В процессе своей трудовой деятельности все работники периодически уходят в отпуск. По общему правилу время ежегодного отдыха должно составлять 28 дней, но есть множество нюансов и срок может быть меньше. За время отпуска работник должен отвлечься от рабочей рутины и отдохнуть. Обязанность работодателя следить за временем работы и отдыха своих сотрудников.
В статье рассмотрим документ, с которого все начинается – приказ о предоставлении отпуска.
В отпуск ходят все
Исходя из здравого смысла, работник в обязательном порядке должен отгуливать положенный ему отпуск, работать без перерыва не может никто.
Для того чтобы в целом по организации упорядочить режим ухода работников в отпуск, нужно создать график отпусков конкретной компании. В соответствии с этим графиком работники будут отгуливать свои отпуска (ст.123 ТК РФ).
За 2 недели до начала отпуска работника нужно уведомить об этом, вдруг он забыл?
По мере приближения срока отпуска, зафиксированного в графике отпусков, сотрудник пишет заявление, которое утверждает руководитель компании.
За 4-5 дней до начала отдыха необходимо подготовить приказ на отпуск, обязательно ознакомить с ним работника и получить его подпись.
Отпускные выплачиваются как минимум за 3 дня до начала отпуска работника, надо же на что – то существовать во время отдыха.
Отпуска бывают разные. Виды отпусков на предприятии
Жизнь интересна и многогранна, иногда возникают нестандартные ситуации. У работника в течение жизни происходит много событий, в связи с этим возникает необходимость в дополнительных днях отдыха.
Отпуск может быть:
- Самым распространенным видом отпуска, конечно, является ежегодный (основной) оплачиваемый отпуск. В такой отпуск периодически уходят все сотрудники, по графику. Он предоставляется с целью полноценного отдыха работника. Обычно продолжительность такого отдыха составляет 28 дней.
- Отпуск за свой счет. Иногда сотруднику требуется немного времени для решения каких-то своих проблем или просто хочется отдохнуть после периода напряженной работы, а основной отпуск отгулян. В этом случае на помощь приходит отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты). Если работодатель сочтет возможным, работник получит отпуск на необходимый период времени.
- Отпуск по беременности и родам. В жизни большинства женщин рано или поздно происходит чудо рождения ребенка. В этом случае сотрудница имеет право на особый вид отпуска – по беременности и родам или так называемый «декретный» отпуск. В общем случае он продолжается 140 дней.
- Дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ). Работник гуляет как минимум еще 3 «лишних» дня. Так, если работник занят на вредном или опасном производстве, трудится в условиях Крайнего Севера или у него ненормированный день, то дополнительный отпуск положен.
| ВАЖНО! Если работник идет в отпуск за свой счет, то при заполнении формы Т-6, обязательно заполняем графу Б приказа. |
Мнение эксперта
Если сотрудник заболел, находясь в отпуске с последующим увольнением, то пособие по больничному работнику будет выплачено, а сам отпуск на количество дней болезни не продлится.
Профессор кафедры трудового права и правового социального обеспечения Российской академии правосудия
В. Андреева
Как заполняется приказ на отпуск по форме Т-6
Самой распространенной формой приказа на отпуск является Т-6. Такой документ утвержден Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года и формируется по каждому работнику, который уходит в отпуск.
Приказ должен быть составлен за несколько дней до ухода работника на отдых. Обычно это происходит за 4-5 дней. После того, как руководитель компании утвердит документ, его подписывает сам работник.
Рассмотрим в таблице, как заполняется приказ.
| Поле приказа | Как заполнить |
| Название компании | Самым верхним полем является наименование организации. Сюда нужно вписать полное или краткое наименование компании |
| Номер и дата документа | Указывается номер приказа по – порядку и дата, когда он составлен |
| Сведения о работнике | Следующие 4 поля содержат сведения о том, кто идет в отпуск. В частности здесь нужно вписать фамилию, имя и отчество работника, в каком подразделении он работает, на какой должности, а также указать табельный номер сотрудника |
| Период работы | В этом поле обязательно указывается, за какой период времени работнику предоставлен отпуск. Это нужно в конечном итоге для того, чтобы точно знать весь ли положенный отпуск сотрудник использовал |
| Раздел А | Этот раздел предназначен для отражения данных, если сотрудник уходит в ежегодный отпуск, оплачиваемый работодателем. Указываем количество дней, на которые работник идет в отпуск и период отпуска. Здесь же прописывается на основании чего предоставлен отпуск |
| Раздел Б | В данном разделе приводится информация по всем остальным видам отпусков, начиная с декретного и заканчивая отпуском по беременности и родам. Так же здесь прописывается сколько дней длится отпуск и какой период охватывает |
| Раздел В | Этот раздел обобщающий. В нем суммируются все показатели, приведенные в разделах А и Б |
| Подписи сторон | В конце документа в обязательном порядке указывается должность руководителя организации и ставится его подпись. Ниже расписывается работник, тем самым соглашаясь с правильностью внесенной информации. Кроме того подпись работника подтверждает, что он согласен уйти в отпуск именно в указанный момент времени |
Таким образом, приказ отражает информацию кто именно, по какой причине и в какой временной промежуток уходит отдыхать.
Заполнение приказа по форме Т-6а
Приказ по форме Т-6а не так часто используется в компаниях.
Данный документ утвержден все тем же Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года.
Такой приказ составляется в случае, если сотрудники идут в отпуск целым списком. Но можно оформить документ и на одного человека. Форма приказа табличная.
Рассмотрим, как заполняется такой приказ.
| Поле приказа | Как заполнить |
| Название компании | Верхняя строка приказа должна содержать название организации, полностью или сокращенно |
| Номер и дата приказа | Ставится порядковый номер приказа, дата, когда он был сформирован |
| Данные о работниках | Информация о работниках, уходящих в отпуск, содержится в 4 графах. Указываем ФИО каждого из них, табельный номер, подразделение, где работает сотрудник и должность |
| Вид отпуска | Этот раздел делится на 2 графы:
1. Ежегодный отпуск. Он обязателен, оплачивается работодателем 2. Другой вид отпуска По факту это информация для раздела Б из формы Т-6 Кроме вида отпуска необходимо указать его продолжительность. |
| За какой период предоставляется | Здесь указывается дата начала и окончания периода, за который предоставляется отпуск |
| Продолжительность | Графа показывает общую продолжительность отпуска по всем его видам. Аналогична разделу В формы Т-6 |
| Период отпуска | Необходимо прописать на какой промежуток времени работник уходит в отпуск |
| Подписи работников | В последней графе расписываются все сотрудники, знакомящиеся с приказом |
После табличных данных приказ подписывается руководителем организации.
Как видим, в форме Т-6а фиксируются все те же данные, что и в форме Т-6, только представлены они в виде таблицы. Это сделано для того, чтобы представить информацию компактно и понятно.
Такая форма мало распространена у работодателей.
Каким бланком приказа на отпуск лучше пользоваться
Законодательство не запрещает разрабатывать свои формы приказов. Обязанность использовать только унифицированные формы отменена еще в 2013 году.
Форма приказа может разрабатываться на предприятии самостоятельно и утверждаться приказом руководителя. Такое право закреплено в законе №402-ФЗ от 06.12.2011 года.
Тем не менее, на взгляд многих работников, занимающихся ведением кадрового учета, проще скачать актуальный бланк приказа, чем разрабатывать его самостоятельно.
Использовать свои, разработанные формы удобнее в случаях:
- Если работник уходит в отпуск и сразу увольняется, то есть последний день отпуска будет днем увольнения (ст. 127 ТК РФ)
- Если отпуск переносится или сотрудник отзывается из него (ст. 124, 125 ТК РФ)
- Если отпуск продлевается на дни болезни находящегося в нем сотрудника (ст. 124 ТК РФ)
В случае использования в организации неунифицированной формы, нужно следить за заполнением ключевых реквизитов документа.
В большинстве случаев работодатели все – таки используют унифицированные бланки.
Приказ на отпуск по беременности и родам
Особым видом отпуска является отпуск по беременности и родам.
При уходе сотрудницы в такой отпуск составляется уже известный нам приказ. Для того, чтобы работодатель отпустил женщину в отпуск необходимо предоставить пакет документов.
Отпуск в общем случае предоставляется за 70 дней до родов и на 70 дней после родов, всего 140 дней.
Информация о таком отпуске отражается в разделе Б, делается запись «отпуск по беременности и родам».
В том же приказе, но в разделе А, можно отразить, что женщина использует сразу и ежегодный отпуск.
Данные по отпускам обобщаются в графе В.
| Раздел | Расшифровка |
| Раздел А | Указываем начальную и конечную даты, когда сотрудница хочет отгулять отпуск. Например, с 01.08.2018 по 14.08.2018г., 14 календарных дней. Отпуск предоставляется на основе заявления работницы |
| Раздел Б | Проставляем срок отпуска по беременности и родам. Например, с 15.08.2018г. по 08.01.2020г., 140 календарных дней |
| Раздел В | В данном разделе суммируем показатели первых двух. Итого, сотрудница будет находиться в отпуске с 01.08.2018г. по 08.01.2020г., всего 154 календарных дня |
Когда в отпуск уходит директор
Документ, подтверждающий право на отпуск директора, составляется на общих основаниях.
Обычно для предоставления отпуска директору принимается решение учредителей или единственного учредителя. Такое решение оформляют в виде протокола.
Указывается на какое время руководитель уходит в отпуск, кто будет исполнять его обязанности и подписывать документы.
Как оформляются разные виды отпусков
| Вид отпуска | Необходимые документы | Статья трудового кодекса |
| Ежегодный оплачиваемый | График отпусков и заявление работника | 114, 115 |
| За свой счет | Заявление | 128 |
| По беременности и родам, по уходу за ребенком | Больничный лист, заявление, свидетельство о рождении ребенка | 255, 256, 257 |
| Дополнительный | Заявление | 116 – 119 |
| Учебный | Справка – вызов | 173, 174, 176 |
| Отпуск для совместителя | Справка с основного места работы | 286 |
Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме
Ошибка №1.
Если работник берет 2 вида отпуска и ни один из них не является очередным, то надо разбить раздел Б на два, вписать отдельно каждый отпуск. В пункте В обобщаем информацию по отпускам.
Как можно внести исправления в приказ на отпуск?
По общему правилу исправления в уже подписанный документ не вносятся. Если ошибка серьезная, то либо приказ в момент подписания переделывается, либо приказ отменяется и заменяется корректным.
Если в компании увольняется важный сотрудник, например, главный бухгалтер, возможно ли предоставить ему отпуск с последующим увольнением?
Отпуск, который сотрудник не использовал за предыдущий период, может быть предоставлен работнику с последующим увольнением. Последний день отпуска будет днем увольнения.
Однако предоставление такого отпуска не обязанность, а право работодателя. Поэтому директор может отказать сотруднику в таком отпуске. В этом случае работнику будет выплачена компенсация за неиспользованный отпуск (Письмо Роструда №1025-6 от 30.04.2008 года).
Исходя из вышеизложенного видим, что процесс ухода сотрудника в отпуск достаточно прост. Можно применять различные формы приказов на отпуск, даже разработать бланк внутри компании, если это необходимо. Существуют разные виды отпусков, в зависимости от сложившейся ситуации. Тем не менее, бланк приказа стандартный, подходит для любого из них. Информация в приказе представлена компактно и доступно, отражаются все необходимые сведения, чтобы понять кто, когда и на какой срок уходит в отпуск.
