Правила и сроки хранения бланков строгой отчетности в организации – где и как хранить БСО?

Организационные и процессуальные аспекты оформления бланков строгой отчетности (БСО) регулируются стандартами, действующим законом. Эти правила касаются всех хозяйственных субъектов, использующих БСО.

Прежде всего, стоит позаботиться о надлежащей регистрации таких бланков и обеспечении их безопасности. Основные нормативные требования к хранению БСО рассмотрим более подробно в этой статье.

Как хранить БСО в организации – учет и порядок

Бумажные документы, производство которых происходит в соответствии с процедурой, подверженной обязательным юридическим требованиям, приобретаются непосредственно у поставщика или, в качестве альтернативы, – через организацию, предоставляющую почтовые услуги.

Для каждой партии таких документов должна быть копия счета или другого документа с указанием наименования бланков, серии / номера, количества и стоимости покупки.

Получение документов бухгалтерских форм, полученных от поставщика (производителя), должна производиться уполномоченным сотрудником в присутствии специальной комиссии, члены которой определяют порядок пользования ими. сбор комиссии осуществляется непосредственно в день поставки типовых форм. Назначенный комитет сравнивает фактическое число, серию и количество документов, полученных с соответствующими данными, содержащимися в сопроводительной документации.

Об отсутствии каких-либо бланков составляется акт сразу при получении партии. Этот акт станет также основанием для принятия бухгалтерских документов к бухгалтерскому учету. Если во время приема Комиссия находит любое несовпадение (избыток, дефицит, дефект), копия оформленного акта направляется поставщику (производителю) в качестве письменной жалобы.

Формы, принятые к эксплуатации, передаются на склад для дальнейшего хранения. Принятие форм на склад происходит на основе квитанций, которые отражают наименование, серию, номер и количество расчетных документов (квитанции, проверки, другие формы).

фото-2

Количественный учет специальных бухгалтерских форм осуществляется сотрудниками склада по формам учета. Необходимая информация приводится на специальных бланках, обычно составленных в стандартной форме, и используется для проведения инвентаризации в будущем.

Любые бланки для работы с деньгами доступны для инспектора ФНС по запросу в стандартной форме.

Информация о том, кто использовал бланки строгой отчетности, отражена в специальной бухгалтерской книге. Все листы этой книги должны быть пронумерованы / прошнурованы, подписаны главным бухгалтером / менеджером компании, проштампованы (если в организации имеется печать).

В случае, когда квитанция, чековая книжка и другие формы бланков зарегистрированы в бухгалтерской книге, инспектор ФНС проверяет полноту и пригодность каждой такой книги.

Обязанность менеджера организации заключается в заключении договоров на ответственность с должностными лицами, уполномоченными принимать, хранить, выдавать и использовать БСО.

Каждое такое соглашение должно подтверждать личную полную ответственность сотрудника – главного бухгалтера, складского служащего, заместителя начальника склада, кассира. Для подобных договоров, как правило, подходят типовые формы.

Менеджер должен создавать соответствующие условия для обеспечения хранения финансовых документов и БСО, в частности. Такие условия всегда представляются сотрудникам, уполномоченным принимать бланки, хранить их и использовать в нуждах компании.

Должностные лица, уполномоченные получать, хранить, выпускать, использовать, вести строгий учет и документировать все перечисленные процедуры, должны следовать инструкциям главного бухгалтера организации.

Где должны находиться документы?

Бланки строгой отчетности следует хранить в специальных металлических шкафах (сейфах). При желании, разрешается хранить БСО непосредственно в кассе, так как оборудование кассовых аппаратов считается пригодным для размещения и хранения ценностей.

Большое количество бланков документов в организации часто приводит к тому, что они хранятся в отдельных безопасных помещениях, надлежащим образом оборудованных и исключающих возможность потери бумаг.

Сроки хранения

фото-3

Действующее российское законодательство не ограничивает срок хранения БСО. Организация или индивидуальный предприниматель, использующий формы для денежных расчетов с физическими лицами, самостоятельно определяет срок действия используемых форм.

Копии / части использованных платежных документов, испорченных / непригодных БСО в обязательном порядке хранятся в течение 5 лет. По истечении пятилетнего срока обязательного хранения организация может уничтожить (утилизировать) бланки. Дата ликвидации не может быть назначена раньше, чем в течение месяца, прошедшего с момента последней инвентаризации БСО.

Выводы

Многие аспекты использования пустых бланков хозяйствующими субъектами регулируются действующими общеприменимыми нормативными актами. Порядок хранения таких форм – не исключение. В нормативных актах прописаны четкие правила, в соответствии с которыми организуется и осуществляется хранение БСО, а также обеспечивается их сохранность.

Есть требования о полной материальной ответственности уполномоченных должностных лиц. Устанавливаются критерии обеспечения сохранности и целостности бланков. Есть также свод правил приемки бланков на хранение организацией.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector