Приходно-расходная книга трудовых книжек и вкладышей в них правила ведения

Самым главным документом работника является его трудовая книжка.

Документ настолько важен, что даже оформление записей строго регламентируется законодателем. В связи с этим учет трудовых книжек на предприятии должен быть осуществлен с особой тщательностью. Сотрудник, ответственный за операции с книжками и их вкладышами всегда должны четко знать сколько их пришло, сколько передано сотрудникам и какова их стоимость. В этом помогает приходно – расходная книга. Рассмотрим ее подробнее.

Что представляет из себя приходно – расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним

Основная масса компаний имеют наемных работников. Доказательством официального трудоустройства для сотрудника является наличие трудовой книжки с внесенными в нее записями о местах работы.

Но не всегда работник приходит устраиваться на работу с трудовой книжкой. Что если человек только что закончил учебное заведение и это его первое трудоустройство? По правилам в таком случае трудовая книжка выдается и заполняется в компании, которая принимает сотрудника на работу.

В распоряжении кадровой службы или работника бухгалтерии всегда должны находиться чистые бланки трудовых книжек, а также вкладышей для них. Ведь иногда работник приходит с трудовой книжкой, которая заполнена полностью и приходится подшивать вкладыш.

Поскольку трудовые книжки и их вкладыши дело серьезное, они должны очень строго учитываться в организации.

Для учета трудовых и вкладышей в них заполняется приходно – расходная книга.

О том, как нужно вести такую книгу описано в Постановлении Минтруда №69 от 10.10.2003 года, в приложении №2. Как необходимо заполнять книгу прописано в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года.

Обычно приходно – расходная книга представляет собой журнал с картонной обложкой, где в специально отведенных графах необходимо прописать серию и номер книжек и вкладышей, находящихся в распоряжении организации, а так же их стоимость.

Такая книга хранится в бухгалтерии, это закреплено в п. 41 Правил ведения трудовых книжек.

Мнение эксперта

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, в п.47 оговорено, что когда трудовая выдается работнику, он, в свою очередь, должен вернуть организации  денежные средства, потраченные на ее покупку.

Однако есть 2 случая, когда трудовая книжка выдается сотруднику бесплатно:

1. Если произошла чрезвычайная ситуация и все трудовые книжки утрачены
2. Если работодатель по своей вине испортил бланк трудовой

Аудитор,  И. Ланина

Требования, предъявляемые к таким книгам

При написании заверительной надписи нужно  указать следующее:

• Как называется документ
• Цифрами и словами обозначить сколько листов или страниц присутствует в книге
• Дата, когда начали вести такую книгу
• Подпись лица, ответственного за книгу, а также дата, когда событие произошло

Это делается в соответствии с Приказом Минкультуры №558 от 25.08.2010 года.

Лучше всего заводить новую книгу ежегодно, чтобы можно было оперативно отслеживать истечение срока хранения и уничтожать устаревшие документы.

Как правильно заполнить книгу

К заполнению книги нужно подойти очень ответственно. Рассмотрим в таблице что указывается в том или ином поле формы.

Пример составления приходно – расходной книги

Графы книги заполняются очень просто.

Если бланки приходят на предприятие, то заполняем:

• Дату, когда была совершена покупка
• Название компании, где были куплены бланки
• Название документа прихода, его номер и дату. Это может быть как товарная накладная, так и договор купли – продажи или иной документ, полученный при покупке
• Количество купленных бланков, их серию. Номера можно указывать в диапазоне от первого номера до последнего
• Общая сумма, уплаченная за все купленные бланки

Когда бланки выдаются в пользование, делаем следующие шаги:

• Проставляем дату, когда бланки передаются в отдел кадров
• Прописываем на основании какого документа происходит передача. Например, отдел кадров затребовал бланки для выдачи сотрудникам, тогда составляется заявка. Если бланки по каким – то причинам подлежат уничтожению, тогда составляется акт и его реквизиты вписываются в книгу
• Далее следует указать какое количество бланков выдается, указать их серию и номер каждого бланка в отдельности
• В последней графе указываем стоимость всех выданных бланков

Для более наглядного представления информации о том, каким образом можно заполнить книгу, обобщим данные в таблице.

Как видим из таблицы, необходимо заносить приход бланков по одной строке, а расход по другой. Если приходов и расходов несколько, то для каждого из них заполняется своя строка.

Как вносятся исправления в книгу

Иногда возникает необходимость во внесении исправлений. Их порядок не отличается от того, что применяется для документов в бухгалтерском учете.

1. Сначала нужно внести пометку «Запись № считать недействительной». Она отменяет неверную запись. Вносить такую формулировку следует либо сразу после записи с ошибкой, либо после всех записей, на чистой строке.
2. Далее вносим верную запись. Делаем это на следующей строке.
3. Сразу после записи, которая содержит корректную информацию, указываем кто внес изменения: подпись, ФИО, должность, дата.

 Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги

По общему правилу, если существует нарушение трудового кодекса и трудовых прав, то они караются в рамках административной ответственности.

Такая ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП.

Немного информации о готовой книге

Кроме стандартных книг можно купить уже готовую, прошнурованную, пронумерованную и опломбированную книгу.

Она соответствует всем установленным требованиям. В ее состав включаются нормативные документы по составлению тех или иных форм, примеры составления отчетов, заявок и актов.

При покупке такой книги ответственному лицу остается только вписать номер пломбы в специальное поле и начать заполнение книги.

Такой вариант удобен, помогает экономить время. Это гарантия того, что книга будет иметь изначальный состав до момента окончания ее заполнения.

Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме

Ошибка №1

Трудовую книжку невозможно купить рядовому гражданину, это закреплено в п. 3 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года. Книжка является бланком строгой отчетности и продается исключительно представителю организации, по доверенности.

В связи с этим, внесение в п.6 приходно – расходной книги записи, что трудовую купил сотрудник не допускается.

Ошибка №2

Заполнение книги лучше всего доверить бухгалтеру. Так оно обычно и бывает. Большинство операций относится как раз к компетенции бухгалтерии. Дело в том, что именно такая книга помогает дать информацию о расходах компании на приобретение трудовых и вкладышей к ним.

Нужно ли вносить  в книгу по приходу и расходу те трудовые книжки, которые принес сам сотрудник?

Законодательство четко указывает, что изначально трудовая книжка должна поступать из проверенного источника и покупать ее должна сама организация.

Настоятельно не рекомендуется принимать бланки трудовой от сотрудников, так как такая книжка может оказаться поддельной и в будущем возникнут большие проблемы. Кроме того, для работодателей предусмотрена ответственность за применение таких сомнительных документов.

Поэтому у сотрудника чистые трудовые книжки не принимаем и, соответственно, не вносим такие бланки в книгу учета.

Нужно ли организации иметь несколько чистых бланков трудовых книжек?

Компания или предприниматель обязаны вовремя оформлять трудовые книжки на своих сотрудников и вносить туда необходимые записи. За ненадлежащее выполнение таких обязанностей для компании предусмотрена ответственность.

Поэтому в организации всегда должны быть чистые трудовые книжки. Кроме того, можно определить, что определенное количество бланков всегда должно находиться в распоряжении предприятия. Бланки должны находиться в бухгалтерии организации и выдаваться только по заявкам от кадровой службы. В свободном доступе эти документы находиться не могут.

Кто обычно назначается ответственным за ведение приходно – расходной книги?

Следует сразу сказать, что человека, который будет ответственным за проведение данной операции, назначает руководитель предприятия. Издается приказ, сотрудник знакомится с ним под роспись. Упоминание о такой обязанности должно быть и в должностной инструкции. Поскольку такая книга содержит информацию, которая является подтверждением суммы затрат на приобретение бланков, целесообразно назначать ответственным за ее ведение сотрудника бухгалтерии. Обычно так и происходит.

Работа с трудовыми книжками на предприятии или у индивидуального предпринимателя – это процесс, требующий четкого выполнения требований закона. Поскольку трудовая книжка является одним из самых важных документов для работника, должен быть обеспечен надлежащий контроль и учет.

Бланки трудовых книжек и их вкладышей являются не менее важными документами. Организация должна приобретать их только у проверенных, официальных продавцов и вести строгий учет в специальном журнале. Такой учет возлагается как правило, на бухгалтера организации и позволяет не только отследить движение чистых форм, но и собрать затраты на их приобретение. Это позволяет проводить корректный учет на предприятии.