Титульный лист личного дела работника организации (опись, скачать образец) в 2020 году

Личное дело работника – это все его документы, собранные в одном месте, и которые касаются его работы в данной организации или у данного индивидуального предпринимателя (ИП). Оформлять личное дело сотрудника должен уполномоченный сотрудник организации или индивидуального предпринимателя, например, кадровик или бухгалтер, в том случае, если в организации или у индивидуального предпринимателя нет кадрового отдела. Личное дело заводится на сотрудника при его приме на работу. Задача сотрудника, занимающегося кадрами, состоит не только в оформлении документов на сотрудников и их хранении, но и в защите персональных данных сотрудников. Абсолютно со всеми сотрудниками должны быть подписаны соглашения о том, что сотрудники дают разрешение на сбор, хранение, обработку своей личной информации. Это соглашение также хранится в личном деле. Если такого разрешения не будет, организацию или индивидуального предпринимателя оштрафуют на крупную сумму денег.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Полный перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника существует только в государственных структурах. Для коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей, которые имеют сотрудников, не существует такого перечня, но они могут воспользоваться требованиями, предъявляемыми к государственным структурам в плане личных дел сотрудников. Личное дело состоит из целого списка различных документов. Рекомендуемый список документов выглядит следующим образом.

п/п Наименование
1 опись состава личного дела
2 личная карточка сотрудника
3 анкеты сотрудников
4 заявление о приеме на работу
5 заявление об увольнении сотрудника
6 трудовой договор и дополнительные соглашения к нему
7 следующие виды приказов:

·         приказ о приеме на работу;

·         приказ об увольнении;

·         приказ о поощрениях;

·         приказ о взыскании;

·         приказ о переводе;

·         другие приказов

8 докладные и объяснительные самого сотрудника, а также докладные и объяснительные в отношении этого сотрудника
9 копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных, хранение которых разрешено законодательством
10 трудовые книжки
11 медицинские книжки, справки о пройденном медосмотре
12 характеристики, рекомендательные письма с предыдущих мест работы сотрудника
13 различные справки, например, справки с предыдущих мест работы, справки об отсутствии судимостей и т.д
14 копии дипломов, сертификатов, аттестаций, повышения квалификации и т.д., если наличие данных документов обязательно для занятия соответствующей должности
15 автобиографии
16 копии документов, подтверждающих инвалидность или степень ограничения способности к работе, если это разрешено законодательством
17 копии документов, разрешающих допуск к сведениям, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, если наличие данных документов обязательно для занятия соответствующей должности

Также в личном деле сотрудника могут храниться следующие документы:

  • должностная инструкция сотрудника;
  • договор о материальной ответственности;
  • соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
  • согласие сотрудника на работу с персонифицированными данными;
  • прочие подобные документы

Из чего состоит личное дело сотрудника

Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например,  какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:

  • главы 10,11,12,13,14 Трудового Кодекса РФ;
  • федеральный закон № 152 от 27.07.06 «О персональных данных»;
  • «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
  • федеральный закон № 125 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
  • федеральный закон № 79 от 27.07.04;
  • федеральный закон № 25 от 02.03.07;
  • Указ Президента РФ № 640 от 01.06.98;
  • Указ Президента РФ № 609 от 30.05.05;
  • другие нормативные акты

Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:

  • заполнение титульного листа;
  • оформление листа-заверителя;
  • заполнение внутренней описи;
  • подшивка дела

Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.

Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:

  • номера личных дел сотрудников;
  • фамилии, имена, отчества сотрудников;
  • даты передачи личных дел в архив;
  • даты начала ведения личных дел;
  • прочую необходимую информацию

Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.

Как заполнить личное дело работника

Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.

Название раздела титульного листа Как заполнять
Название организации Указывается название организации, если в организации есть подразделения или филиалы, то указывается название подразделения или филиала, в котором работает сотрудник
Порядковый номер Для того чтобы в кадровой работе не было путаницы, необходимо нумеровать личные дела
ФИО сотрудника Упрощает поиск личного дела сотрудника сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии
Дата открытия личного дела Дата открытия личного дела обычно совпадает с датой приказа о приеме на работу
Дата закрытия личного дела Дата закрытия личного дела должна совпадать с датой приказа об увольнении сотрудника
Количество листов в личном деле Эта информация заполняется перед тем, как подать документы в архив

 

Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:

  • литерные номера листов;
  • конверты с подшитыми вложениями в них;
  • поврежденные листы;
  • листы с фотографиями;
  • пропущенная нумерация страниц

Внутренняя опись состоит из следующих разделов.

Название раздела титульного внутренней описи Как заполнять
Номер документов личного дела Здесь указывается номер по порядку
ФИО сотрудника Обязательно указывается фамилия, имя, отчество сотрудника
Порядковый номер Указывается порядковый номер записи в описи
Индекс документа Индекс документа указывается при наличии
Заголовок документов, краткое содержание В этом разделе указывается какой документ включен в опись, например, запись может иметь вид «Заявление о приеме на работу»
Номера листов дела Здесь указывается, под какими номерами сохранены указанные документы в личном деле
Дата включения документа в личное дело Указывается дата, когда документ был включен в личное дело
Примечание Раздел для любой дополнительной информации
Количество документов прописью В конце описи цифрами и прописью указывается количество документов, которые содержатся в этой самой описи
Количество листов внутренней описи Здесь указывается количество страниц в описи
Ответственный сотрудник Ставятся подпись уполномоченного сотрудника, расшифровка подписи, дата

 Сроки хранения личных дел

Так как личные дела сотрудников содержат конфиденциальную информацию в виде персональных данных сотрудников, то личные дела должны храниться в сейфах или специальном шкафу, которые должны запираться на ключ. Доступ к такой информации могут иметь только сотрудники, которые уполномочены на это. Такие сотрудники утверждаются приказом организации или индивидуального предпринимателя за подписью директора. Если какой-то сотрудник уволился, то его личное дело может храниться в организации в течение 3 лет после этого. По истечении этого периода, его личное дело передается в архив и хранится там. Все личные дела, которые не используются в работе, хранятся в архиве. Если личное дело сформировано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, а если раньше 2003 года, то 75 лет, а личные дела руководящих сотрудников хранятся бессрочно. Срок хранения начинает отсчитываться с момента передачи дела в архив. Если в личное дело входят документы с разными сроками хранения, то все личное дело хранится по максимальному сроку.

Личные дела могут храниться, например:

  1. по порядковым номерам;
  2. по фамилии, имени, отчеству сотрудников (по алфавиту);
  3. по табельным номерам сотрудников;
  4. по филиалам, подразделениям;
  5. по датам открытия личных дел;
  6. другими способами

Как заполняется анкета сотрудника

Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:

  • об образовании;
  • об интересах человека;
  • о стаже работы;
  • о предыдущих местах работы;
  • о семейном положении;
  • о наличии или отсутствии детей;
  • вопросы о поле, возрасте человека;
  • о вредных привычках;
  • об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
  • о квалификации;
  • об профессиональных навыках;
  • о профессиональных достижениях;
  • другую информацию

Распространенные ошибки, связанные с личным делом

Ошибка 1. В личном деле сотрудника можно хранить копии любых документов.

Как правильно. Не все документы можно хранить в личном деле сотрудника. В личном деле нельзя хранить документы, которые не связаны с исполнением служебных обязанностей. Документы, которые безопасно хранить в личном деле это:

  • трудовой договор;
  • приказы;
  • анкеты;
  • трудовую книжку;
  • другие документы, разрешенные законодательством (смотри таблицу в начале статьи)

Копии следующих документов небезопасно хранить в личном деле:

  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • паспорта;
  • военного билета;
  • свидетельства о браке;
  • свидетельства о рождении детей и т.д.

Причем запрашивать такие документы при оформлении сотрудника можно, но вот хранить их нельзя. На этом настаивает Роскомнадзор. Такую позицию разделяют также и судьи, об этом в частности сказано в Постановлении Кировского судебного района города Астрахани по делу № 5–244/2012 от 24.05.12 и в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.14.

За нарушение этих правил предусмотрен административный штраф, который может достигать до 50 000 рублей. Это сказано в части 1 статьи 13.11 КоАП. Организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему сотрудников, могут вынести предупреждение, но если они не отреагируют и не исправят ситуацию, то им могут грозить следующие штрафы.

На кого будет наложен административный штраф Размер штрафа, в рублях
На физическое лицо 1 000 – 3 000
На должностное лицо 5 000 – 10 000
На юридическое лицо 30 000 – 50 000

 

Распространенные вопросы, связанные с личным делом

Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?

Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.

Важно! Если сотрудник увольняется из организации или от индивидуального предпринимателя, то личное дело на руки ему не выдается. Оно будет помещено в архив.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector