На данный момент в Пенсионный фонд работодателями сдаются всего несколько отчетов. После того, как функции по сбору взносов были переданы в налоговую инспекцию, фонд получает информацию о каждом сотруднике предприятия и о периодах его трудовой деятельности. Поскольку существующие ныне формы отчетов для Пенсионного фонда содержат сведения исключительно о трудовой деятельности работников, другим контролирующим органам они абсолютно не интересны. Одним из таких отчетов, из которого можно узнать все о деятельности сотрудника в течение года, является форма СЗВ – Стаж. Это, наверно, самая глобальная форма, которую работодатели должны сдавать в фонд. Рассмотрим ее подробнее.
Новая форма СЗВ – Стаж для Пенсионного фонда
Информация о стаже работников интересна только Пенсионному фонду, так как его работники занимаются начислением пенсий гражданам нашей страны. Сводным отчетом, который отражает всю деятельность каждого работника на предприятии, является СЗВ – Стаж.
Форма СЗВ – Стаж является годовой и сдается 1 раз в год.
Нынешняя форма отчета введена постановлением правления ПФР №507п от 06.12.2018 года. Все предприниматели и компании, у которых есть наемные сотрудники или работники по договорам гражданско – правового характера, сдают данную форму в Пенсионный фонд.
Кроме того, если учредитель является директором компании, но не трудоустроен в ней, то на него тоже нужно заполнять отчет.
| ВАЖНО! Если в компании или у предпринимателя есть наемные работники, то отчет составляется в любом случае, даже если за период работникам не было никаких выплат |
Отчет нужно подавать в свое отделение ПФР, по месту юридического адреса организации или прописки у предпринимателя. Это закреплено в пункте 1 статьи 11 закона №27-ФЗ от 01.04.1996 года.
Следует учитывать, что нулевая отчетность СЗВ – Стаж не сдается. Если в качестве директора выступает единственный учредитель, но он не трудоустроен и не получает заработную плату, то подавать отчет в этом случае нужно обязательно. Такой директор отражается в отчете с кодом НЕОПЛ.
Мнение эксперта
До 2018 года оформление отчета производилось согласно постановлению Правительства №3п от 11.01.2017 года. Теперь формы СЗВ – Стаж и ОДВ – 1 изменились и регламентируются постановлением №507п от 06.12.2018 года. Кардинальных изменений нет, но, например, графа 14 сменила наименование и теперь в ней указываются конечные даты года, в котором произошло увольнение работников.
Эксперт Контур.Экстерн, Е. Кулакова
Кроме формы СЗВ – Стаж необходимо подать форму ОДВ – 1, где будет отражена следующая информация:
- По какому количеству лиц раскрывается информация о длительности трудовой деятельности
- Об общих суммах годовых взносов с разделением по видам, о задолженности на начало и конец периода
- О тех, кто может выйти на пенсию досрочно, также указывается количество таких работников
СЗВ – Стаж и ОДВ – 1 всегда сдаются в тандеме.
Сроки сдачи отчетной формы
Как известно, форма является годовой, На его формирование и подачу отводится достаточное количество времени. Направить форму в фонд необходимо до 1 марта. И здесь есть своя специфика.
Обычно, если последняя дата сдачи отчета приходится на нерабочий день, то она сдвигается на ближайший рабочий день. Однако в отношении данного отчета такое правило неприменимо. Поэтому если последний день сдачи отчета выпадает на нерабочий день, то форму нужно подать заранее.
Из правила, как всегда, существуют исключения. В этих случаях форма будет предоставляться не по прошествии года, а в другие сроки. Рассмотрим самые распространенные из них в таблице.
| Кто подает отчет | Случаи сдачи отчета не по итогам года | Время предоставления отчета |
| Сотрудник, который собирается на пенсию и написал заявление | При назначении пенсии | В течение 3 календарных дней с момента написания заявления |
| Индивидуальный предприниматель | Когда деятельность прекращается | Дается 1 месяц со дня решения о прекращении деятельности |
| Предприниматель – банкрот | До предоставления конкурсным управляющим своего отчета в арбитражный суд | |
| Организация, которая находится на стадии ликвидации | Организация ликвидируется | Дается 1 месяц со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса |
| До подачи конкурсным управляющим своего отчета в суд |
Какими способами можно предоставить отчет в фонд
Отчет может быть сдан следующими способами:
- Можно придти лично к специалисту фонда и сдать отчет ему. Для этого надо распечатать форму в 2 экземплярах. На своем экземпляре организация получит отметку о принятии
- Обязательная сдача отчета в электронном виде, предусмотрена для налогоплательщиков, у которых в штате 24 и более человек. Но при желании, отчет по ТКС может представить любой налогоплательщик
- И, конечно же, никто не отменял отправку отчета по почте. Отчет отправляем ценным письмом, прикладываем опись. Вторые экземпляры и квитанцию об оплате храним у себя.
Состав отчетной формы СЗВ – Стаж
Отчет состоит из 5 разделов:
1 – сведения о работодателе
2 – отчетный период
3 – данные о деятельности физических лиц
4 – сведения о величине взносов
5 – сумма взносов по договорам досрочного пенсионного обеспечения
Два самых больших блока отчета – это сведения о работодателе и сведения о самих работниках. Покажем в таблице, какую информацию нужно заполнить в этих блоках.
| Сведения о работодателе | Сведения о работниках |
| ü Указывается краткое название организации
ü Номер, который был получен при регистрации компании в Пенсионном фонде ü ИНН/КПП ü Год, за который подается отчет ü Тип сведений. Сведения в отчете могут быть исходными, дополняющими или при назначении пенсии |
ü Пишем фамилию, имя, отчество каждого работника
ü Далее указываем номер, который присвоился при регистрации в ПФР ü Необходимо указать все периоды работы за год ü Нужно назвать причины, по которым стаж учитывается особым образом или имеется право на досрочный выход на пенсию |
Заполнение формы отчета по графам
| Раздел | Как заполнить |
| Информация о компании – страхователе, тип сведений в отчете | В первом разделе формы необходимо прописать все сведения, касающиеся идентификации организации. Сюда входят:
1. Номер, под которым компания значится в Пенсионном фонде. Он присваивается после регистрации организации в качестве юридического лица 2. ИНН/КПП. Эти номера кочуют из отчета в отчет, служат для идентификации и быстрого поиска контрагента 3. Название организации, без него тоже не обходится ни одна форма. В данном случае надо указать краткое наименование 4. Здесь же нужно показать какой тип сведений сдается в фонд. Изначально все отчеты подаются с типом «исходящая». Дополнительный тип ставится в случае, если что – то пошло не так и приходится подавать новые сведения к уже сданному отчету Форма с типом «назначение пенсии» подается в том случае, если у сотрудника предприятия подошел срок выхода на пенсию и он решил уйти на заслуженный отдых |
| Отчетный период | Второй раздел отчета самый маленький. В нем указывается только год, за который компания подает сведения |
| Информация о времени работы каждого сотрудника | Информация из раздела очень важна для каждого сотрудника, на ее основе сотрудники Пенсионного фонда будут формировать данные о стаже, а, соответственно, и назначать пенсию.
Это самый большой раздел отчета, заполняется для удобства в табличном виде. Заполнение раздела начинается с простановки порядкового номера записи и указания фамилии, имени и отчества работников. Далее следует внимательно внести номер СНИЛС работника. Время работы в организации указывается в формате «с … до …». Следующая графа, которую заполняют все работодатели касается исчисления трудового стажа, указываем в ней дополнительный сведения, то есть код, соответствующий периоду работы. Если в течение года работники увольнялись, то в графе 14 нужно проставить конечные даты года их увольнения. Остальные столбцы касаются Особых условий местности и труда, применяются при досрочном назначении пенсии. |
| Величина начисленных и уплаченных взносов на ОПС | Этот раздел работодатель заполняет только в одном случае – если сотрудник выходит на пенсию. Во всех остальных случаях он остается пустым |
| Последний раздел касается договоров негосударственного пенсионного страхования | Если такие договоры отсутствуют, то раздел не заполняется. Если же такие пенсионные договоры присутствуют, то указывается величина взносов, перечисленных по таким договорам |
Какая ответственность грозит налогоплательщикам при подаче СЗВ – Стаж
| Нарушение | Штраф |
| Нарушения, касающиеся статьи 17 закона №27-ФЗ:
1. Отчет не сдан 2. Налогоплательщик запоздал со сдачей |
500 рублей за каждое застрахованное лицо |
| В случае, если отчет сдан в электронном виде, но его форма не актуальна | 1000 рублей |
| Согласно статьи 15.33.2 КоАП РФ может быть наложен штраф на должностное лицо | 300-500 рублей |
| Нарушение части 1 статьи 5.27 КоАП РФ – если не выдана выписка из СЗВ – Стаж | Ø Должностные лица отделаются либо предупреждением, либо штрафом 3000-5000 рублей
Ø Предприниматель получит штраф от 1000 до 5000 рублей Ø На организацию накладывается штраф в размере от 30000 до 50000 рублей |
Пример оформления отчета СЗВ – Стаж
В большинстве случаев заполненный отчет выглядит именно так. Вопросов по заполнению первых 5 граф не возникает, наверно, ни у кого. В графах, касающихся периодов работы, нужно указать когда человек начал свою деятельность и когда закончил в пределах года. Также здесь указываются периоды, когда работник брал отпуск, болел и другие подобные случаи. В графе 11 при этом ставится буквенный код, соответствующий таким периодам. Если сотрудник в течение отчетного года уволился, необходимо проставить дату его увольнения в столбце 14. Остальные графы табличной части отчета показывают есть ли какие – либо условия для назначения пенсии досрочно.
Читайте также:
Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме
Ошибка 1
Прежде чем сдавать форму в Пенсионный фонд нужно обязательно проверить ее посредством специальной программы, доступной на сайте фонда в открытом доступе. Если ошибки не были обнаружены, тогда с чистой совестью отправляем отчет. Но бывает, что отчет проверку не проходит. И здесь может быть 2 варианта:
- Отчет не принят. Это ошибка с кодом 50. Может быть неверно указан ИНН или регистрационный номер компании, некорректная электронная подпись. В этом случае в течение 5 рабочих дней необходимо устранить ошибки и еще раз переслать отчет с типом «исходная»
- Отчет принят только частично. Это ошибки 30 и 40. Эти ошибки говорят о том, что в отчете присутствуют лишние символы и знаки, ошибки присутствуют при заполнении сведений о работнике. В этой ситуации также в течение 5 рабочих дней нужно представить отчет с типом «дополняющая» по тем сотрудникам, по которым были выявлены ошибки.
Куда нужно сдавать отчет по форме СЗВ – Стаж, если компания имеет обособленные подразделения?
Здесь важную роль играет тот момент, зарегистрировано обособленное подразделение в Пенсионном фонде как страхователь или нет. Если такая регистрация есть, то отчет необходимо сдать в то отделение фонда, где подразделение зарегистрировано.
Следует отметить, что форма отчета еще очень молода. Все без исключения работодатели сдавали данную форму впервые в этом году. Отчет не сложен в заполнении, содержит всю информацию, которая необходима для определения пенсии гражданина. Поскольку ценных данных для других контролирующих органов в форме не содержится, она полностью находится в ведении Пенсионного фонда России. Благодаря этому отчету трудовая деятельность каждого сотрудника становится абсолютно прозрачной для фонда.
Отчет сдается по итогам года. Его можно заполнять как вручную, так и в электронном виде. Перед отправкой формы ее нужно обязательно проверить в специальной проверочной программе, чтобы избежать ошибок и дальнейших исправлений.
Сотрудник предприятия, который заполняет данную форму, должен быть предельно внимательным, поскольку информация отчета касается лично каждого сотрудника и является одним из оснований при начислении пенсии.
