Табель учета рабочего времени это документ, который должен составляться на каждом предприятии. Его заполнением занимается сотрудник кадровой службы или специалист, на которого возложены эти обязанности. Косвенным образом табель участвует в процессах, происходящих в компании. Составление табеля позволяет учесть все время, когда работник присутствовал на работе и на основе этого корректно определить величину вознаграждения работнику. Кроме того этим документом интересуется и налоговая служба. Как правильно оформить табель и какие они бывают, рассмотрим в статье.
Что такое табель учета рабочего времени. Разновидности
Статья 136 ТК РФ предусматривает, что все организации без исключения и предприниматели, у которых есть работники, должны вести табель в обязательном порядке. Этот документ позволяет учитывать выходы сотрудников на работу, а в конечном итоге, рассчитать сумму заработной платы по каждому конкретному работнику.
Табель является первичным документом организации. Налоговая инспекция может попросить при проверке начислений по заработной плате.
Существует 2 формы табеля, утвержденные государством: Т-12, Т-13. Формы документов утверждены постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года. Стоит отметить, что составлять табель по унифицированным формам отпала в 2013 году. В организации можно разработать свою форму табеля.
Табель составляется для того, чтобы:
- Вести учет присутствия работников на месте
- Выявить наличие сверхурочных работ
- Рассчитать заработную плату
- Доказать прогулы работника в случае необходимости
- Использовать его как доказательство в спорах с работником
Получается, что информация, содержащаяся в табеле, играет очень большую роль на предприятии и занимает важное место в кадровом учете.
Мнение эксперта
Любая операция на предприятии должна фиксироваться документами. Поскольку начисление заработной платы тоже является хозяйственной операцией, она должна подтверждаться первичкой, то есть, в данном случае, табелем. На основе табеля составляется и некоторая статистическая отчетность.
Редактор – эксперт по
кадровому делопроизводству,
И. Шабашова
Есть еще один важный момент, который нужно учитывать. Поскольку в нем содержатся персональные данные, табель полностью не выдается на руки работникам (статья 84.1 ТК РФ). В случае увольнения, работник может попросить предоставить выписку из табеля в соответствии со статьей 91 ТК РФ.
Читайте также:
Кто должен составлять табель
Обычно все вопросы, связанные с кадрами, решаются кадровой службой. Составление табеля также входит в их компетенцию.
Если кадрового отдела нет, то составлением табеля занимается сотрудник, которого назначает директор. Табель может вести и сам руководитель компании.
Кто бы не занимался этим важным и ответственным делом, документ должен быть составлен в обязательном порядке.
Какими способами можно заполнить табель
Табель – документ обязательный. При его заполнении применяется 2 способа:
- Каждый день отмечать кто явился, а кто не явился на работу
- Можно записывать только те случаи, которые выбиваются за рамки нормального трудового процесса, то есть только неявки, сверхурочную работу и другие подобные случаи
Первым способом целесообразно пользоваться в случае, если график работы сменный, то есть нужно учитывать количество отработанного времени в общей сумме.
Если работа налажена таким образом, что продолжительность смены фиксирована, то лучше использовать второй способ.
Табель можно заполнять как вручную, так и на компьютере, с помощью специальных программ.
При заполнении табеля вручную не допускаются исправления, помарки, нельзя использовать жидкость для коррекции. Информация должна быть достоверной и вноситься своевременно.
Самые распространенные коды, которые применяются при составлении табеля
При составлении табеля используются общепринятые обозначения, которые понятны всем работникам, работающим с кадрами организации. Таких обозначений достаточно много, они касаются различных аспектов деятельности сотрудников. Приведем самые распространенные из них в таблице.
| Код | Расшифровка |
| Я | Этот код ставится, когда работник выходит на обычную рабочую смену |
|
В |
Так обозначаются нерабочие дни – выходные и праздники |
| С | Код обозначает время сверхурочных работ |
| К | Так отражается командировка |
| ОТ | Ежегодный отпуск |
| Р | Отражение отпуска по беременности и родам |
| Б | В случае, если сотрудник взял больничный лист, проставляется этот код |
| НР | Если сотрудник решил прогулять, то в этот день проставляется такой код |
| НН | Код проставляется в том случае, если работник не вышел на работу и не объяснил причину |
Кроме этих кодов используются еще коды для обозначения различного вида отпусков и других случаев невыхода на работу. В случае необходимости, можно ввести свои коды, обозначающие явки и неявки работников.
Заполнение табеля по форме Т-13
Форма Т-13 является самой распространенной среди всех кадровиков. Несмотря на то, что можно применять неунифицированные бланки, большинство работодателей продолжают пользоваться когда – то введенными формами.
Табель заполняется один раз за календарный месяц, в 1 экземпляре. Отмечается явка сотрудников за каждый день, как правило, подводятся итоги за первую половину месяца и в целом за месяц. Кроме того, обязательно нужно указать сколько выходных дней было в том или ином месяце.
| Что заполняем | Как заполняем |
| Сведения о работодателе | Здесь нужно записать название компании или предпринимателя, указать (при наличии) в каком подразделении составляется табель |
| Реквизиты табеля | Указываем номер табеля (соответствует месяцу) и дату его заполнения. Такой датой является последний день месяца, за который составляется документ. Здесь же указываем за какой период составлен табель, например, с 01.03.2020 по 31.03.2020 |
| Табличная часть документа | Это, наверно, самый важный блок табеля.
В таблице на каждого работника выделена своя строка. В ней указываем фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность. Далее в столбцах нужно прописать табельный номер работника и поставить отметки о явке на работу и о количестве отработанных часов. Подводим итоги за первую половину месяца и за месяц в целом. Если сотрудник отсутствует на работе, это тоже отмечается: проставляется код причины отсутствия и количество часов. Кроме того, указывается количество выходных дней в месяце. Стоит отметить, что информация графы 7-9 нужная для целей бухгалтерского учета и может не заполняться в том случае, если у всех работников 1 код оплаты труда |
| Нижняя часть документа | Табель подписывает его составитель и руководитель отдела, по которому составляется документ. После этого табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы |
Вот так не сложно и достаточно быстро заполняется табель по форме Т-13.
Как составить табель по форме Т-12
Табель формы Т-12 распространен не так широко и используется реже, чем форма Т-13. Дело в том, что данная форма отражает сведения и по расчету заработной платы, а такая конкретика нужна далеко не в каждой организации. В маленьких компаниях и у предпринимателей обычно штат небольшой, поэтому необходимости в составлении такого масштабного документа нет, используются более упрощенные формы.
Документ состоит из 3 блоков:
- Титульный лист
- Лист с данными об учете рабочего времени
- Лист со сведениями о заработной плате
| Что заполняем | Как заполняем |
| Титульный лист | Здесь нужно указать следующие данные:
Название организации или предпринимателя ü ОКПО Номер табеля, соответствует месяцу составления Дата составления табеля Период, за который составлен табель |
| Табличная часть, которая отражает учет отработанного времени | Проставляем порядковый номер
Фамилия, имя отчество сотрудника и его должность Табельный номер работника Отметка о явках на работу и о количестве часов Итоги за первую половину месяца и за месяц в целом Если работник отсутствовал на месте, то это отражается в виде кода и указывается количество часов Количество выходных и праздников в месяце |
| Табличная часть, которая отражает учет заработной платы | Этот раздел – рай для бухгалтера, кадровик мало что поймет в нем.
Проставляем код выплаты. Обычно это сама заработная плата (код 2000) или отпуск (код 2012) ü Указываем счет, на который списываем затраты по заработной плате Ставим количество дней, отработанных за месяц и количество дней отсутствия По каким причинам работник отсутствовал нужно указать и в виде кода и привести количество дней (часов) |
| Нижняя часть табеля | Здесь расписывается сотрудник, который составлял табель и руководитель отдела |
Документ также составляется несложно, не должен вызвать затруднений. Однако не следует забывать, что данная форма
Образец заполнения табеля по форме Т-13
Поскольку табель по форме Т-13 заполняется чаще всего, приведем пример его заполнения. Форма проста, не требует заполнения большого количества данных.
Ответственность за нарушения, связанные с табелем учета рабочего времени
Табель является первичным документом. За нарушения, касающиеся работы с табелем, предусмотрена ответственность. Согласно статье 5.27 КоАП, если табель отсутствует, то наступает ответственность.
| На кого налагается ответственность | Сумма штрафа |
| Должностные лица | 1000-5000 рублей |
| Организации | 30000-50000 рублей |
| Если допущены ошибки | В этом случае решается был ли умысел. Ответственность своя в каждом конкретном случае |
Как видим, ответственность для компании довольно серьезная, поэтому имеет смысл четко выполнять требования законодателя и ежемесячно составлять документ.
Частые ошибки и вопросы по теме
Ошибка 1
Иногда сведения, внесенные в табель, могут измениться в течении дня. Законом не запрещается вносить исправления в табель для отражения полной и правдивой картины. Исправления можно вносить 2 способами:
- Можно составить дополнительную корректирующую форму. Тогда оба бланка должны храниться вместе
- Можно справить исходный документ. Для этого нужно зачеркнуть 1 чертой неверную запись и внести исправительную
Ошибка 2
Работник выполняет свои обязанности в режиме ненормированного дня. Все дни месяца он работал по своему графику, кроме одного дня. В этом случае можно сделать пометку в табеле, что у данного сотрудника рабочий день не нормирован, а можно использовать код (в том числе и разработанный самостоятельно), под которым указывать фактическое количество отработанных часов.
В случае, когда работник отпросился у руководства пораньше, как это отражается в табеле?
Если сотруднику по уважительной причине нужно уйти с работы раньше окончания смены и это согласовано с вышестоящим руководством, то в табеле этот день отмечается кодом «Я», а количество часов указывается по факту работы, в целых единицах.
Каким образом отражается в табеле командировка в выходные дни?
Иногда возникает ситуация, когда сотрудник уезжает в командировку в выходные дни или возвращается из нее. При отражении таких моментов в табеле есть свои нюансы. Если командировка попадает на выходной день, то в эти дни в табеле нужно проставить код РВ. Кроме того, заработная плата начисляется по правилам, отраженным в статье 153 ТК РФ. Она будет исчисляться исходя из оклада, взятого в двойном размере, а не по среднему заработку, как в будние дни.
Табель учета рабочего времени является важным и обязательным документом в любой организации. Его ведение обязательно и карается серьезными штрафами. Табель составляется 1 раз в месяц, на его основе рассчитывается заработная плата по каждому работнику компании. Формы, установленные на законодательном уровне не обязательны к применению, можно разработать свою, которая будет учитывать специфику конкретного предприятия. Однако, большинство работодателей предпочитают применять унифицированные формы и сейчас. Документ существует в 2 видах, какой из них удобнее использовать, решает сама организация.
