Практически каждая компания имеет основные средства, в том числе, нематериальные. К ним относятся различные лицензии, базы данных, товарные знаки и другие информационные объекты. Все мероприятия с их участием подлежат обязательному документированию.
Для чего нужна?
Инвентарная карта нематериальных активов обязательна для каждого предприятия с основными средствами, заполняется при приеме объекта на бухгалтерский учет.
Основное назначение документации такого характера – закрепить операции хозяйственной деятельности организации.
С помощью этой карты вы можете следить за порядком действий с нематериальными активами. Исходные данные, которые вводятся в форму, указывают на то, что активы учтены. Для каждого НМА готовится отдельный документ. Информация о каждом из них заносится в карту на основании документа, подтверждающего получение компанией основных средств.
В карте фиксируются следующие операции с использованием активов:
- получение;
- утилизация;
- другие движения НМА.
Все доступные функции НМА также включены в документ. В целом, процедура заполнения анкеты проста.
Эту документацию должен хранить ответственный сотрудник. В большинстве случаев, в роли такого сотрудника выступает бухгалтер. Именно его подпись ставится в конце записей и подтверждает правильность введенных в нее данных.
Если компания покупает программное обеспечение, которое принадлежит третьей стороне с ее авторскими правами, форма не заполняется. Этот шаг требуется только в том случае, если исключительные права на лицензию или программное обеспечение передаются вместе с нематериальным активом.
Для размещения заполненных карточек создается специальный реестр. По общему количеству документов создается соответствующая выписка.
Как заполняется форма НМА-1?
Единая унифицированная форма НМА-1 используется для заполнения листа учета нематериальных и юридических активов. Следует отметить, что это не обязательно, эта процедура носит рекомендательный характер.
При необходимости, руководство может принять решение о разработке формы внутри компании для заполнения карты.
Текущая стандартизированная форма НМА-1 была принята в октябре 1997 года. Следует отметить, что возможность использования самостоятельно разработанных образцов появилась только в 2013 году. Ранее, согласно законодательным актам, такое действие могло трактоваться как нарушение документооборота на предприятии.
Документ по форме НМА-1 оформляется с двух сторон. Первая страница – это общая информация. В частности, на титульном листе содержится следующая информация:
- Название документа.
- Порядковый номер, присвоенный НМА.
- Полное название учреждения, коды ОКПО и ОКУД.
При необходимости, введите название структурного подразделения, в котором находится документ. Такие данные не всегда вводятся. Например, при вводе информации о лицензии необязательно указывать подразделение, на балансе которого оно включено, поскольку оно принадлежит всей компании.
В следующей строке после стандартного заголовка документа идет название нематериального актива. Затем появится таблица, в которой перечислены все доступные функции. Они должны включать:
- название организационной единицы (при необходимости);
- вид профессиональной деятельности;
- счет или субсчет;
- код аналитического учета;
- начальная стоимость актива;
- продолжительность периода использования;
- сумма начисленной амортизации;
- процентная ставка или норма амортизации;
- код, присвоенный предмету аналитического учета;
- точная дата занесения НМА в книги;
- технология приобретения активов;
- описание имеющегося регистрационного документа;
- информация об отказе от договора – причина, остаточная стоимость предмета.
Отдельную строку следует поставить в конце таблицы. Сюда заносятся данные о сумме амортизации НМА.
Сделав лицевую сторону документа, переходим на обратную сторону. Таблиц там нет.
Специалист, внесший данные в первую часть документа, должен указать в следующей его части краткое письменное описание нематериального актива. Например, параметры, все функции программного обеспечения, доступные ему права.
Последний этап. Карточка считается заполненной, когда в ней присутствует подпись ее заполнителя. Также печатаются инициалы и должность сотрудника.
После заполнения карта передается в бухгалтерию, где хранится определенный срок. У документа для каждого нематериального актива – своя длительность хранения.
Скачать образец заполнения формы НМА-1
Чем грозит отказ от ведения инвентарной карты по НМА?
Сотрудники бухгалтерии несут ответственность за подготовку инвентарной карты. Это направление производственной деятельности находится под контролем государства. В случае нарушения установленных правил, в том числе, отсутствия биллинговой ведомости для НМА, руководство компании может быть привлечено к ответственности.
В большинстве случаев организация штрафуется в зависимости от степени халатности и гражданского состояния учреждения.
Вывод
Инвентарные карточки нематериальных активов, оформленные по форме НМА-1, являются обязательной документацией. По каждому нематериальному активу составляется отдельный лист. Компания может быть привлечена к ответственности со стороны высших органов власти за несоблюдение правил документооборота.
