Отчетность по форме 6-НДФЛ, как обязательный документ для сдачи работодателями, была введена приказом ФНС РФ № ММВ-7-11/450 от 14.10.2015г. Этот отчет аккумулирует информацию по всем гражданам, получивших доходы от работодателя, о проведенных начислениях доходов и выплаченных суммах доходов наемным работникам, а также данные об использованных налоговых вычетов, в том числе данные об удержанном НДФЛ в предыдущих отчетных периодах.
В 2020 году действителен бланк 6-НДФЛ, который был первоначально создан, но с внесенными в него изменениями, согласно Приказу ФНС РФ от 17.01.2018г. № ММВ-7-11/18@. Актуальный бланк формы для заполнения и сдачи можно скачать на сайте ФНС.
Действующий бланк формы 6 НДФЛ представлен титульным листом и двумя разделами. Ни один из разделов не претерпел серьезных изменений по сравнению с образцом 2016г. Трансформация коснулась титульного листа, его несколько расширили, добавив строки для внесения отметок о формах проведенных реорганизаций фирмы и соответствующими данными о новых реквизитах. Правопреемники реорганизованной фирмы заполняют добавленные строки в том случае, когда должны за нее отчитаться.
Среди новшеств следует отметить иные коды для обозначения мест предоставления отчета.
Кодировка мест передачи расчета 6-НДФЛ в соответствии последними законодательными изменениями
Используемый в 2020 году код | Вид места, где должен быть представлен расчет 6-НДФЛ |
120 | Место проживания индивидуального предпринимателя |
124 | Предоставляется по месту проживания главы фермерского хозяйства |
125 | Место, где проживает адвокат |
126 | Предоставляется по месту, где проживает нотариус |
213 | По месту, где учтен данный субъект предпринимательства как крупнейший налогоплательщик |
214 | Предоставляется по месту расположения организации РФ, которая не является крупнейшим налогоплательщиком |
215 | Предоставляется по месту, где расположен правопреемник организации, которая не является крупнейшим налогоплательщиком |
216 | Предоставляется по месту, где расположен правопреемника, который является крупнейшим плательщиком налогов |
220 | Предоставляется по месту, где расположено отдельное подразделение организации РФ |
320 | По месту, где индивидуальный предприниматель занимается своей деятельностью |
335 | По месту расположения отдельного филиала организации иностранного государства на территории РФ |
На кого распространяются обязательства по сдаче отчетности 6-НДФЛ
Все юридические лица, включая организации, фирмы, предприятия и т.д., и индивидуальные предприниматели, использующие в своей деятельности труд наемных работников и отплачивающие его должны предоставить в налоговую инспекцию расчет 6-НДФЛ.
При наличии у предприятия отдельных филиалов, где трудятся сотрудники, расчет 6-НДФЛ сдается по каждому из них в отдельности.
Читайте также:
Сдавать или не сдавать налоговым агентам расчет 6-НДФЛ без показателей в 2020 году
По этому вопросу существует несколько разъяснений налоговой службы, это письма ФНС от 04.05.2016г. № БС-4-11/7928 и от 23.03.2016г. № БС-4-11/4901. Согласно писем ФНС, при отсутствии выплат доходов в течение отчетного периода налогоплательщики могут не сдавать данный расчет. Но как показывает практика, не всегда в подобных ситуациях удается налогоплательщикам избежать штрафных санкций со стороны налоговой службы или же блокировки расчетного счета. Поэтому, рекомендуем, чтобы избежать неприятностей, сдавать расчет 6-НДФЛ заполненный нулевыми показателями.
До какой даты необходимо предоставить расчет 6-НДФЛ, чтобы не нарушить законодательно установленные сроки сдачи в 2020 году
Расчет 6-НДФЛ сдается работодателями каждый квартал за всех наемных работников.
№ п/п | Отчетный период | Когда надо предоставить расчет |
1 | Первый квартал 2020 г. | До 03.05.2020г. |
2 | Шесть месяцев 2020г. | До 31.07.2020г. |
3 | Девять месяцев 2020г. | До 31.10.2020г. |
4 | Двенадцать месяцев или год 2020 | До 01.04.2020г. |
Каким способом можно передать расчет 6-НДФЛ в отделение налоговой инспекции и что будет считаться датой сдачи отчета
Вид предоставления расчета 6-НДФЛ | Что принимается за дату сдачи | Что подтверждает сдачу расчета |
Электронный вид | Когда была получена квитанция об отправке | Квитанция
|
Почтой | Дата, которая была указана сотрудником почтового отделения на описи вложения | Уведомление об отправке |
Лично | Дата, прописанная сотрудником ФНС при предоставлении расчета в отделение налоговой службы | Второй экземпляр расчета с отметкой сотрудника ФНС |
Представитель работодателя | Дата, прописанная сотрудником ФНС при предоставлении расчета в отделение налоговой службы | Второй экземпляр расчета с отметкой сотрудника ФНС |
Практические рекомендации по заполнению расчета 6-НДФЛ в 2020 году
- Для заполнения расчета 6-НДФЛ используют на предприятии данные учетных регистров по НДФЛ:
- О доходах, которые были начислены и выплачены работодателем наемным сотрудникам;
- О суммах НДФЛ;
- О размерах налоговых вычетов, используемых работниками.
- В форму сведения заносятся нарастающим итогом.
- Каждый лист расчета должен быть полностью заполнен.
- Заполняя форму, запрещается:
- Исправлять ошибки с помощью корректора;
- Во избежание порчи бумаги скреплять странички отчета.
- Заполняются поля с числовыми показателями в рублях и копейках, по НДФЛ суммы вносят в рублях. В случае отсутствия выплаченных доходов соответствующие им ячейки заполняют нулями.
- Все странички бланка расчета должны быть пронумерованы, включая и титульный лист.
- Если расчет заполняется вручную, то допустимо использовать ручку с черным, фиолетовым или синим цветом.
- При заполнении расчета с использованием компьютерной техники необходимо печатать шрифтом Courier New .
- Размер шрифта при заполнении расчета с использованием компьютерной техники должен быть величиной 16-18.
- Поля расчета, как числовые, так и текстовые заполняются слева направо.
- По каждому коду ОКТМО форма расчета заполняется отдельно.
- Каждая страничка расчета 6-НДФЛ предусматривает подтверждение достоверности данных, отраженных в ней. Указанные сведения подтверждаются личной подписью руководителя, а также датой предоставления расчета.
- В расчет не включаются доходы, которые не подлежат обложению НДФЛ (пособия, алименты и пр.) (ст. 217 НК РФ).
Рассмотрим порядок заполнения расчета 6 НДФЛ с подробным построчным описанием и на конкретном примере.
Исходные данные. ООО «Крым» стало работать в 2018 году. По штатному расписанию на предприятии 12 работающих человек, пять из которых имеют право на ежемесячные, так называемые, «детские» вычеты в размере 1400 руб.
За период работы предприятия (с декабря 2018 года) была начислена заработная плата:
– декабрь 2018 года – 490,0 тыс. руб.;
– за январь 2020 года – 505,0 тыс. руб. ;
– за февраль 2020 года – 449,0 тыс. руб.;
– за март 2020 года – 470,0 тыс. руб.
Кроме зарплатных выплат на предприятии была выплачена материальная помощь одному из сотрудников и оплачен лист нетрудоспособности.
10.02.2020г. сотруднику Карпову Т.М. на основании его заявления выплатили материальную помощь в размере 17,0 тыс. руб., с учетом необлагаемой суммы в размере 4,0 тыс. руб. с нее был начислен НДФЛ 1690 руб.(17000-4000)х13%).
24.02.2020г. работник Веселову К.М. предоставил лист по нетрудоспособности (сумма пособия – 13,5 тыс. руб., в т.ч. НДФЛ 1755 руб.). Сумма пособия была виплачена в тот же день что и заработная плата за февраль 2020 г. 06.03.2020г.
Расчетные данные для заполнения формы 6-НДФЛ
Дата осуществления выплат | Сумма выплат, руб. | Размер вычетов, руб. | Размер налога НДФЛ, руб. |
08.01.2020 | 490000 | 7000 (1400х5) | 62790 |
09.02.2020 | 505000 | 7000 (1400х5) | 64740 |
10.02.2020 | 17000 | 4000 | 1690 |
06.03.2020 | 449000 | 7000(1400х5) | 57460 |
06.03.2020 | 13500 | – | 1755 |
08.04.2020 | 470000 | 7000 (1400х5) | 60190 |
Итого | 1944500 | 32000 | 248625 |
Заполнение формы 6-НДФЛ начинается с внесения реквизитов организации. При сдаче отчета первоначально поле с указанием числа корректировок заполняется нулевыми показателями «000». При последующих сдачах уточняющих расчетов прописывают их номера по возрастающему числовому ряду, например, «001», «003».
Титульный лист | ||
Название ячейки расчета | Порядок заполнения | Пример заполнения |
Отчетный период | Каждый отчетный период имеет свой код, так, например, 1- квартал обозначается – 21 | 21 |
Налоговый период | Означает год, за который был произведен расчет | 2020 |
Код налогового органа | Все ИНФС РФ имеют индивидуальные коды представленные четырехзначным числом | Межрайонная ИФНС РФ по РК № 8 по г. Ялта – 9103 |
Код места нахождения | Выбирается исходя из формы собственности организации | Для Юридических лиц – 214 |
1 раздел расчета 6-НДФЛ | ||
Номер поля | Что следует указать | Пример заполнения |
010 | Указать применяемую ставку налога | 13,0 % |
020 | Размер выплаченного дохода работников, накопительным итогом с начала года | 1454500 руб. |
025 | Прописывают размер полученных дивидендов (если есть) | – |
030 | Сумма вычетов | 25000 руб. |
040 | Указать сумму исчисленного налога | |
045 | Следует указать величину налога на полученные работников дивиденды | – |
050 | Здесь прописывается сумма выплат иностранцам, работающим в РФ по патенту | – |
060 | Надо указать количество наемных работников, которым был выплачен доход в отчетном периоде | 12 |
070 | Эта строка предполагает заполнение общей суммой уже удержанного работодателем налога | 188435 руб. |
080 | Здесь надо записать размер не удержанного налога, в случае выплат наемным работникам в натуральной форме вознаграждения | – |
090 | Эта строка предназначена для указания суммы налога, возвращенной работодателем сотруднику | – |
2 раздел расчета 6-НДФЛ | ||
100 | Здесь следует прописать фактические даты получения дохода (ст. 223 НК РФ) | |
110 | Эта строка предназначена для указания дат, когда был удержан налог (ст. 226 НК РФ) | |
120 | Здесь следует прописать даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет (ст. 226 НК РФ). | |
130 | Проставляется сумма дохода, включающая НДФЛ | |
140 | Записывается величина уже удержанного налога |
Заполнение 2 раздела расчета 6-НДФЛ по исходным данным нашего примера по ООО «Крым»
Строка 130 | Строка 100 | Строка 110 | Строка 120 | |
490000 | 31.12.2018г. | 08.01.2020г. | 09.01.2020 | |
505000 | 31.01.2020г. | 09.02.2020г. | 10.02.2020 | |
449000 | 28.02.2020г. | 06.03.2020г. | 10.03.2020 | |
17000 | 10.02.2020 | 10.02.2020 | 11.02.2020 | |
13500 | 06.03.2020 | 06.03.2020 | 01.04.2020 |
Расчет сдается с подписью руководителя организации, если налогоплательщик – индивидуальный предприниматель – то непосредственно сам индивидуальный предприниматель или его представитель по доверенности.
Если расчет предоставлен в отделение налоговой инспекции с ошибками или неточностями, то необходимо будет предоставить еще и уточненный расчет, во избежание штрафных санкций от сотрудников налоговой инспекции.
Важно помнить, что при заполнении уточненного расчета надо прописать номер каждой выполненной корректировки.
Самые распространенные ошибки при заполнении 6-НДФЛ
– Не соблюдены требования по заполнению бланка (ячейки не заполнены, ИНН указаны с ошибками и др.).
– Нормативно-расчетные (прописаны не соответствующие ситуации ставки налога, допущены ошибки в расчетах, указано неверное количество физических лиц, получивших доход и т.д.).
– Не соблюдены логические требования (даты указаны ошибочно и без логической увязки, например, нет связи между датой получения дохода по факту и временем начисления, перечисления и удержания налога).
Виды нарушений при заполнении и сдачи расчетов по форме 6-НДФЛ и соответствующие им санкции
Вид нарушения | Санкции | Основание применения санкций |
Не соблюдены сроки предоставления расчета | Штраф 1,0 тыс. руб. за каждый месяц, прошедший после отчетного периода на организацию | п.1.2 ст. 126 НК РФ |
Штраф в размере 300-500 рублей на должностное лицо | ч.1 ст.15.6 КоАП РФ | |
Допущены в расчете ошибки | Штраф возлагается на предприятие в размере 500 руб. | п.1 ст. 126.1 НК РФ |
Нарушение регламента вида предоставления расчета | Штраф на организацию в размере 200 руб. | ст. 119.1 НК РФ |
Обнаруженные ошибки в расчете не станут основанием для начисления штрафа в том случае, если они не привели к уменьшению платежей в бюджет.
В том случае, когда налогоплательщик смог самостоятельно обнаружить и исправить ошибки и неточности в расчете и сделал это раньше, чем инспекторы налоговой службы, он также может избежать штрафных санкций.