Приходно-расходная книга трудовых книжек и вкладышей в них правила ведения

Самым главным документом работника является его трудовая книжка.

Документ настолько важен, что даже оформление записей строго регламентируется законодателем. В связи с этим учет трудовых книжек на предприятии должен быть осуществлен с особой тщательностью. Сотрудник, ответственный за операции с книжками и их вкладышами всегда должны четко знать сколько их пришло, сколько передано сотрудникам и какова их стоимость. В этом помогает приходно – расходная книга. Рассмотрим ее подробнее.

Что представляет из себя приходно – расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним

Основная масса компаний имеют наемных работников. Доказательством официального трудоустройства для сотрудника является наличие трудовой книжки с внесенными в нее записями о местах работы.

Но не всегда работник приходит устраиваться на работу с трудовой книжкой. Что если человек только что закончил учебное заведение и это его первое трудоустройство? По правилам в таком случае трудовая книжка выдается и заполняется в компании, которая принимает сотрудника на работу.

В распоряжении кадровой службы или работника бухгалтерии всегда должны находиться чистые бланки трудовых книжек, а также вкладышей для них. Ведь иногда работник приходит с трудовой книжкой, которая заполнена полностью и приходится подшивать вкладыш.

Поскольку трудовые книжки и их вкладыши дело серьезное, они должны очень строго учитываться в организации.

Для учета трудовых и вкладышей в них заполняется приходно – расходная книга.

О том, как нужно вести такую книгу описано в Постановлении Минтруда №69 от 10.10.2003 года, в приложении №2. Как необходимо заполнять книгу прописано в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года.

Обычно приходно – расходная книга представляет собой журнал с картонной обложкой, где в специально отведенных графах необходимо прописать серию и номер книжек и вкладышей, находящихся в распоряжении организации, а так же их стоимость.

Такая книга хранится в бухгалтерии, это закреплено в п. 41 Правил ведения трудовых книжек.

Мнение эксперта

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, в п.47 оговорено, что когда трудовая выдается работнику, он, в свою очередь, должен вернуть организации  денежные средства, потраченные на ее покупку.

Однако есть 2 случая, когда трудовая книжка выдается сотруднику бесплатно:

  1. Если произошла чрезвычайная ситуация и все трудовые книжки утрачены
  2. Если работодатель по своей вине испортил бланк трудовой

Аудитор,  И. Ланина

Требования, предъявляемые к таким книгам

Что нужно сделать Пояснения
Нумеруем страницы или листы Перед тем, как начать заполнять книгу, нужно в обязательном порядке поставить порядковый номер на каждом листе или странице документа. Нумерация должна проходить насквозь через всю книгу
Прошивка книги, пломба Книгу нужно прошить. Сделать это можно, например, суровой ниткой. После этого на обороте делается заверительная надпись
Заверительная надпись Такая надпись присутствует на многих документах, но для книги она немного отличается. Дело в том, что нельзя просто взять и приклеить на обороте книги бумажку с подписью и печатью. Должна быть пломба, исключающая возможность изменения документа

ВАЖНО! На оборотной стороне книги обязательно должна стоять подпись руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Другие лица не имеют права подписывать книгу

При написании заверительной надписи нужно  указать следующее:

  • Как называется документ
  • Цифрами и словами обозначить сколько листов или страниц присутствует в книге
  • Дата, когда начали вести такую книгу
  • Подпись лица, ответственного за книгу, а также дата, когда событие произошло

Это делается в соответствии с Приказом Минкультуры №558 от 25.08.2010 года.

Лучше всего заводить новую книгу ежегодно, чтобы можно было оперативно отслеживать истечение срока хранения и уничтожать устаревшие документы.

Как правильно заполнить книгу

К заполнению книги нужно подойти очень ответственно. Рассмотрим в таблице что указывается в том или ином поле формы.

Столбик книги Что указываем
1 Самый первый столбец таблицы должен содержать порядковый номер записей
2,3,4 Это графы, в которые заносятся те даты, когда началось внесение записей в книгу
5 В данном столбце необходимо указать либо название организации, где покупались трудовые книжки и вкладыши, либо указываем данные работника, который занимается ведением трудовых книжек и затребовал их бланки
6 Здесь указываем название документа, на основании которого поступили или были списаны бланки. Это может быть заявление от отдела кадров, накладные на товар или акт на уничтожение
7,8,9 Когда бланки приходят в организацию, нужно отразить сколько пришло штук, указать серию, номер и общую стоимость
10,11,12 Заполняются при списании. Здесь нужно показать сколько бланков израсходовано, указать их реквизиты и стоимость, которую возмещает сотрудник

Пример составления приходно – расходной книги

Графы книги заполняются очень просто.

Если бланки приходят на предприятие, то заполняем:

  • Дату, когда была совершена покупка
  • Название компании, где были куплены бланки
  • Название документа прихода, его номер и дату. Это может быть как товарная накладная, так и договор купли – продажи или иной документ, полученный при покупке
  • Количество купленных бланков, их серию. Номера можно указывать в диапазоне от первого номера до последнего
  • Общая сумма, уплаченная за все купленные бланки

Когда бланки выдаются в пользование, делаем следующие шаги:

  • Проставляем дату, когда бланки передаются в отдел кадров
  • Прописываем на основании какого документа происходит передача. Например, отдел кадров затребовал бланки для выдачи сотрудникам, тогда составляется заявка. Если бланки по каким – то причинам подлежат уничтожению, тогда составляется акт и его реквизиты вписываются в книгу
  • Далее следует указать какое количество бланков выдается, указать их серию и номер каждого бланка в отдельности
  • В последней графе указываем стоимость всех выданных бланков

Для более наглядного представления информации о том, каким образом можно заполнить книгу, обобщим данные в таблице.

№п/п Дата От кого получено или кому отпущено Основа

ние

Приход Расход
День Месяц Год Количество Сумма Количество Сумма
Трудо

вая книжка (серия, номер)

Вкла

дыш (серия, номер)

Трудо

вая книжка (серия, номер

Вкла

дыш (серия, номер)

1 15 06 2018 ООО «Документы» Товарная накладная №15 от 15.06.2018г. 5 штук:

Серия ТК – IV

№ с

0050482

По 0050486

 

500,00
2 04 07 2018 Заявка № 3

от 04.07.18

3 штук: Серия ТК – IV

0050482,

0050483,

0050484

300,00

Как видим из таблицы, необходимо заносить приход бланков по одной строке, а расход по другой. Если приходов и расходов несколько, то для каждого из них заполняется своя строка.

Как вносятся исправления в книгу

Иногда возникает необходимость во внесении исправлений. Их порядок не отличается от того, что применяется для документов в бухгалтерском учете.

  1. Сначала нужно внести пометку «Запись № считать недействительной». Она отменяет неверную запись. Вносить такую формулировку следует либо сразу после записи с ошибкой, либо после всех записей, на чистой строке.
  2. Далее вносим верную запись. Делаем это на следующей строке.
  3. Сразу после записи, которая содержит корректную информацию, указываем кто внес изменения: подпись, ФИО, должность, дата.

 Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги

По общему правилу, если существует нарушение трудового кодекса и трудовых прав, то они караются в рамках административной ответственности.

Такая ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП.

Нарушение Ответственность
Отсутствие книги на предприятии 1.   Предупреждение или штраф на ответственное лицо или предпринимателя от 1000 до 5000 рублей

2.   Предупреждение или наложение штрафа на предприятие от 30000 до 50000 рублей

Неправильное ведение книги, ведет неуполномоченный сотрудник 1.   3000 – 5000 рублей для граждан

2.   10000 – 20000 рублей для должностных лиц

Немного информации о готовой книге

Кроме стандартных книг можно купить уже готовую, прошнурованную, пронумерованную и опломбированную книгу.

Она соответствует всем установленным требованиям. В ее состав включаются нормативные документы по составлению тех или иных форм, примеры составления отчетов, заявок и актов.

При покупке такой книги ответственному лицу остается только вписать номер пломбы в специальное поле и начать заполнение книги.

Такой вариант удобен, помогает экономить время. Это гарантия того, что книга будет иметь изначальный состав до момента окончания ее заполнения.

Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме

Ошибка №1

Трудовую книжку невозможно купить рядовому гражданину, это закреплено в п. 3 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года. Книжка является бланком строгой отчетности и продается исключительно представителю организации, по доверенности.

В связи с этим, внесение в п.6 приходно – расходной книги записи, что трудовую купил сотрудник не допускается.

Ошибка №2

Заполнение книги лучше всего доверить бухгалтеру. Так оно обычно и бывает. Большинство операций относится как раз к компетенции бухгалтерии. Дело в том, что именно такая книга помогает дать информацию о расходах компании на приобретение трудовых и вкладышей к ним.

Нужно ли вносить  в книгу по приходу и расходу те трудовые книжки, которые принес сам сотрудник?

Законодательство четко указывает, что изначально трудовая книжка должна поступать из проверенного источника и покупать ее должна сама организация.

Настоятельно не рекомендуется принимать бланки трудовой от сотрудников, так как такая книжка может оказаться поддельной и в будущем возникнут большие проблемы. Кроме того, для работодателей предусмотрена ответственность за применение таких сомнительных документов.

Поэтому у сотрудника чистые трудовые книжки не принимаем и, соответственно, не вносим такие бланки в книгу учета.

Нужно ли организации иметь несколько чистых бланков трудовых книжек?

Компания или предприниматель обязаны вовремя оформлять трудовые книжки на своих сотрудников и вносить туда необходимые записи. За ненадлежащее выполнение таких обязанностей для компании предусмотрена ответственность.

Поэтому в организации всегда должны быть чистые трудовые книжки. Кроме того, можно определить, что определенное количество бланков всегда должно находиться в распоряжении предприятия. Бланки должны находиться в бухгалтерии организации и выдаваться только по заявкам от кадровой службы. В свободном доступе эти документы находиться не могут.

Кто обычно назначается ответственным за ведение приходно – расходной книги?

Следует сразу сказать, что человека, который будет ответственным за проведение данной операции, назначает руководитель предприятия. Издается приказ, сотрудник знакомится с ним под роспись. Упоминание о такой обязанности должно быть и в должностной инструкции. Поскольку такая книга содержит информацию, которая является подтверждением суммы затрат на приобретение бланков, целесообразно назначать ответственным за ее ведение сотрудника бухгалтерии. Обычно так и происходит.

Работа с трудовыми книжками на предприятии или у индивидуального предпринимателя – это процесс, требующий четкого выполнения требований закона. Поскольку трудовая книжка является одним из самых важных документов для работника, должен быть обеспечен надлежащий контроль и учет.

Бланки трудовых книжек и их вкладышей являются не менее важными документами. Организация должна приобретать их только у проверенных, официальных продавцов и вести строгий учет в специальном журнале. Такой учет возлагается как правило, на бухгалтера организации и позволяет не только отследить движение чистых форм, но и собрать затраты на их приобретение. Это позволяет проводить корректный учет на предприятии.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector