Бухгалтеры, занимающиеся расчетами по кассовым операциям, иногда сталкиваются с вопросом о возможности устранения ошибок и неточностей и внесения соответствующих исправлений в кассовых документах. Точный ответ зависит от типа исправляемого документа и серьезности обнаруженной ошибки. Некоторые ошибки или помарки приводят к очевидным искажениям в финансовой и налоговой отчетности, другие могут иметь наиболее негативное влияние на налоговые обязательства экономического оператора, а некоторые просто не обнаруживаются в ходе аудита и остаются незамеченными. Разрешено ли вообще исправлять какие-либо кассовые документы? Как можно внести изменения в такую документацию, если это не запрещено действующим законодательством?
Можно ли вносить исправления в кассовые документы?
Отсутствие каких-либо исправлений в регистрах кассовых операций является основным требованием для ведения кассового учета хозяйствующим субъектом. Другими словами, в кассовом документе не должно быть ошибок, помарок или исправлений. Однако на практике все же вносятся разного рода исправления в документы, подтверждающие совершение кассовых операций.
Бывает, что сотрудники используют корректирующие жидкости, что совершенно недопустимо.
Корректировки в ПКО и РКО
Если исполнитель допустил ошибку при заполнении фискального чека, вносить какие-либо исправления в эти документы категорически запрещено. Не разрешается затенять, зачеркивать или вносить другие исправления в квитанции об оплате / снятии наличных.
Единственный способ решить эту проблему – выбросить поврежденныйбланк и оформить новый документ.
Зачеркнутый (поврежденный) кассовый чек необходимо приложить к кассовому отчету, сформированному по результатам за день. Отклоненный, поврежденный документ не может быть использован для операций приема / выдачи наличных.
Могут ли сводные учетные регистры храниться с изменениями?
Директива ЦБ РФ, зарегистрированная 11 марта 2014 года под № 3210-У, категорически запрещает исправление информации, уже введенной в кассовые документы – заполненные формы отчетов о внесении / снятии наличных.
Однако этот же нормативный акт позволяет правильно вносить изменения в журнал снятия наличных и, конечно же, в кассовую книгу.
Какие поправки допускаются?
Исправление первичных учетных документов регулируется Законом РФ «О бухгалтерском учете», зарегистрированным под № 402-ФЗ. Особые требования изложены в статье 9 (пункт 7) настоящего нормативного акта. Допустимы следующие способы исправления бухгалтерских документов:
- Первый способ – правильная информация вводится непосредственно в исходную версию ошибочного документа. Неправильные значения перечеркнуты одной линией (значение, которое нужно исправить, должно быть читаемым). Над перечеркнутым значением следует написать соответствующий номер или текст. Слово «Исправлено» поставить рядом с изменением и поставить подпись уполномоченными лицами. Расшифровка подписи обязательна. Дата исправления тоже вводится.
- Второй способ – оформление корректирующего документа аналогично созданию корректирующего счета-фактуры.
- Третий способ – аннулировать ранее оформленные документы, используя метод красного реверса.
Порядок внесения
Категорически запрещается использование корректирующей жидкости для внесения изменений в уже подготовленные кассовые документы.
Допускаются только следующие исправления:
- Неправильно сделанная надпись зачеркивается. Однако буквы и цифры следует зачеркнуть так, чтобы их потом было можно прочитать.
- Необходимое исправление вносится непосредственно над перечеркнутым (неправильным) текстом. Такая корректировка заключается во вводе правильного текста или правильной суммы.Текстовая отметка «Исправлено» ставится на пустые места в документе, который подлежит исправлению, или непосредственно рядом с текстом, который необходимо исправить.Эту отметку должны подписать ответственные лица, уполномоченные оформлять кассовые документы.
- Обязательно переписать все представленные подписи с указанием фактической даты соответствующего исправления.
- Все копии исправленного документа подлежат одинаковому исправлению.
- Заполненные бланки кассовых документов исправлению не подлежат. К таковым относятся сводные кассовые документы (бухгалтерская книга, журнал) и регистры платежей.
