Приказ на командировку (форма Т-9 и Т-9а). Как оформить правильно

Одной из форм организации труда сотрудника на предприятии может быть командировка. Понятие служебной командировки раскрыто в ТК РФ. Под командировкой принято считать выполнение сотрудником (сотрудниками) предприятия своих должностных обязанностей вне своего постоянного трудового места, как правило, в другой местности (поселке, городе, стране) по письменному распоряжению работодателя. В том случае, если работа сотрудника имеет характер постоянных поездок, то разъезды не будут считаться командировкой (ст. 166 ТК РФ от 30.12.2001г. № 197-ФЗ).

При отправке работника в служебную командировку следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749.

Командировка совершается на средства предприятия, командировочные дни также оплачиваются. Согласие сотрудника на поездку в командировку по делам организации не требуется, поскольку она оформляется непосредственным приказом первого лица организации (директора, генерального директора и т.д.).

Отказаться от командировки имеют право:

  • Один из родителей, который воспитывает ребенка один (мать, отец).
  • Сотрудники, которые имеют многодетные семьи.
  • Работники, родственники которых являются иждивенцами или ухаживают за больными.

Перечисленные категории сотрудников все же могут быть отправлены в командировку, но им необходимо в письменной форме подтвердить свое согласие на поездку.

В командировку запрещено направлять:

  • Беременных женщин, работающих на предприятии;
  • Сотрудников, возраст которых не достиг 18 лет.

Для отправки работника в служебную командировку, как правило, готовится приказ по форме Т- 9 (когда в командировку направляется один человек) или Т-9а (когда в командировку направляется несколько сотрудников).

Приказы форм Т-9 и Т-9а аналогичны, за исключением того, что в форме Т-9а  предусмотрена табличка, где заполняются данные по нескольким сотрудникам предприятия, что позволяет рационально тратить время на подготовку необходимой документации.

На текущий момент в практике ведения хозяйственной жизни  жестких требований по использованию вышеуказанных унифицированных форм нет, работодатель вправе их использовать по собственному усмотрению. Предприятие (фирма) может создать собственную форму приказа самостоятельно и утвердить ее.

Допустимо также внесение некоторых изменений в формы Т-9 и Т-9а, сделав их более удобными для потребностей предприятия или работы индивидуального предпринимателя.

         Что может быть основанием для создания приказа о служебной командировке

Ряд документов могут быть основанием для создания приказа о служебной командировке:

  • Служебное задание.
  • Служебная записка.
  • Указание организации, имеющей большие полномочия по отношению к данному предприятию.
  • Указание руководителя предприятия, индивидуального предпринимателя.

Не смотря на то, что с 2015 года такой документ как «служебное задание» не является обязательным для создания приказа об отправке сотрудника в служебную командировку, специалисты рекомендуют его ввести во внутренний документооборот предприятия, утвердив его приказом.

Это позволит систематизировать и упорядочить работу в организации.

Приказ об отправке в служебную командировку в свою очередь, является основанием для создания последующих необходимых документов и действий, а именно:

Документы:

  • Документ по форме Т-12 и Т-13 – бланк табеля по учету рабочего времени сотрудника предприятия.
  • Документ по форме Т-10 – бланк командировочного удостоверения.
  • Авансовый отчет – документ, подтверждающий расходы сотрудника в ходе служебной командировки

Действия:

  • Выдачу денег под отчет, как правило, из кассы предприятия, на возможные расходы во время прохождения командировки.
  • Расчет зарплаты работнику за дни, в которые он находился в служебной командировке.

В каком порядке следует заполнять форму Т-9

Заполнить форму Т-9 достаточно просто, поскольку для каждой строки, графы есть пояснение в самой форме, что в ней необходимо указать. Очень важно не ошибиться при заполнении, так называемой «шапки» формы Т-9.

Название строки Что следует прописать Пример
Название организации Здесь необходимо написать полное название предприятия, которое является инициатором отправки сотрудника в служебную командировку ООО «Гиацинт»
ОКПО Цифровая форма кода ОКПО данного предприятия 1230987654
Номер документа Здесь указывается порядковый номер бланка формы Т-9, который будет прописан после регистрации в журнале 115-К
Дата Указывают дату составления документа 24.03.2020

Далее переходим к заполнению той части бланка, которая содержит непосредственную информацию по данной служебной командировке, включая о сотруднике, который должен быть направлен в поездку

Название строки Что следует прописать Пример
Фамилия, имя, отчество Указать полностью инициалы работника, которого отправляют в командировку Сергеев Василий Петрович
Табельный номер Указать табельный номер, который присвоен данному работнику  
Название профессии, наименование должности Указать должность, которую занимает сотрудник Главный специалист по снабжению
Название структурного подразделения (при его наличии) Указать в каком именно структурном подразделении трудится работник (занимает должность) Отдел снабжения
Место назначения (организация, город, страна) Указать, где именно находится организация, город, страна, куда направляется работник РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан»
Сроком на ______ Продолжительность командировки в календарных днях 4
С/по Указать конкретные даты выезда и приезда работника из города С 24.03.2020г. по 27.03.2020г.
С целью Указать цель поездки, она должна совпадать с целью, указанной в распоряжении Заключения договора о сбыте товаров
Командировка за счет денежных средств Здесь необходимо указать, какое именно предприятие (организация) будут оплачивать расходы командируемого сотрудника ООО «Гиацинт»
Основание Название, дата и номер документа, ставшего основанием для подготовки приказа и выполнения поездки Служебное задание от 20.03.2020г.

В каком порядке и с учетом каких особенностей следует заполнять форму Т-9а

Форма приказа Т-9а как правило применяется в тех случаях, когда в служебную командировку необходимо направить несколько сотрудников. Отличием данной формы по своей структуре является то, что здесь список сотрудников расположен слева направо, а не сверху вниз, поэтому бланк можно использовать только для ограниченного числа работников предприятия.

Так называемая «шапка» бланка заполняется аналогично форме Т-9. Далее заполняются все необходимые строки и графы но в отношении нескольких сотрудников одновременно.

Название строки Что следует прописать Пример
Фамилия, имя, отчество Указать полностью инициалы работника, которого отправляют в командировку Сергеев Василий Петрович Ребров Евгений Степанович Петрова Светлана Ивановна
Табельный номер Указать табельный номер, который присвоен данному работнику      
Название профессии, наименование должности Указать должность, которую занимает сотрудник Главный специалист по снабжению Сотрудник по снабжению Юрист
Название структурного подразделения (при его наличии) Указать в каком именно структурном подразделении трудится работник (занимает должность) Отдел снабжения Отдел снабжения Юридический отдел
Место назначения (организация, город, страна) Указать, где именно находится организация, город, страна, куда направляется работник РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан» РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан» РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан»
Сроком на ______ Продолжительность командировки в календарных днях 4 4 4
Дата Указать конкретные даты выезда и приезда работника из города С 24.03.2020г. по 27.03.2020г. С 24.03.2020г. по 27.03.2020г. С 24.03.2020г. по 27.03.2020г.
С целью Указать цель поездки, она должна совпадать с целью, указанной в распоряжении Заключения договора о сбыте товаров Заключения договора о сбыте товаров Заключения договора о сбыте товаров
Командировка за счет денежных средств Здесь необходимо указать, какое именно предприятие (организация) будут оплачивать расходы командируемого сотрудника ООО «Гиацинт» ООО «Гиацинт ООО «Гиацинт
С приказом ознакомлен

Личная подпись сотрудника

Дата

       

Основание: Служебное задание от 20.03.2020г.

Когда все строки будут заполнены, документ подписывают руководитель предприятия и сотрудник, отправляемый в командировку. Подписи должны быть расшифрованы.

Каким образом определяются продолжительность служебной командировки и даты выбытия/прибытия из служебной командировки

Продолжительность служебной командировки определяет непосредственный руководитель сотрудника, при этом он учитывает сложность, объем и другие факторы служебного задания.

Дату отправления транспортного средства, например, поезда, автобуса, самолета от основного рабочего места командируемого принято считать днем выезда сотрудника в служебную командировку. Соответственно, дата возвращения из командировки, это дата прибытия какого-либо транспортного средства к месту обычной работы сотрудника (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749).

Важно! Независимо от конкретного времени выезда или возвращения сотрудника сроки служебной командировки должны быть указаны полными днями. Так, например, если сотрудник уехал в 22:15, то следует указать дату именно этого дня и этот самый день должен быть включен в продолжительность служебной командировки.

При возвращении работника из служебной командировки, к примеру, в 00:20, то этот день надо зафиксировать как полный день возвращения из служебной командировки.

Важно! Запрещено проводить процедуру оформления командировки после ее выполнения, т.е. задним числом.

Случаи из практики

На практике, бываю случаи, когда сотрудник направляется не в одну, а в две командировки, при это вторая по срокам должна начаться в день окончания предыдущей, следует принять 2 приказа. У каждого должен быть свой номер и даты проведения служебной командировки.

Как должен выглядеть журнал для регистрации приказов на отправку в служебную командировку

Ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер, обязан провести регистрацию всех приказов по отправке сотрудников предприятия в служебную командировку в отдельном журнале, который специально для этого предназначен. Журнал может быть составлен в произвольной форме, на листах, распечатанных на компьютере или же разграфленных вручную. Столбцы, строки журнала создаются произвольно, но важно наличие следующих информационных данных:

  • Дата составления документа.
  • Порядковый номер, под которым регистрируется приказ.
  • Название должности сотрудника, направленного в служебную командировку.
  • Полностью прописано ФИО сотрудника, направленного в служебную командировку.
  • Название структурного подразделения (при его наличии), где непосредственно работает сотрудник.
  • Цель служебной командировки.
  • Дата начала/ окончания служебной командировки.
  • Местность, куда направляется сотрудник.

Ведение и заполнение журнала обязательно для ответственного сотрудника, поскольку отсутствие заполненного журнала может привести к наказанию  ответственного за это работника и предприятия в целом. Эта информация может быть полезной впоследствии при возникновении отдельных спорных вопросов.

Порядок и особенности хранения документов по организации и выполнению служебный командировок на предприятии

Сотрудник направляется в служебную командировку на основании приказа, который составляется в одном экземпляре. Этот приказ должен храниться в бухгалтерии, на руки работнику не выдается. Как и все остальные документы, связанные с проведением служебных командировок, должны храниться в одном месте. По истечении времени они подшиваются и далее хранятся в архивном помещении предприятия.

От чего зависит срок хранения приказов по организации служебных  командировок

В зависимости от того, на территории какого государства была выполнена командировка, определяется срок хранения приказов.

Так, в течение 5 лет следует хранить приказы, в том случае, когда служебная командировка проводилась на территории РФ.

Документы необходимо хранить 75 лет, если служебная командировка проводилась за пределами территории РФ.

По истечении установленного срока хранения документов следует составить приказ и уничтожить документы.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector