Инвентаризация проводится периодически для проверки фактического наличия необходимого количества бланков строгой отчетности на предприятии и для подтверждения того, что количество и состав документов соответствуют учетной информации.
Процесс такой проверки должен осуществляться в соответствии с конкретными принципами, вытекающими из практики бухгалтерского учета и указаний нормативных актов. Кроме того, очень важно правильно провести процедуру и оценить результаты инвентаризации. Соблюдение установленных требований поможет избежать потенциальных проблем.
Важным нюансом является то, что с 01.07.2018 большинство субъектов хозяйствования (продавцов), осуществляющих расчеты с физическими лицами (покупателями) наличными, должны подготовить электронные бланки строгой отчетности, которые, как известно, создаются и распечатываются современными кассовыми аппаратами.
Речь идет об использовании онлайн-касс – фискальных устройств, передающих в налоговые органы информацию о расчетах с покупателями через интернет. Такая практика значительно упрощает операции по контролю за наличностью, но предполагает дополнительные технические требования к предприятиям и предпринимателям.
Стоит отметить, что частные организации и предприниматели, которые уже разрабатывают и выпускают электронные бланки строгой отчетности, не обязаны проводить инвентаризацию.
Эти люди больше не обязаны проводить аудит БСО. С другой стороны, те компании и индивидуальные предприниматели, которые имеют право на законных основаниях проводить денежные расчеты с физическими лицами без использования онлайн-касс и выдачи кассовых (фискальных) чеков, должны будут использовать стандартные формы БСО, периодически проводя инвентаризацию.
Как учитываются БСО: особенности процедуры
Бланки строгой отчетности включают в себя различные документы, которые заменяют кассовые (фискальные) чеки, созданные с помощью кассовой системы.
Это могут быть квитанции о выставлении счетов, билеты, идентификационные формы, формы подписки, сертификаты, подтверждения, приглашения, пустые квитанции / чековые книжки и другие подобные формы.
Экономические операторы могут разрабатывать свои собственные формы или использовать стандартные шаблоны.
Такие формы должны соответствовать следующим требованиям:
- Наличие обязательных данных.
- Требуемый уровень безопасности.
- Машиносчитываемая шестизначная нумерация.
- Типографский способ печати.
Вывод бухгалтерских записей, напечатанных на бумаге, тщательно контролируется ответственными сотрудниками по названию и серии / номеру.
Формы записываются на бухгалтерский счет 006, который является забалансовым счетом. Записи по таким формам ведутся в соответствии с их договорной сметой затрат.
Учет должен вестись по местам ответственного хранения бланков бухгалтерского учета.
Бланки заблаговременно регистрируются в специальном реестре с целью их шнуровки и нумерации. Такой реестр должен быть заверен подписями руководителя и главного бухгалтера хозяйствующего субъекта. Если организация / предприниматель использует печать (штамп), должна быть поставлена соответствующая печать. Для такого реестра существует рекомендованная форма. Предприниматель может разработать и использовать собственный шаблон. Хранение БСО осуществляется в безопасных условиях.
Когда проводится ревизия?
Инвентаризация БСО является важным аспектом их эксплуатации и учета. Аудит проводится ответственными сотрудниками в следующих типичных ситуациях:
- меняются сотрудники, ответственные за хранение бланков строгой отчетности;
- идет ликвидация / реорганизация компании;
- произошло стихийное бедствие или любая другая чрезвычайная ситуация, в результате которой формы были повреждены;
- выявлены факты хищения или умышленного уничтожения БСО;
- проводится регулярная инвентаризация, проводимая перед окончательным отчетом за данный год.
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации бланков строгой отчетности необходимо следовать порядку, предусмотренному специальными методическими указаниями, разработанными и утвержденными Минфином РФ (приказ № 49 от 13 июня 1995 г.).
Это относится к правилам инвентаризации, регулируемым этим официальным департаментом для контроля финансовых активов и обязательств хозяйствующего субъекта.
Порядок проведения инвентаризации БСО предусматривает последовательное выполнение следующих этапов:
- Администрация издает специальный распорядительный акт (приказ) (причину и сроки необходимо указать). Этим же постановлением регулируется назначение инвентаризационной комиссии (ее состав и полномочия).
- Комиссия пересчитывает имеющиеся бланки строгой отчетности с учетом их нумерации. Фактическое количество и общий состав форм сопоставляется с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация завершается внесением соответствующих записей.
- Если есть какие-либо расхождения между фактической информацией и данными бухгалтерского учета, следует подготовить акт сверки.
- Если удалось установить виновных в нехватке / избытке, налагается соответствующий штраф. Это решение обязательно оформляется в виде письменного приказа руководства предприятия.
Комитет по аудиту должен состоять не менее чем из 3 человек. Подробный состав комиссии утверждается упомянутым выше исполнительным постановлением. В него могут входить не только сотрудники компании (администрация, бухгалтерия, внутренний аудит), но и независимые эксперты из внешних организаций.
Достоверность результатов аудита утверждается, если все члены комиссии, назначенные менеджером, а также лица, ответственные за безопасность хранения БСО, присутствовали на аудите.
Все эти лица – члены комиссии и ответственные лица – должны подписать составленный акт инвентаризации. Также следует отметить, что эта проверка проводится для каждого лица, лично ответственного за определенные бланки строгой отчетности.
Подробный перечень документов, подлежащих проверке, включен в инвентарную документацию (список, файл). Один столбец показывает бухгалтерскую информацию, а другой столбец показывает фактическое наличие.
БСО подсчитываются и сверяются с бухгалтерской информацией для каждого отдельного типа. Учитывается место хранения, номер первого и последнего бланка.
Инвентаризация успешно выполняет следующие задачи:
- проверка правильности актуальной бухгалтерской информации;
- обнаружение ошибок в бухгалтерском учете;
- нахождение и заполнение пустых форм;
- контроль безопасности и защита документов, подлежащих строгому учету.
Какие документы оформляются?
Документирование акта об инвентаризации очень важно для последующей легализации ее результатов. Организация может фиксировать результаты проведенного аудита с помощью форм документов собственной разработки. Однако есть удобная альтернатива – использование типовых шаблонов, утвержденных в 1998 г. постановлением Госкомстата (постановление № 88). Как правило, речь идет о составлении следующих типовых документов:
- Порядок, регламентирующий ход проведения инвентаризации (причина, сроки, состав комиссии).
- Инвентарный список для инвентаризации имеющихся документов.
- Опись имеющихся документов.
- Инвентарный отчет для инвентаризации имеющихся документов.
- Отчет об инвентаризации имеющихся документов.
- Сравнительная выписка (сверка) результатов проверки (заполняется в случае расхождения фактического количества бланков и бухгалтерских данных).
Как оформить инвентаризационную опись?
Если компания использует собственные формы-шаблоны, она должна обеспечить наличие в этих документах ряда обязательных данных, состав которых регулируется Законом 402-ФЗ от 06.12.2011 (Закон о бухгалтерском учете). Кроме того, самостоятельно разработанные шаблоны должны быть согласованы с директором. Результаты проверки оформляются стандартной документацией, которая обычно оформляется в 2–3 экземплярах.
Опись должна содержать следующие обязательные сведения:
- общая информация о БСО, подлежащих проверке (наименование, вид, категория);
- код проверяемого документа по классификатору;
- соответствующая единица измерения;
- номер серии / формы (номера форм);
- условная стоимость единицы документа;
- фактическое количество и должное число конкретных БСО.
- количество и общая стоимость всех СИЗ этого типа;
- результаты ревизии (информация о недостаче / излишке – серия, номер, стоимость единицы, общее количество, общая стоимость).
