Табель учета рабочего времени. Форма Т-12 и Т-13. Образец заполнения

Табель учета рабочего времени это документ, который должен составляться на каждом предприятии. Его заполнением занимается сотрудник кадровой службы или специалист, на которого возложены эти обязанности. Косвенным образом табель участвует в процессах, происходящих в компании. Составление табеля позволяет учесть все время, когда работник присутствовал на работе и на основе этого корректно определить величину вознаграждения работнику. Кроме того этим документом интересуется и налоговая служба. Как правильно оформить табель и какие они бывают, рассмотрим в статье.

Что такое табель учета рабочего времени. Разновидности

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что все организации без исключения и предприниматели, у которых есть работники, должны вести табель в обязательном порядке. Этот документ позволяет учитывать выходы сотрудников на работу, а в конечном итоге, рассчитать сумму заработной платы по каждому конкретному работнику.

Табель является первичным документом организации. Налоговая инспекция может попросить при проверке начислений по заработной плате.

Существует 2 формы табеля, утвержденные государством: Т-12, Т-13. Формы документов утверждены постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года. Стоит отметить, что составлять табель по унифицированным формам отпала в 2013 году. В организации можно разработать свою форму табеля.

Табель составляется для того, чтобы:

  1. Вести учет присутствия работников на месте
  2. Выявить наличие сверхурочных работ
  3. Рассчитать заработную плату
  4. Доказать прогулы работника в случае необходимости
  5. Использовать его как доказательство в спорах с работником

Получается, что информация, содержащаяся в табеле, играет очень большую роль на предприятии и занимает важное место в кадровом учете.

Мнение эксперта

Любая операция на предприятии должна фиксироваться документами. Поскольку начисление заработной платы тоже является хозяйственной операцией, она должна подтверждаться первичкой, то есть, в данном случае, табелем. На основе табеля составляется и некоторая статистическая отчетность.

Редактор – эксперт по

кадровому делопроизводству,

И. Шабашова

Есть еще один важный момент, который нужно учитывать. Поскольку в нем содержатся персональные данные, табель полностью не выдается на руки работникам (статья 84.1 ТК РФ). В случае увольнения, работник может попросить предоставить выписку из табеля в соответствии со статьей 91 ТК РФ.

Читайте также:

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ в 2020 году + скачать

Приказ о приеме на работу (форма Т-1 и Т-1а) + образец 2020

Кто должен составлять табель

Обычно все вопросы, связанные с кадрами, решаются кадровой службой. Составление табеля также входит в их компетенцию.

Если кадрового отдела нет, то составлением табеля занимается сотрудник, которого назначает директор. Табель может вести и сам руководитель компании.

Кто бы не занимался этим важным и ответственным делом, документ должен быть составлен в обязательном порядке.

Какими способами можно заполнить табель

Табель – документ обязательный. При его заполнении применяется 2 способа:

  1. Каждый день отмечать кто явился, а кто не явился на работу
  2. Можно записывать только те случаи, которые выбиваются за рамки нормального трудового процесса, то есть только неявки, сверхурочную работу и другие подобные случаи

Первым способом целесообразно пользоваться в случае, если график работы сменный, то есть нужно учитывать количество отработанного времени в общей сумме.

Если работа налажена таким образом, что продолжительность смены фиксирована, то лучше использовать второй способ.

Табель можно заполнять как вручную, так и на компьютере, с помощью специальных программ.

При заполнении табеля вручную не допускаются исправления, помарки, нельзя использовать жидкость для коррекции. Информация должна быть достоверной и вноситься своевременно.

Самые распространенные коды, которые применяются при составлении табеля

При составлении табеля используются общепринятые обозначения, которые понятны всем работникам, работающим с кадрами организации. Таких обозначений достаточно много, они касаются различных аспектов деятельности сотрудников. Приведем самые распространенные из них в таблице.

Код Расшифровка
Я Этот код ставится, когда работник выходит на обычную рабочую смену

В

Так обозначаются нерабочие дни – выходные и праздники
С Код обозначает время сверхурочных работ
К Так отражается командировка
ОТ Ежегодный отпуск
Р Отражение отпуска по беременности и родам
Б В случае, если сотрудник взял больничный лист, проставляется этот код
НР Если сотрудник решил прогулять, то в этот день проставляется такой код
НН Код проставляется в том случае, если работник не вышел на работу и не объяснил причину

Кроме этих кодов используются еще коды для обозначения различного вида отпусков и других случаев невыхода на работу. В случае необходимости, можно ввести свои коды, обозначающие явки и неявки работников.

Заполнение табеля по форме Т-13

Форма Т-13 является самой распространенной среди всех кадровиков. Несмотря на то, что можно применять неунифицированные бланки, большинство работодателей продолжают пользоваться когда – то введенными формами.

Табель заполняется один раз за календарный месяц, в 1 экземпляре. Отмечается явка сотрудников за каждый день, как правило, подводятся итоги за первую половину месяца и в целом за месяц. Кроме того, обязательно нужно указать сколько выходных дней было в том или ином месяце.

Что заполняем Как заполняем
Сведения о работодателе Здесь нужно записать название компании или предпринимателя, указать (при наличии) в каком подразделении составляется табель
Реквизиты табеля Указываем номер табеля (соответствует месяцу) и дату его заполнения. Такой датой является последний день месяца, за который составляется документ. Здесь же указываем за какой период составлен табель, например, с 01.03.2020 по 31.03.2020
Табличная часть документа Это, наверно, самый важный блок табеля.

В таблице на каждого работника выделена своя строка.

В ней указываем фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность.

Далее в столбцах нужно прописать табельный номер работника и поставить отметки о явке на работу и о количестве отработанных часов.

Подводим итоги за первую половину месяца и за месяц в целом.

Если сотрудник отсутствует на работе, это тоже отмечается: проставляется код причины отсутствия и количество часов. Кроме того, указывается количество выходных дней в месяце.

Стоит отметить, что информация графы 7-9 нужная для целей бухгалтерского учета и может не заполняться в том случае, если у всех работников 1 код оплаты труда

Нижняя часть документа Табель подписывает его составитель и руководитель отдела, по которому составляется документ. После этого табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы

Вот так не сложно и достаточно быстро заполняется табель по форме Т-13.

Как составить табель по форме Т-12

Табель формы Т-12 распространен не так широко и используется реже, чем форма Т-13. Дело в том, что данная форма отражает сведения и по расчету заработной платы, а такая конкретика нужна далеко не в каждой организации. В маленьких компаниях и у предпринимателей обычно штат небольшой, поэтому необходимости в составлении такого масштабного документа нет, используются более упрощенные формы.

Документ состоит из 3 блоков:

  1. Титульный лист
  2. Лист с данными об учете рабочего времени
  3. Лист со сведениями о заработной плате
Что заполняем Как заполняем
Титульный лист Здесь нужно указать следующие данные:

Название организации или предпринимателя

ü ОКПО

Номер табеля, соответствует месяцу составления

Дата составления табеля

Период, за который составлен табель

Табличная часть, которая отражает учет отработанного времени Проставляем порядковый номер

Фамилия, имя отчество сотрудника и его должность

Табельный номер работника

Отметка о явках на работу и о количестве часов

Итоги за первую половину месяца и за месяц в целом

Если работник отсутствовал на месте, то это отражается в виде кода и указывается количество часов

Количество выходных и праздников в месяце

Табличная часть, которая отражает учет заработной платы Этот раздел – рай для бухгалтера, кадровик мало что поймет в нем.

Проставляем код выплаты. Обычно это сама заработная плата (код 2000) или отпуск (код 2012)

ü Указываем счет, на который списываем затраты по заработной плате

Ставим количество дней, отработанных за месяц и количество дней отсутствия

По каким причинам работник отсутствовал нужно указать и в виде кода и привести количество дней (часов)

Нижняя часть табеля Здесь расписывается сотрудник, который составлял табель и руководитель отдела

Документ также составляется несложно, не должен вызвать затруднений. Однако не следует забывать, что данная форма

Образец заполнения табеля по форме Т-13

Поскольку табель по форме Т-13 заполняется чаще всего, приведем пример его заполнения. Форма проста, не требует заполнения большого количества данных.

Ответственность за нарушения, связанные с табелем учета рабочего времени

Табель является первичным документом. За нарушения, касающиеся работы с табелем, предусмотрена ответственность. Согласно статье 5.27 КоАП, если табель отсутствует, то наступает ответственность.

На кого налагается ответственность Сумма штрафа
Должностные лица 1000-5000 рублей
Организации 30000-50000 рублей
Если допущены ошибки В этом случае решается был ли умысел. Ответственность своя в каждом конкретном случае

 

Как видим, ответственность для компании довольно серьезная, поэтому имеет смысл четко выполнять требования законодателя и ежемесячно составлять документ.

Частые ошибки и вопросы по теме

Ошибка 1

Иногда сведения, внесенные в табель, могут измениться в течении дня. Законом не запрещается вносить исправления в табель для отражения полной и правдивой картины. Исправления можно вносить 2 способами:

  • Можно составить дополнительную корректирующую форму. Тогда оба бланка должны храниться вместе
  • Можно справить исходный документ. Для этого нужно зачеркнуть 1 чертой неверную запись и внести исправительную

Ошибка 2

Работник выполняет свои обязанности в режиме ненормированного дня. Все дни месяца он работал по своему графику, кроме одного дня. В этом случае можно сделать пометку в табеле, что у данного сотрудника рабочий день не нормирован, а можно использовать код (в том числе и разработанный самостоятельно), под которым указывать фактическое количество отработанных часов.

В случае, когда работник отпросился у руководства пораньше, как это отражается в табеле?

Если сотруднику по уважительной причине нужно уйти с работы раньше окончания смены и это согласовано с вышестоящим руководством, то в табеле этот день отмечается кодом «Я», а количество часов  указывается по факту работы, в целых единицах.

Каким образом отражается в табеле командировка в выходные дни?

Иногда возникает ситуация, когда сотрудник уезжает в командировку в выходные дни или возвращается из нее. При отражении таких моментов в табеле есть свои нюансы. Если командировка попадает на выходной день, то в эти дни в табеле нужно проставить код РВ. Кроме того, заработная плата начисляется по правилам, отраженным в статье 153 ТК РФ. Она будет исчисляться исходя из оклада, взятого в двойном размере, а не по среднему заработку, как в будние дни.

Табель учета рабочего времени является важным и обязательным документом в любой организации. Его ведение обязательно и карается серьезными штрафами. Табель составляется 1 раз в месяц, на его основе рассчитывается заработная плата по каждому работнику компании. Формы, установленные на законодательном уровне не обязательны к применению, можно разработать свою, которая будет учитывать специфику конкретного предприятия. Однако, большинство работодателей предпочитают применять унифицированные формы и сейчас. Документ существует в 2 видах, какой     из них удобнее использовать, решает сама организация.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector