Список типовых документов, которые применяют строительные, научные или производственно – технические предприятия Приказ Минкульта №1182 от 31.07.2007 года
Список унифицированный форм для всех остальных предприятий Приказ Минкульта РФ №558 от 25.08.2010 года
Как готовить и передавать дела в архив Порядок, разработанный Главгосэкспертизой России в 1999 году

Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме

Ошибка №1.

При составлении дел может быть много нюансов в нумерации листов, поэтому если в деле много сложностей при составлении, то лучше всего сначала «набросать» черновик, а потом уже составлять лист – заверитель в чистовом виде.

Ошибка №2.

Необходимо подшить документы в дело. Среди документов, которые не вызывают сомнений по присвоению номера листов, присутствуют брошюры с последним незаполненным листом. Также встречаются листы нестандартного формата, но заполненные только частично. Поскольку от брошюры нельзя оторвать обложку, а листы пусть и заполнены не по всей площади, нумеруется каждый лист по порядку, без пропусков.

Как внести исправление в лист, если была выдана на руки невостребованная трудовая книжка?

Иногда происходит так, что человек уволился, а трудовую книжку не забрал по каким – то причинам. Тогда книжка лежит на предприятии и ждет своего часа. При подшивке документов в архив такие трудовые книжки подкладывают в конверты и подшивают.

Случается, что такие невостребованные книжки все – таки забирают, тогда приходится вносить исправления в лист – заверитель. В таком случае в листе делается надпись от руки, например:

«Трудовая книжка выдана (лист 24), внесена запись №205 в книгу движения трудовых книжек.

Специалист архива         Сахарова           Сахарова Л.М.

15.07.2006 г.»

Как внести исправления, если при нумерации листов дела допущено более 5 ошибок?

Иногда по каким – то причинам «всплывают» ошибки при нумерации листов в подшитом деле. В этом случае возможны 2 ситуации:

– если в нумерации допущено менее 5 ошибок, то номер таких листов ставится с применением букв

– если в нумерации листов более 5 ошибок, то придется ставить порядковые номера листов заново, а старый неправильный номер зачеркивать одной чертой. При этом составляется новый лист – заверитель. Старый лист в обязательном порядке остается подшитым в деле.

Что делать, если какой – то вид документов, например приказы по сотрудникам, хранятся в различных подразделениях?

Поскольку дело должно быть одно, оно не может быть поделено на части, все приказы, касающиеся сотрудников компании необходимо подшить вместе.

Делопроизводство в целом и архивное дело достаточно сложные отрасли, особенно для человека, который не занимается этими вопросами углубленно. Однако, следует понимать, что от того, насколько качественно происходит сбор и хранение документов в конечном итоге зависит и благополучие самой организации и ее работников. В любой момент любой документ, касающийся деятельности предприятия должен быть в свободном доступе. В интересах специалистов компании создать условия для того, чтобы документы можно было найти в подшивках в максимально короткие сроки.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector