Самым главным документом работника является его трудовая книжка.
Документ настолько важен, что даже оформление записей строго регламентируется законодателем. В связи с этим учет трудовых книжек на предприятии должен быть осуществлен с особой тщательностью. Сотрудник, ответственный за операции с книжками и их вкладышами всегда должны четко знать сколько их пришло, сколько передано сотрудникам и какова их стоимость. В этом помогает приходно – расходная книга. Рассмотрим ее подробнее.
Что представляет из себя приходно – расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним
Основная масса компаний имеют наемных работников. Доказательством официального трудоустройства для сотрудника является наличие трудовой книжки с внесенными в нее записями о местах работы.
Но не всегда работник приходит устраиваться на работу с трудовой книжкой. Что если человек только что закончил учебное заведение и это его первое трудоустройство? По правилам в таком случае трудовая книжка выдается и заполняется в компании, которая принимает сотрудника на работу.
В распоряжении кадровой службы или работника бухгалтерии всегда должны находиться чистые бланки трудовых книжек, а также вкладышей для них. Ведь иногда работник приходит с трудовой книжкой, которая заполнена полностью и приходится подшивать вкладыш.
Поскольку трудовые книжки и их вкладыши дело серьезное, они должны очень строго учитываться в организации.
Для учета трудовых и вкладышей в них заполняется приходно – расходная книга.
О том, как нужно вести такую книгу описано в Постановлении Минтруда №69 от 10.10.2003 года, в приложении №2. Как необходимо заполнять книгу прописано в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года.
Обычно приходно – расходная книга представляет собой журнал с картонной обложкой, где в специально отведенных графах необходимо прописать серию и номер книжек и вкладышей, находящихся в распоряжении организации, а так же их стоимость.
Такая книга хранится в бухгалтерии, это закреплено в п. 41 Правил ведения трудовых книжек.
Мнение эксперта
В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, в п.47 оговорено, что когда трудовая выдается работнику, он, в свою очередь, должен вернуть организации денежные средства, потраченные на ее покупку.
Однако есть 2 случая, когда трудовая книжка выдается сотруднику бесплатно:
- Если произошла чрезвычайная ситуация и все трудовые книжки утрачены
- Если работодатель по своей вине испортил бланк трудовой
Аудитор, И. Ланина
Требования, предъявляемые к таким книгам
Что нужно сделать | Пояснения |
Нумеруем страницы или листы | Перед тем, как начать заполнять книгу, нужно в обязательном порядке поставить порядковый номер на каждом листе или странице документа. Нумерация должна проходить насквозь через всю книгу |
Прошивка книги, пломба | Книгу нужно прошить. Сделать это можно, например, суровой ниткой. После этого на обороте делается заверительная надпись |
Заверительная надпись | Такая надпись присутствует на многих документах, но для книги она немного отличается. Дело в том, что нельзя просто взять и приклеить на обороте книги бумажку с подписью и печатью. Должна быть пломба, исключающая возможность изменения документа |
|
При написании заверительной надписи нужно указать следующее:
- Как называется документ
- Цифрами и словами обозначить сколько листов или страниц присутствует в книге
- Дата, когда начали вести такую книгу
- Подпись лица, ответственного за книгу, а также дата, когда событие произошло
Это делается в соответствии с Приказом Минкультуры №558 от 25.08.2010 года.
Лучше всего заводить новую книгу ежегодно, чтобы можно было оперативно отслеживать истечение срока хранения и уничтожать устаревшие документы.
Как правильно заполнить книгу
К заполнению книги нужно подойти очень ответственно. Рассмотрим в таблице что указывается в том или ином поле формы.
Столбик книги | Что указываем |
1 | Самый первый столбец таблицы должен содержать порядковый номер записей |
2,3,4 | Это графы, в которые заносятся те даты, когда началось внесение записей в книгу |
5 | В данном столбце необходимо указать либо название организации, где покупались трудовые книжки и вкладыши, либо указываем данные работника, который занимается ведением трудовых книжек и затребовал их бланки |
6 | Здесь указываем название документа, на основании которого поступили или были списаны бланки. Это может быть заявление от отдела кадров, накладные на товар или акт на уничтожение |
7,8,9 | Когда бланки приходят в организацию, нужно отразить сколько пришло штук, указать серию, номер и общую стоимость |
10,11,12 | Заполняются при списании. Здесь нужно показать сколько бланков израсходовано, указать их реквизиты и стоимость, которую возмещает сотрудник |
Пример составления приходно – расходной книги
Графы книги заполняются очень просто.
Если бланки приходят на предприятие, то заполняем:
- Дату, когда была совершена покупка
- Название компании, где были куплены бланки
- Название документа прихода, его номер и дату. Это может быть как товарная накладная, так и договор купли – продажи или иной документ, полученный при покупке
- Количество купленных бланков, их серию. Номера можно указывать в диапазоне от первого номера до последнего
- Общая сумма, уплаченная за все купленные бланки
Когда бланки выдаются в пользование, делаем следующие шаги:
- Проставляем дату, когда бланки передаются в отдел кадров
- Прописываем на основании какого документа происходит передача. Например, отдел кадров затребовал бланки для выдачи сотрудникам, тогда составляется заявка. Если бланки по каким – то причинам подлежат уничтожению, тогда составляется акт и его реквизиты вписываются в книгу
- Далее следует указать какое количество бланков выдается, указать их серию и номер каждого бланка в отдельности
- В последней графе указываем стоимость всех выданных бланков
Для более наглядного представления информации о том, каким образом можно заполнить книгу, обобщим данные в таблице.
№п/п | Дата | От кого получено или кому отпущено | Основа
ние |
Приход | Расход | ||||||
День | Месяц | Год | Количество | Сумма | Количество | Сумма | |||||
Трудо
вая книжка (серия, номер) |
Вкла
дыш (серия, номер) |
Трудо
вая книжка (серия, номер |
Вкла
дыш (серия, номер) |
||||||||
1 | 15 | 06 | 2018 | ООО «Документы» | Товарная накладная №15 от 15.06.2018г. | 5 штук:
Серия ТК – IV № с 0050482 По 0050486
|
– | 500,00 | – | – | – |
2 | 04 | 07 | 2018 | Заявка № 3
от 04.07.18 |
– | – | – | – | 3 штук: Серия ТК – IV
№ 0050482, 0050483, 0050484 |
– | 300,00 |
Как видим из таблицы, необходимо заносить приход бланков по одной строке, а расход по другой. Если приходов и расходов несколько, то для каждого из них заполняется своя строка.
Как вносятся исправления в книгу
Иногда возникает необходимость во внесении исправлений. Их порядок не отличается от того, что применяется для документов в бухгалтерском учете.
- Сначала нужно внести пометку «Запись № считать недействительной». Она отменяет неверную запись. Вносить такую формулировку следует либо сразу после записи с ошибкой, либо после всех записей, на чистой строке.
- Далее вносим верную запись. Делаем это на следующей строке.
- Сразу после записи, которая содержит корректную информацию, указываем кто внес изменения: подпись, ФИО, должность, дата.
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги
По общему правилу, если существует нарушение трудового кодекса и трудовых прав, то они караются в рамках административной ответственности.
Такая ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП.
Нарушение | Ответственность |
Отсутствие книги на предприятии | 1. Предупреждение или штраф на ответственное лицо или предпринимателя от 1000 до 5000 рублей
2. Предупреждение или наложение штрафа на предприятие от 30000 до 50000 рублей |
Неправильное ведение книги, ведет неуполномоченный сотрудник | 1. 3000 – 5000 рублей для граждан
2. 10000 – 20000 рублей для должностных лиц |
Немного информации о готовой книге
Кроме стандартных книг можно купить уже готовую, прошнурованную, пронумерованную и опломбированную книгу.
Она соответствует всем установленным требованиям. В ее состав включаются нормативные документы по составлению тех или иных форм, примеры составления отчетов, заявок и актов.
При покупке такой книги ответственному лицу остается только вписать номер пломбы в специальное поле и начать заполнение книги.
Такой вариант удобен, помогает экономить время. Это гарантия того, что книга будет иметь изначальный состав до момента окончания ее заполнения.
Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме
Ошибка №1
Трудовую книжку невозможно купить рядовому гражданину, это закреплено в п. 3 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года. Книжка является бланком строгой отчетности и продается исключительно представителю организации, по доверенности.
В связи с этим, внесение в п.6 приходно – расходной книги записи, что трудовую купил сотрудник не допускается.
Ошибка №2
Заполнение книги лучше всего доверить бухгалтеру. Так оно обычно и бывает. Большинство операций относится как раз к компетенции бухгалтерии. Дело в том, что именно такая книга помогает дать информацию о расходах компании на приобретение трудовых и вкладышей к ним.
Нужно ли вносить в книгу по приходу и расходу те трудовые книжки, которые принес сам сотрудник?
Законодательство четко указывает, что изначально трудовая книжка должна поступать из проверенного источника и покупать ее должна сама организация.
Настоятельно не рекомендуется принимать бланки трудовой от сотрудников, так как такая книжка может оказаться поддельной и в будущем возникнут большие проблемы. Кроме того, для работодателей предусмотрена ответственность за применение таких сомнительных документов.
Поэтому у сотрудника чистые трудовые книжки не принимаем и, соответственно, не вносим такие бланки в книгу учета.
Нужно ли организации иметь несколько чистых бланков трудовых книжек?
Компания или предприниматель обязаны вовремя оформлять трудовые книжки на своих сотрудников и вносить туда необходимые записи. За ненадлежащее выполнение таких обязанностей для компании предусмотрена ответственность.
Поэтому в организации всегда должны быть чистые трудовые книжки. Кроме того, можно определить, что определенное количество бланков всегда должно находиться в распоряжении предприятия. Бланки должны находиться в бухгалтерии организации и выдаваться только по заявкам от кадровой службы. В свободном доступе эти документы находиться не могут.
Кто обычно назначается ответственным за ведение приходно – расходной книги?
Следует сразу сказать, что человека, который будет ответственным за проведение данной операции, назначает руководитель предприятия. Издается приказ, сотрудник знакомится с ним под роспись. Упоминание о такой обязанности должно быть и в должностной инструкции. Поскольку такая книга содержит информацию, которая является подтверждением суммы затрат на приобретение бланков, целесообразно назначать ответственным за ее ведение сотрудника бухгалтерии. Обычно так и происходит.
Работа с трудовыми книжками на предприятии или у индивидуального предпринимателя – это процесс, требующий четкого выполнения требований закона. Поскольку трудовая книжка является одним из самых важных документов для работника, должен быть обеспечен надлежащий контроль и учет.
Бланки трудовых книжек и их вкладышей являются не менее важными документами. Организация должна приобретать их только у проверенных, официальных продавцов и вести строгий учет в специальном журнале. Такой учет возлагается как правило, на бухгалтера организации и позволяет не только отследить движение чистых форм, но и собрать затраты на их приобретение. Это позволяет проводить корректный учет на предприятии.