Учет трудовых книжек. 2 способа. Проводки

Периоды работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Данный документ относится к обязательным формам кадрового учета.

Для лиц с отсутствием опыта работы трудовые книжки открывает работодатель.

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформлять запись в трудовую книжку следует на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить за 5 дней бланки не всегда возможно, поэтому эти документы обычно приобретаются с запасом.

При отсутствии свободного места для записей в книжке дополнительно производится выдача вкладыша.

Операции с движением документов сопровождаются бухгалтерскими проводками

Хозяйственные операции по приобретению и списанию трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

На сегодняшний день применяется два варианта учета бланков трудовых книжек:

  • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
  • в качестве расходов работодателя.

Способ учета организация определяет самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

Способ № 1: трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41:

Данный порядок учета предусмотрен в письме Минфина от 19.05.2017 г.  № 03-03-06/1/30818.

Большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников не согласны, так как:

  • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований Трудового Кодекса РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
  • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
  • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, соответственно такая операция не признается реализацией.

2) Как материалы с использованием счета 10:

В рассматриваемом случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более правильным.

Так как затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (основание – письмо ФНС от 23.06.2015 г. № ГД-4-3/10833@)).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (основание – письмо ФНС от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242) и учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее –УСН), не могут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, так как данные затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 Налогового Кодекса РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, следует включать в состав внереализационных доходов с целью предотвращения претензий со стороны налоговых инспекций.

Важно! Во избежание разногласий с налоговыми органами по поводу обязанности применения ККТ не рекомендуется получать денежные средства от работника в кассу, следует удержать стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника по его заявлению.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается налогом на добавленную стоимость (далее – НДС) (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной подтверждающей документации.

Выдавая работникам бланки трудовых книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а лишь выполняет обязательства, предусмотренные законодательством. Поэтому такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых книжек и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Проводки в бухгалтерском учете будут следующие:

Дт Кт Содержание операции
10 (41) 60 Приобретенные формуляры трудовых книжек учтены как МПЗ
19 60 Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков
006   Формуляры приняты на хранение как бланк строгой отчетности (БСО)
91 (90) 10 (41) Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов
91 (90) 68 Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей)
  006 Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам
73 91 (90) Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании

Пример оформления выдачи бланка:

ООО «Колли» приняла на работу сотрудника без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 руб.. В учете ООО «Колли» произведены записи:

  • Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 руб.;
  • Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 руб.;
  • Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 руб.;
  • Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 руб.;
  • Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению сотрудника: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 руб..

В случае, если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры трудовых книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие), и работодатель массово утратил трудовые книжки, вследствие чего работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:

Дт Кт Содержание операции
91 10 (41) Списана стоимость формуляров, выданных безвозмездно
91 68 Начислен НДС с безвозмездной передачи формуляра сотруднику
  006 Списан бланк трудовой книжки (вкладыша)

Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дт Кт Содержание операции
91 10 (41) Списана стоимость испорченного формуляра
19 68 Восстановлен НДС, который ранее был принят к вычету
91 19 Списан восстановленный НДС
  006 Списан испорченный бланк трудовой книжки (вкладыша)

В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.

При этом возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:

Дт Кт Содержание операции
99 68 Отражено постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль

Если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент обязан рассчитать и удержать налог на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) (основание – письмо Минфина от 27.11.2008 г. № 03‑07‑11/367).

Одновременно существует иная точка зрения по рассматриваемому вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (норма применяется по отношению к паспорту, диплому об образовании и т. д.).

При оформлении бланка на имя работника работодатель утрачивает право собственности, а сотрудник его не приобретает.

И так как работник не может купить бланк самостоятельно минуя работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с Налоговым Кодексом РФ невозможно.

Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.

Более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу трудовой книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.

Способ № 2: трудовая книжка – расход организации

Работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков.

Соответственно, право собственности на бланки у работодателя не возникает.

Основание: письма Минфина от 10.06.2009 г. № 03-01-15/6-305 и от 29.01.2008 г.  № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям).

Согласно вышеуказанных писем предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.

Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.

Соответственно, в бухгалтерском учете фирмы будут сделаны следующие записи:

Дт Кт Содержание операции
006   Формуляры приняты на забалансовый счет в качестве БСО
91 60 Стоимость формуляров принята в качестве расходов
19 60 Отражён НДС
  006 Списаны бланки, оформленные сотрудникам
73 91 Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании
91 68 Начислен НДС со стоимости выданных формуляров
70 (50) 73 Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу организации)

 Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибки.

Неверное положение Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

Важно! При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства.

Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб..

Часто задаваемые практические вопросы

Вопрос № 1: В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Ответ: оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной.

При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному руб..

Вопрос № 2: Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?

Ответ: Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.

Вопрос № 3: Что будет за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек?

Ответ: Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель приказом должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на ИП – от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб..
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector