Нередки случаи, когда в бумажных документах, относящихся к регулярному налоговому учету хозяйствующего субъекта, обнаруживаются ошибки и другие неточности. Если такие неточности обнаруживаются, их следует исправить, чтобы они не способствовали искажениям в записях по кассовым аппаратам. Однако оформление и функционирование кассовых документов строго регулируется нормами действующего законодательства. Необходимо понять, можно ли вообще делать исправления в таких бумагах.
Допускаются ли изменения?
С 01.06.2014 существенно изменились общеприменимые правила, регулирующие ведение и учет кассовых операций хозяйствующими субъектами. Одно из таких нововведений – возможность исправления записей в кассовой книге. Такая возможность предусмотрена Постановлением ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. Итак, в соответствии с п. 4.7 настоящего правового акта исправления могут быть внесены в документы, оформленные в бумажной форме, но не в кассовые документы.
Однако такие корректировки должны производиться в строгом соответствии с изложенными требованиями. По упомянутой выше Инструкции ЦБ РФ № 3210-У, кассовые документы включают только входящую кассовую квитанцию и исходящую кассовую квитанцию (сокращенно РКО). Такой вывод можно сделать на основании абзаца первого пункта 4.1 настоящего нормативного акта, который четко определяет, какие документы следует использовать при кассовых операциях в организации.
Разумеется, кассовые документы исправлению не подлежат – это требование регулируется содержанием пункта 4.7, о котором говорилось ранее. Если в документации есть ошибки, просто выбросьте ее и проработайте снова.
Может ли делать ошибки в бумажном документе?
Исходя из содержания Директивы ЦБ РФ № 3210-У, можно сделать вывод о том, что кассовая книга упоминается в этом правовом акте, но не относится к кассовым документам. Кассовая книга – это сводный регистр, в котором отражается информация о кассовых операциях.
В связи с вышеизложенным, в бумажную кассовую книгу могут вноситься исправления, если изменения вносятся в соответствии с общепринятыми принципами – вместе с датой исправления, а также именем и подписью лица, внесшего исправление.
В электронном формате
Этот стандарт установлен третьим абзацем параграфа 4.7 вышеупомянутой Директивы. В случае каких-либо неточностей, новый документ должен быть подготовлен и заполнен без ошибок.
Каким путем производятся корректировки?
Как правильно исправить бумажную кассу в случае неточностей / ошибок? Процедура внесения таких корректировок выполняется по следующему алгоритму:
- Неправильная, неверная информация зачеркивается одной линией. Данные, подлежащие исправлению, должны быть видны.
- Новую правильную информацию следует вводить в непосредственной близости от неправильных (перечеркнутых) данных. Важным требованием является то, чтобы новая информация была разборчивой и удобочитаемой.
- Дата изменения (исправления) данных указана рядом с внесенным исправлением.
- Субъект, внесший исправление, подписывается непосредственно под исправлением. Его подпись также должным образом расшифровывается.
Если в кассовой книге обнаруживается ошибка или неточность, допущенная некоторое время назад и влияющая на сумму остатков денежных средств, и информация об этих остатках переносится на последующие страницы этой книги, все ее листы, требующие исправления, должны быть исправлены соответствующим образом.
Чьей подписью заверяются сделанные поправки?
В случае наличия ошибок / неточностей в кассовой книге организации, ее правильное исправление производит тот же субъект – сотрудник организации, изначально подготовивший (заполнивший) данный документ.
Известно, что книгу заполняет кассир или, возможно, бухгалтер. Эта обязанность возложена на кассира / бухгалтера на основании соответствующего административного акта. Следовательно, именно кассир / бухгалтер должен вносить необходимые исправления в регистр кассовых операций, если есть ошибки, требующие исправления.
Кассир / бухгалтер заверяет исправленные неточности своими подписями. Главный бухгалтер или менеджер контролирует ведение этого реестра.
Выводы
Кассовая книга в обязательном порядке заполняется организацией, которая регулярно осуществляет приток и отток денежных средств. Однако официально этот регистр не относится к кассовым документам, в которые, как известно, вносить изменения категорически запрещено. Некорректная информация в бумажной кассовой книге может быть исправлена, но эти исправления должны быть внесены в соответствии с законом.
